- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dày cho đối tượng vẽ
5.12.1. Thiết lập trang in
a. Định dạng trang giấy để in
Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy.
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lên
- Khung Orientation: Khung này cho phép bạn xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Portrait: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Chức năng Landscape: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy. - Khung Scaling: Khung này cho phép bạn xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Adjust to: cho phép bạn thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400 %, mặc định là 100%.
+ Chức năng Fit to: Cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy. + Chức năng Wide by: cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
- Hộp Pager Size: Cho phép bạn lựa chọn các khổ giấy. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
- Hộp Print Quality: Cho phép bạn lựa chọn chất lượng in(chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), bấm vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600dpi.
- Hộp Fist Page Number: Cho phép bạn chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
- Bấm nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK.
b. Căn lề giấy cho trang in
Bước 1: Từ menu Bar vào File\Page Setup… hộp thoại Page Setup hiện lên
- Hộp Top: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cách là 1 Inch.
- Hộp Header: Cho phép bạn định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong
Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
- Hộp Left: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
- Hộp Right: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
- Hộp Bottom: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
- Hộp Footer: Cho phép bạn định khoảng cách của tiều đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
- Chức năng Horizontally: Nếu bấm chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
- Chức năng Vertically: Nếu bấm chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy. - Bấm nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK để áp dụng.
c. In các tiêu đề đầu và cuối trang
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lên
- Khung Header và Footer: Excel đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
- Nút Custom Header: cho phép bạn tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Bấm vào nút
Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:
Các biểu tượng trong hộp thoại: Biểu tượng Công dụng
Biểu tượng này dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề In số trang hiện hành
In tổng số trang của bảng tính Hiển thị ngày hiện hành Hiển thị giờ hiện hành
Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng
Hiển thị tên tập tin bảng tính đang sử dụng Hiển thị tên bảng tính hiện hành
Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngoài vào
Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh được đưa vào ở bước trên
- Khung Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.
- Khung Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.
- Khung Right Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
- Nút Custom Footer: Tương tự nút Costom Header.
- Bấm các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 3: Chọn xong bấm OK để áp dụng. d. Chọn bảng tính trước khi in
Bước 1: Chọn bảng tính cần xem trước.
Bước 2: Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi in bảng
tính.
- Từ Menu Bar vào File\Print Preview.
- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard. - Chọn nút Print Preview trong hộp thoại Print và Page Setup. Sau khi chọn lệnh Print Preview thì màn hình có dạng:
- Next: Bấm vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành. - Previous: Bấm vào nút này để xem trang kế trước trang hiện hành. - Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hình.
- Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.
- Setup: Bấm vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.
- Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách bấm chuột kéo rê tại lề hay các cột.
- Page Break Preview: Bấm vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ được phân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độ này: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) và bấm vào nút Normal View.
- Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về màn hình trang bảng tính.
- Help: Hướng dẫn về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tính trước khi in.