II. XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH/TÀI LIỆU A MỘT SỐ QUY TRÌNH TRONG NHÀ MÁY
1.5.Nội dung quy trình
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu,biểu mẫu liên quan. TBATT GĐ công ty TBATTP Nhóm đánh giá Lãnh đạo công ty Nhóm đánh giá Phụ trách đơn vị Nhóm đánh giá Lãnh đạo công ty,nhóm đánh giá,phụ trách đơn vị.
Lên kế hoạch,dự kiến nhóm đánh giá
Phê duyệt
Chuẩn bị đánh giá xây dựng chương trình
Tiến hành đánh giá
Viết báo cáo
Họp kết thúc
Thực hiện,kiểm tra thực hiện HĐKP
Lưu hồ sơ
Thông báo cho các bộ phận liên quan
b) Chương trình đánh giá
-Nhà máy tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ 6 tháng/lần. Ngoài đánh giá định kỳ nhà máy còn có thể tổ chức đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi lãnh đạo có yêu cầu.
-Căn cứ vào chu kỳ trên,TBATTP xác định ngày,dự kiến nhóm đánh giá vào mẫu BM quy định “thông báo đánh giá”, và trình giám đốc phê duyệt. c) Chuẩn bị đánh giá.
-Nhóm đánh giá được phân công tiến hành lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của hệ thống QLCL.
-Khi phân công đánh giá viên cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực đánh giá.
-Từng thành viên trong nhóm đánh giá phải chuẩn bị các nội dung sau: +Tình hình trao đổi thông tin nội bộ,bên ngoài và các thông tin khác liên quan đến tính đầy đủ,phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý ATTP. +Xem xét tất cả các hoạt động của hệ thống đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu trong hệ thống quản lý ATTP của nhà máy.
d) Họp mở đầu.
-Thành phần tham dự họp mở đầu gồm:
o Lãnh đạo nhà máy.
o Nhóm đánh giá.
o Phụ trách các đơn vị và bộ phận khác nếu cần.
-Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch,các quy định về đánh giá và các vấn đề liên quan khác.
-Nhóm đánh giá triển khai kế hoạch đánh giá theo kế hoạch đã lập. Các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá đều được xem xét và ghi chép lại vào phiếu BM theo quy định.
f) Họp kết thúc.
-Từng đánh giá viên trình bày các điểm không phù hợp tại các bộ phận đã đánh giá và nêu ý kiến khắc phục nếu cần.
-Trưởng nhóm đánh giá tổng hợp kết quả đánh giá vào biểu “báo cáo kết quả đánh giá nội bộ” mã số BM quy định.
g)Thực hiện,kiểm tra thực hiện hành động khắc phục.
-Trưởng ban ATTP có trách nhiệm kiểm tra,theo dõi việc sửa chữa lỗi và hành động khắc phục đã đề ra theo BM quy định.
-Trường hợp bộ phận chưa hoàn thành việc sửa chữa hoặc chưa thực hiện hành động khắc phục đã đề ra thì trưởng ban ATTP phải báo cáo lãnh đạo xem xét để có biện pháp xử lý phù hợp.
h) Hồ sơ
STT Tên tài liệu Mã số Thời gian (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lưu
Nơi lưu
1 Kế hoạch đánh giá nội bộ BM-QT-01 3 năm Ban
ATTP
2 Danh sách tham dự đánh giá
nội bộ BM-QT-01
3 năm Ban
ATTP
3 Báo cáo không phù hợp BM-QT-01 3 năm Ban
ATTP
4 Báo cáo kết quả đánh giá nội
bộ
BM-QT-01 3 năm Ban
ATTP
2.Quy trình phục vụ khách hàng 2.1.Mục đích
Quy trình này thống nhất phương thức đảm bảo cung cấp hàng hóa cho nhà phân phối (khách hàng) một cách nhanh nhất.
2.2.Phạm vi áp dụng
Phòng kinh doanh,phòng dịch vụ khách hàng cung ứng (KHCU),phòng tài chính kế toán (TCKT) và các phòng ban liên quan trong nhà máy.
2.3.Định nghĩa và viết tắt
-NPP: Nhà phân phối -GSBH: Giám sát bán hàng -P.KD: Phòng kinh doanh
-P.TCKT: Phòng tài chính kế toán
2.4.Nội dung quy trình
a) Lưu đồ
STT Nội dung Trách nhiệm Tên tài liệu
1 Lập đơn đặt hàng NPP,GSBH BM-QT-11
2 Xác nhận đơn hàng P.KD
3 Xử lý duyệt đơn hàng P.KD
4 Lập hóa đơn chứng từ của đơn hàng
P.TCKT Hóa đơn
GTVT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 Cập nhật số liệu và lập phiếu giao
nhận hàng
P.KD
6 Hoàn thiện khâu vận chuyển Công ty vận tải BM-QT-11
7 Hoàn thiện thủ tục sau giao hàng Công ty vận tải BM-QT-11
8 Theo dõi tình hình hoạt động của
NPP
P.KD BM-QT-11
9 Giải quyết khiếu nại của khách hàng
P.KD,GSBH BM-QT-11
-Nhà phân phối thuộc danh mục phê duyệt lập đơn đặt hàng theo BM- QT-,gửi hoặc fax về phòng kinh doanh.
-Phòng kinh doanh xác nhận đơn đặt hàng.
-Trên cơ sở đơn hàng được phê duyệt,PTCKT lập hóa đơn GTGT. C) Giải quyết khiếu nại của NPP
Khi có khiếu nại của khách hàng,GSBH hướng dẫn NPP mở phiếu BM-QT đã xác định gửi phòng kinh doanh xử lý.
d) Hồ sơ
STT Tên tài liệu Mã số Thời gian
lưu
Nơi lưu
1 Đơn đặt hàng BM-QT-11 1 năm P.KD
2 Phiếu giao nhận hàng BM-QT-11 1 năm P.KD
3 Phiếu đề nghị giải quyết khiếu nại
BM-QT-11 1 năm P.KD
4 Phiếu và giải quyết khiếu nại
của khách hàng
BM-QT-11 1 năm P.KD
3.Quy trình kiểm soát tài liệu 3.1.Mục đích
Quy trình này quy định cách thức ban hành,sửa đổi và quản lý các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của nhà máy.
3.2.Phạm vi áp dụng
-Các văn bản công bố về chính sách ATTP và các mục tiêu chất lượng liên quan.
-Các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000:2005 các tài liệu khác để đảm bảo việc triển khai,thực hiện và cập nhật có hiệu lực của HTQLATTP. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.Thuật ngữ
-Tài liệu kiểm soát: Là các tài liệu có đóng dấu kiểm soát ở trang bìa. Những người sử dụng tài liệu kiểm soát phải cập nhật mỗi khi tài liệu thay đổi.
-Tài liệu nội bộ,bao gồm: Sổ tay ATTP,quy trình bắt buộc của hệ thống,quy trình bắt buộc tại các bộ phận của nhà máy,hướng dẫn công việc,quy chế,quy định,quyết định,văn bản,mẫu các biểu ghi chép,bản vẽ,tiêu chuẩn… -Tài liệu bên ngoài: Là các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến các hoạt động của nhà máy,các tài liệu khoa học kỹ thuật được sử dụng trong quá trình xây dựng hệ thống.
-TBATTP: Trưởng ban an toàn thực phẩm.
3.5.Nội dung quy trình
a) Lưu đồ
Trách nhiệm Nội dung Hồ sơ
Thành viên quan
tâm đến tài liệu Yêu cầu ban hành
Phụ trách đơn vị
Phụ trách đơn vị
Đại diện lãnh đạo Phân công chuẩn bị dự bị
Giám đốc công ty Duyệt
TBATTP Sao chụp đóng dấu
“ĐÃ KIỂM SOÁT”
TBATTP Cập nhật vào
Danh mục tài liệu
TBATTP Phân phát
Thu hồi tài liệu lỗi thời
Bộ phận sử dụng
tài liệu Sử dụng,bảo quản
cập nhật khi cần thiết
b) Quy định về hình thức tài liệu của nhà máy *Hình thức trình bày các tài liệu trong hệ thống Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm: -Tên nhà máy
-Tên tài liệu -Lần ban hành:
-Ngày ban hành: -Trang/tổng số trang. *Hình thức biểu mẫu
Được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau,nhưng phải có mã số ngày ban hành/lần sửa đổi/số và số trang (áp dụng cho trường hợp biểu mẫu có nhiều trang) để kiểm soát:
c) Hệ thống mã hóa tài liệu *Quy định về mã hóa tài liệu:
AA –BB – CC
Loại tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số thứ tự tài liệu
Số thứ tự của biểu mẫu
Quy định này chỉ áp dụng đối với biểu mẫu. d) Bố cục trình bày 1 tài liệu:
*Sổ tay ATTP: Bao gồm các nội dung sau: -Giới thiệu về nhà máy
-Hệ thống quản lý ATTP -Trách nhiệm của lãnh đạo -Quản lý nguồn lực
-Lập kế hoạch và tạo sản phẩm an toàn.
-Đánh giá hiệu lực,kiểm tra xác nhận và cải tiến hệ thống QLATTP *Các quy trình phải đầy đủ các mục sau:
-Mục đích của quy trình -Phạm vi áp dụng
-Tài liệu viện dẫn
-Thuật ngữ: Nêu lên định nghĩa hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu (nếu có). -Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình.
-Hồ sơ: Nêu các loại hồ sơ liên quan và cách thức lưu trữ các hồ sơ đó. e) Trách nhiệm xem xét và phê duyệt các tài liệu hệ thống
Loại tài liệu Kiểm tra Phê duyệt
Sổ tay ATTP Phó giám đốc Giám đốc công ty
Các quy trình Trưởng ban ATTP Phó giám đốc
Hướng dẫn công việc Phụ trách đơn vị Phó giám đốc
f) Quản lý và phân phối tài liệu
-Tài liệu sau khi được phê duyệt.TBATTP phô tô và đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT” gửi đến các phòng ban liên quan và cập nhật vào danh mục tài liệu theo biểu mẫu đã quy định.
g) Sửa đổi và cập nhật tài liệu
-Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi thì yêu cầu bộ phận có trách nhiệm sửa đổi tài liệu.
-Tài liệu lỗi thời sẽ bị hủy bỏ sau khi thu hồi,bản gốc tài liệu cũ có thể giữ lại để tham khảo,nhưng phải gạch chéo trên trang bìa để tránh nhầm lẫn.
-Bộ phận lưu trữ và các đơn vị sử dụng phải lập danh mục các tài liệu bên ngoài đang được sử dụng tại đơn vị của mình theo biểu mẫu đã quy định. h) Hồ sơ
STT Ký hiệu hồ sơ
Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu
1 BM-QT-03 Phiếu phân phối tài
liệu
3 năm TBATTP
2 BM-QT-03 Danh mục tài liệu Bản mới nhất Các bộ phận
3 BM-QT-03 Sổ theo dõi tài liệu
bên ngoài
Bản mới nhất Các bộ phận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 BM-QT-03 Kiểm soát và phân
phối tài liệu
Bản mới nhất Ban ATTP
4.Quy trình kiểm soát hồ sơ 4.1. Mục đích
Quy trình kiểm soát hồ sơ được thiết lập để đưa ra bằng chứng phù hợp đối với các yêu cầu và bằng chứng hoạt động hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
4.2. Phạm vi
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các hồ sơ liên quan đến hệ thống QLCL của nhà máy.