Khoản mục chi phí NVL trực tiếp là khoản mục chi phí quan trọng nhất vì nó chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất (>50%). Vì vậy việc hạch toán đầy đủ, chính xác và quản lý tốt chi phí NVL trực tiếp một trong các nhân tố quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Do đặc thù kinh doanh, chi phí NVL trực tiếp phát sinh tại công trờng bao gồm:
− Chi phí vật liệu chính: xi măng, sắt thép, cát, sỏi, bê tông nhựa, bê tông xi măng…
− Chi phí NVL phụ: vật liệu hút ẩm, vôi bột, dầu chống dính…
− Chi phí nhiên liệu: than, củi nấu nhựa đờng..
− Các công cụ nhỏ nh ván, khuôn, xẻng, cuốc, sử dụng trong thi công đ… - ợc phân bổ một lần thì công cụ đó coi nh vật liệu phụ vì các công trình, hạng mục công trình từ khi thi công cho đến khi hoàn thành rất dài, các công cụ đó lại tiếp xúc với vôi cát nên thời gian sử dụng không lâu bền, mặt khác giá trị của chúng cũng nhỏ.
Vì vật t, vật liệu mua về sử dụng ngay không qua kho nên vật liệu cung ứng cho các công trình trong quá trình thi công sẽ đợc mua và vận chuyển tới chân công trình. Số lợng vật t mua đợc xác định dựa trên số liệu dự toán, định mức tiêu
hao, nhu cầu sản xuất tơng ứng với từng giai đoạn thi công. Do NVL mua về sử dụng ngay nên chứng từ gốc để hạch toán chi phí NVL trực tiếp là các hóa dơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng kinh tế, kèm theo các… chứng từ minh chứng cho các hóa đơn đó nh Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán. Ta có mẫu Giấy đề nghị thanh toán (biểu số 2.1) và mẫu Hóa đơn GTGT (biểu số 2.2).
Biểu số 2.1
Công ty xây dựng CTHK ACC–
Công trình sân bay Kiến An
Mẫu số: 05-TT
Giấy đề nghị thanh toán
Ngày 25 tháng 12 năm 2007
Số ghi sổ: 766
Nợ TK 133 : 570.477,5 đ Nợ TK 621 :11.409.550 đ Có TK 331 : 11.980.027,5 đ
Tên tôi là : Bùi Đình Kiên
Chức vụ : Kế toán công trờng sân bay Kiến An
Đơn vị sử dụng : Công trờng sân bay Kiến An
Nội dung thanh toán theo bảng kê chi tiết dới đây ( có chứng từ kèm theo)
tt Nội dung thanh toán Giá cha thuế(GTGT)
VAT đầu vào(5%)
Tổng giá thanh toán
1 Thanh toán tiền bê tông nhựa
hạt trung + hạt mịn SBV gói thầu đờng lăn, sân đỗ quân sự
11.409.550đ 570.477,5đ 11.980.027,5đ
Tổng cộng 11.409.550đ 570.477,5 đ 11.980.027,5đ Số tiền bằng chữ: Mời một triệu chín trăm tám mơi ngàn không trăm hai mơi bảy
phẩy năm đồng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngời đề nghị (Ký, họ tên)
Biểu số 2.2
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ mua vật t, kế toán công trờng tiến hành tập hợp chi phí NVL trực tiếp vào sổ chi tiết TK 621 – “Chi phí NVLtrực tiếp” (Biểu số 2.3) và lập bảng phân bổ NVL, CCDC (Biểu số 2.4).
Hóa đơn giá trị gia tăng
Liên 2 (Giao khách hàng)
Ngày 25 tháng 12 năm 2007
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL NS/2006 B
No 0088313
Đơn vị bán : Công ty TNHH XD & vận tải Hoàng Trờng
Địa chỉ : 14C Cát Bi – Hải Phòng MST: 0200496339
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Tiến Ngọ
Đơn vị : Công ty xây dựng công trình hàng không – ACC
Địa chỉ : 17 8 Trờng Chinh – Hà Nội MST: 0100726116-1
Hình thức thanh toán: CK
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Bê tông nhựa hạt trung Tấn 17 419.050 7.123.850
2 Bê tông nhựa hạt mịn Tấn 10 428.570 4.285.700
Cộng tiền hàng 11.409.550
Thuế suất GTGT 570.477,5
Tổng cộng tiền thanh toán 11.980.027,5
Số tiền viết bằng chữ: Mời một triệu chín trăm tám mơi nghìn không trăm hai mơi bảy
phẩy năm đồng Ngời mua hàng (Ký, họ tên) Ngời bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3
Sổ chi tiết tài khoản
TK: 621 “Chi phí NVL trực tiếp”
Đối tợng thanh toán: Công trình sửa chữa nâng cấp sân bay Kiến An Địa chỉ: Sân bay Kiến An – Hải Phòng
Đvt: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ có Tháng 12/07 D đầu kỳ - - 63 05/12 Đ/c Đức thanh toán đá Base A 111 2.093.878 66 25/12 Đ/c Đức thanh toán
tiến bê tông nhựa hạt mịn + hạt trung 331 11.409.550 Kết chuyển chi phí 1541 11.703.428 D cuối kỳ - - Biểu số 2.4 Bảng phân bổ NVL- CCDC Tháng 12 năm 2007 STT Ghi có TK TK 152 TK 1521 TK 1523 1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp 11.703.428 - Đá Base A 2.093.878
- Bê tông nhựa hạt mịn + hạt trung 11.409.550
…….. ………
Tổng Cộng 230.765.120
Căn cứ vào các chứng từ mà xí nghiệp chuyển lên phòng tài vụ công ty , kế toán ghi Sổ chi tiết TK 621. Đồng thời kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để tiến hành ghi sổ cái TK 621- Chi phí NVL trực tiếp (biểu số 2.6) phục vụ cho việc theo dõi tổng hợp chi phí NVL cho tất cả các công trình.
Biểu số 2.6
Sổ cái
Năm : 2007
Tên tài khoản : Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu : 621
CT ghi sổ Diễn giải TK
đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Sổ d đầu kỳ 0 Số phát sinh ….. ….. …….. ….. ……. ….... ….. 63 05/12 Đ/c Đức thanh toán đá Base A 111 293.878 66 25/12 Đ/c Đức thanh toán tiền bê tông nhựa hạt mịn + hạt trung 331 11.409.550 Kết chuyển chi phí 1541 11.703.428 …. …… …….. …… …… ……. ….. Tổng phát sinh 6.212.398.343 6.212.398.343 D cuối kỳ - -
Khi công trình hoàn thành bàn giao, kế toán công trờng lập bảng tổng hợp chi phí công trờng (biểu số 2.18). Bảng này phản ánh chi phí phát sinh trong tháng theo từng khoản mục chi phí NVL trực tiếp, NC trực tiếp.