+ Tùy chọn Filter the List, In – Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thỏa mãn điều kiện) ngay trên CSDL cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thỏa điều kiện trong CSDL cũ.
+ Tùy chọn Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thỏa điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
- Hộp List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong CSDL.
Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chèn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chèn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, bấm chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong CSDL, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn cần phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chèn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chèn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, bấm chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong CSDL, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc.
- Hộp kiểm Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau. Ngược lại không chọn thì
Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau.
Bước 4: Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để áp dụng.
Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào Menu bar vào
Data\Filter\Show all
5.10.5. Sử dụng chức năng Subtotals để tính tổng
Chức năng Subtotals cho phép bạn thực hiện việc thống kê, tính toán ở những nhóm dữ liệu khác nhau trên những cột dữ liệu khác nhau trong CSDL. Excel sẽ tự động chèn vào cuối hay đầu mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán riêng nhóm đó, và ở cuối hay đầu CSDL sẽ là một dòng thống kê chung cho toàn bộ CSDL. Bạn có thể cho hiển thị toàn bộ dữ liệu và các tổng của nó, hoặc hiển thị tổng chính và tổng con, hoặc hiển thị tổng chính.
a. Tạo tổng chính và tổng con:
Tạo tổng chính và tổng con hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tính theo cột cần tính tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tính tại một ô bất kỳ.
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách chứa tiêu đề các cột, bấm chọn một tiêu đề trong danh sách này để thực hiện tính tổng con theo từng nhóm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phép tính toán thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các hàm, sau đây là tên các hàm và công dụng của nó.
SUM: tính tổng cho từng nhóm con và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số các ô chứa dữ liệu cho từng nhóm và toàn cột.
AVERAGE: Tính trung bình cộng cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ
định.
MAX: Tìm giá trị lớn nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. PRODUCT: Tính tích (nhân) cho từng nhóm và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số các bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhóm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoán độ lệch chuẩn về mật độ dựa trên một mẫu nhóm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhóm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phép bạn chọn một hoặc nhiều cột để tính tổng con và tổng chính, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tính toán cho ra kết quả. Khung Add Subtotals to khác với khung At Each Change In, khung At Each Change
In cho phép bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đó phân thành từng nhóm và dựa trên các
nhóm đó để tính các tổng con, tức là khung này chỉ có tác dụng phân dữ liệu thành nhiều nhóm.
- Tùy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này có nghĩa là thay thế các tổng con bằng tổng phụ. Nếu không chọn chức năng này có nghĩa là giữ lại tổng con hiện có và chèn thêm các tổng phụ mới.
- Tùy chọn Page Break Between Groups: Cho phép bạn ngắt trang của các tổng, nếu chọn chức năng này thì mỗi tổng con sẽ được thể hiện trên một trang riêng.
- Tùy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thì kết quả các tổng sẽ hiển thị bên dưới dữ liệu, ngược lại không chọn thì kết quả các tổng sẽ hiển thị trên dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong các chức năng, bấm OK để hoàn tất quá trình. b. Xóa tổng chính và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tính cần xóa các tổng, và bấm vào bảng tính tại một ô bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị .
5.10.6. Tính năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tính năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chúng ta cần xem từng phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizart- Step 1 of 3 xuất hiện.
Các thành phần của hộp thoại: