2.3.3.1 chứng từ và sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng tuân theo đầy đủ các quy định của Nhà nước bao gòm 5 chỉ tiêu : chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu về tiền tệ, và chỉ tiêu về tài sản cố địn
- Chỉ tiêu hàng tồn kho : + Phiếu nhập kho (01 – VT) + Phiếu xuất kho (02 – VT) + Thẻ kho (06 – VT)
+ Hóa đơn GTGT (01 GTGT – 3LL) + Hóa đơn bán hàng thông thường + Bảng thanh toán hàng đại lý
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL) + Hóa đơn bán lẻ tại đại lý (07 – MTT)
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL – 3LL) - Chỉ tiêu tiền tệ :
+ Phiếu thu (01 – TT) + Phiếu chi (02 – TT)
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (03 – TT) + Giấy thanh toán tạm ứng (04 – TT)
2.3.3.2 hệ thống tài khoản
- Với các tài khoản cấp 1, 2 : Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC.
Để hạch toán về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh kế toán của công ty sử dụng các tài khoản : TK 111, TK 112, TK 131, TK 155, TK 156, TK 632, TK 641, TK 642, TK 635, TK 811, TK 821, TK 333, TK 511, TK 515, TK 711, TK 911, TK 421…
- Với các tài khoản chi tiết : Căn cứ vào đặc điểm sản xuất thực tế và nhu cầu quản lý chi tiết, hạch toán nội bộ, công ty mở ra các tài khoản cấp 3,4,5… cho các đối tượng kế toán, tuy nhiên vẫn đảm bảo tuân theo quy định của BTC. + Bảng kiểm kê quỹ (07a – TT , 07b – TT)
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Ghi chú:
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Hóa đơn GTGT (3 liên)
Phiếu thu, giấy báo có Nhật kí chung Sổ chi tiết thanh toán với người mua Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng Sổ cái Ghi hàng ngày: Đối chiếu: Ghi cuối tháng:
• Quy trình kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến Kế toán kho kiểm kê kho, tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng và đồng thời viết Phiếu xuất kho. Căn cứ và Phiếu xuất kho, Kế toán kho ghi số lượng thực xuất vào cột “Xuất” trên Thẻ kho, Kế toán bán hàng ghi số lượng và giá vốn của hàng hóa thực xuất. Cuối tháng kế toán đối chiếu số lượng thực xuất trên Sổ chi tiết thành phẩm với số lượng xuất ghi trên Thẻ kho của Thủ kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT đầu ra là chứng từ ghi số tiền phải thu của khách hàng và số tiền thuế GTGT phải nộp ngân sách. Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên:
• Liên 1 :Lưu
• Liên2: Giao cho khách hàng
• Liên3: Kế toán
Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt thì kế toán viết phiếu thu hoặc bằng chuyển khoản thì đợi giấy báo Có của ngân hàng. Sau đó, Kế toán tiến hàng ghi sổ NKC và sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Cuối tháng, kế toán dựa vào số tồn cuối kì của sổ chi tiết thanh toán với người mua lập Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng, ghi Sổ cái. Sau đó đối chiếu Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng với Sổ cái.