Câu chuyện PR (hay còn gọi Press release - bản thông cáo báo chí) là một trong những công cụ có mức chi phí không cao, nhưng lại tỏ ra rất hiệu quả trong việc thúc đẩy kinh doanh tăng trưởng. Một câu chuyện PR hay sẽ giúp khuếch trương bất cứ điều gì liên quan đến các hoạt động kinh doanh mà bạn mong muốn. Ngược lại, một câu chuyện PR với chi tiết nghèo nàn, văn phong khô cứng sẽ không thể thu hút được sự quan tâm của giới báo chí, cho dù đề tài mà nó nhắc đến có giá trị thế nào chăng nữa.
Câu chuyện PR là những tư liệu ngắn được sử dụng để lôi kéo sự chú ý của giới truyền thông đối với một sự kiện hay một vấn đề nào đó trong công ty bạn. Hãy đọc thật kỹ các tờ báo địa phương và xem xét cẩn thận các chương trình truyền hình để xác định đâu là thông tin được giới truyền thông quan tâm nhiều nhất. Bạn cũng nên quan sát xem các công ty trong lĩnh vực hoạt động của bạn sử dụng các câu chuyện PR nào, từ đó có thể tìm ra những ý tưởng tốt hơn cho câu chuyện của bạn.
Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần lựa chọn các phương tiện chuyển tải. Nhiều tờ báo và các ấn bản phẩm thương mại địa phương thường xuyên đăng tải những sự kiện kinh doanh nhất định nào đó - đặc biệt là các chương trình khuyến mãi, tuyển dụng nhân viên mới hay các hoạt động kỷ niệm, lễ hội. Mặc dù những tin tức này không phải lúc nào cũng nằm trên trang nhất của tờ báo, nhưng chúng sẽ đảm bảo rằng bạn có thể đăng tải câu chuyện PR của mình lên tờ báo mình muốn, và bạn nên tận dụng lợi thế đó.
Đáp ứng các nhu cầu của báo giới: Nếu bạn muốn nhận được sự trợ giúp đắc lực của báo chí và đài truyền hình trong việc quảng bá kinh doanh, thì câu chuyện của bạn phải thực sự lôi cuốn họ. Giới truyền thông đơn giản sẽ không để mắt tới nhu cầu của bạn và họ chỉ đăng tải các câu chuyện PR nếu nó đáp ứng được các mối quan tâm của họ. Do đó, bạn nên lưu ý điều này và đơn giản hoá các câu chuyện PR gửi cho họ.
Luôn sẵn sàng: Hãy khẳng định ngay trong nội dung các câu chuyện PR của công ty bạn rằng chủ doanh nghiệp và CEO – người mà giới báo chí mong muốn gặp mặt - luôn sẵn sàng cho các cuộc phỏng vấn. Giới báo chí cũng đánh giá cao hơn các câu chuyện PR có nhắc đến tên của một số người không thuộc công ty bạn, bởi vì các phóng viên họ có thể sẽ mong muốn gặp gỡ và trò chuyện với họ để “làm nền” cho câu chuyện của bạn. Bạn hãy dành thời gian để hỏi các khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh hay các chuyên gia trong ngành xem liệu họ có sẵn lòng được phỏng vấn như vậy hay không. Nếu họ đồng ý, bạn cần đưa vào ngay tên, số điện thoại và địa chỉ email của họ vào câu chuyện PR của bạn.
Nhanh chóng đi vào điểm chính: Các phóng viên và chủ bút nhận được rất nhiều câu chuyện PR khác nhau, và số chuyện được họ quan tâm ít hơn rất nhiều so với những câu chuyện bị bỏ qua. Đôi khi họ thậm chí còn không liếc qua câu chuyện mà các công ty gửi đến. Đừng để câu chuyện của bạn phải chịu chung số phận như thế. Nếu bạn muốn được giới báo chí quan tâm, hãy đi vào ý chính ngay từ đầu câu chuyện. Nếu một câu chuyện PR không thu hút được sự chú ý của giới báo chí ngay từ đoạn văn đầu tiên, mọi việc đã có thể đến hồi kết.
Đừng tự đề cao quá mức: Bạn cũng đừng dẫn dắt câu chuyện bằng các con số bán hàng ấn tượng. Việc tự đề cao quá mức không bao giờ giành được cảm tình của giới báo chí. Đừng nói sản phẩm hay dịch vụ của bạn là “tuyệt vời” hay “độc nhất vô nhị” - đặc biệt là khi thực tế không như vậy. Thay vào đó, bạn hãy trình bày thật cụ thể. Bạn nên nói với người đọc những thông tin chính xác và duy nhất về sản phẩm/dịch vụ của bạn, thay cho việc lớn tiếng nói rằng sản phẩm, dịch vụ của bạn là tốt nhất.
Đừng quên những nội dung cơ bản: Câu chuyện PR của bạn nên có những thông tin quan trọng như tên họ của nhân viên liên lạc, trụ sở kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ email và trang web... Bạn nên viết sẵn một đoạn văn ngắn miêu tả hoạt động kinh doanh của bạn và đặt vào cuối mỗi câu chuyện PR. Hãy thể hiện đoạn văn đó bằng các câu văn ngắn gọn, giản dị và vui tươi.
Ngắn gọn: Nếu dài hơn hai trang giấy thì câu chuyện PR của bạn bị xem là quá dài dòng rồi đó. Câu chuyện PR lý tưởng chỉ nên gói gọn trong một trang.
Quan tâm tới yếu tố thời gian: Các phóng viên tin nhanh hàng ngày, bất kể ở báo in, báo hình hay báo điện tử, luôn có một giới hạn thời gian nào đó dành cho các tin mới, nhưng họ cũng có thể viết một bài báo 2 tháng trước khi đăng. Nếu bạn muốn họ đăng tải những thông tin
báo chí đặc biệt đó, hãy gửi câu chuyện PR của bạn trước ít nhất 2 tháng. Thông thường, các tờ nguyệt san sẽ chốt số lượng bài đăng trước ngày phát hành ít nhất 2 tháng. Nếu bạn muốn có một câu chuyện đăng trên số báo tháng 5, bạn nên gửi câu chuyện đó chậm nhất là vào tháng 2. Các phóng viên báo điện tử, báo hình, báo nói sẽ đăng tải những câu truyện ngắn gọn, nóng hổi của bạn cùng với các tin tức mới. Sau đó, do tính chất năng động của giới báo chí, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để có mặt tại các cuộc phỏng vấn hay giải thích khi họ gọi điện.
Đừng mắc sai sót: Bạn nên sử dụng chức năng kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi đi câu chuyện PR của mình. Nếu chưa hoàn toàn yên tâm, bạn có thể nhờ một ai đó đọc lại, tìm xem có lỗi hoặc sai sót nào không. Thậm chí cả những nhà văn chuyên nghiệp nhất cũng mắc lỗi, và nếu bạn không là một chuyên gia trong lĩnh vực này, thì bạn càng không nên ngần ngại khi để người thứ hai, thứ ba đọc lại câu chuyện PR của bạn trước khi gửi tới giới truyền thông. Hãy nhớ rằng bạn đang gửi câu chuyện PR của bạn tới những chủ bút và nhà báo chuyên nghiệp, cùng các phóng viên vốn rất nổi tiếng trong việc “bới lông tìm vết”. Một bức ảnh nhỏ độc đáo trong câu chuyện PR ngắn gọn và hấp dẫn của bạn sẽ làm tăng tính thuyết phục cho những thông tin mà bạn đưa ra, cho dù những tin tức của bạn có quan trọng đến thế nào.
(Dịch từ Allbusiness - bwportal)