CHƯƠNG VI: CẬP NHẬT TIÊN LƯỢNG VÀ TÍNH TOÁN
6.1 Nhập tiên lượng mới.
Chọn Menu Dữ liệu/Mới hoặc bấm phím tương ứng trên thanh công cụ.
Màn hình cập nhật tiên lượng mới có dạng:
Hình 6.1
Người sử dụngdùng phím mũi tên Lên, Xuống, Phải, Trái hoặc bằng MOUSEđểđịnh vị tại các ô cần thiết để cập nhật thông tin.
Nhập Mã đơn giá (Chú ý chọn Danh mục đơn giá
cần dùng trên thanh công cụ trước):
Người sử dụng nhớ Mã đơn giá : Gõ mã đơn giá vào cột Mã đơn giá trong bảng nhập liệu; Ví dụ : 200111, 200112, . . .
Người sử dụng nhớ một phần Mã hoặc một phần Tên
công việc : Gõ phần ký tự đó vào cột Mã đơn giá; Bấm
Enter; Bấm đúp MOUSE vào ô đó (hoặc bấm phím phải
MOUSE/Chọn danh mục , hoặc bấm phím tương ứng trên thanh công cụ ) để chọn.
Ví dụ : Bê tông, Xây, Trát, 2001, . . .
Người sử dụng không nhớ gì : Bấm đúp MOUSE vào ố đó (hoặc bấm phím phải MOUSE/Chọn danh mục , hoặc bấm phím tương ứng trên thanh công cụ ) để chọn tất cả
các công việc
Hình 6.2
Người sử dụng dùng phím mũi tên Lên, Xuống, Phải, Trái hoặc bằng MOUSE để định vị tại các công việc cần thiết; Bấm phím Chọn để chọn các công việc và ra khỏi ; Bấm Phím Lấy để chọn và chưa ra khỏi; Bấm phím Bỏ qua
để thôi chọn; Bấm phím Bổ xungđể cập nhật thêm đơn giá không có trong bộ đơn giá ; Trong quá trình chọn đơn giá người sử dụng có thể lọc theo Tên hoặc Mã công việc bằng cách đưa ký tự vào ô Tìm kiếm và bấm phím TAB (xem thêm mục cập nhật đơn giá).
Người sử dụng có thể bấm chữđầu của mã: H, N, I,...
để định vịđến khối công việc có chữ đầu của mã là các ký tự vừa bấm (ứng với Option Mã được chọn) hoặc chọn chữ đầu của Tên (ứng với Option Tên được chọn).
Nhập khối lượng công tác:
Nếu người sử dụng có giá trị khối lượng bạn gõ vào cột Khối lượng.
Nếu người sử dụng muốn diến giải công thức, bạn
đưa các công thức tính từ hàng tiếp theo trong cột Tên công việc.
Ví dụ : Trục 1 [10*.5*.3 - 1.2*.5*.3] Trục 2 [5*.5*.3]
Tiếp theo bạn dùng MOUSE hoặc phím Shift + mũi tên lên, xuống để đánh dấu vùng có công thức; Bấm phím phải
Mouse chọn mục Tính công thức hoặc phím tương ứng trên thanh công cụđể tính. Các dòng diễn giải trên bảng tính có thể che đi (để phục vụ in ấn) bằng cách bấm phím F4.
Các thông tin vềđơn giá của công việc đã chọn, người sử dụng có thể sửa trực tiếp trên mà hình để phù hợp với thực tế (các giá trị thành tiền VL, NC, MXD sẽ tự động thay
đổi theo).
Các công việc nhập mới được đưa vào, nên ở trên
dòng Tổng cộng (có thể dùng phím Shift+Insert hoặcMenu
Biên tập/Chèn hàng hoặc Phím tương ứng trên thanh công cụđể chèn hàng mới).
Trong quá trình cập nhật công việc nếu công việc không có trong đơn giá thì có thể bổ sung bằng cách: Hiện danh sách đơn giá và bấm phím bổ sung hoặc bấm phím phải Mouse chọn Menu Lưu đơn giá của công việc mớiđể
lưu lại đơn giá.
Đánh dấu các công việc trong tiên lượng, bấm phím phải Mouse và chọn menu Đánh số thứ tự để đánh số thứ
Người sử dụng có thể chọn Menu Chọn/Bật tắt mã định mức, vật tư hoặc phím F3 hoặc Phím tương ứng trên thanh công cụđể hiện Mã định mức, Mã vữa tương ứng trên bảng tiên lượng nhằm phục vụ cho sự thay đổi theo ý người sử dụng.
Thao tác chọn lại danh mục định mức, phụ lục vữa giống như chọn mã đơn giá ở trên.
Người sử dụng có thể chọn các Menu Biên tập/Cắt, Sao chép, Dán (hoặc các phím tương ứng trên thanh công cụ) để hỗ trợ cho việc cập nhật (xem thêm tài liệu EXCEL).
Ghi thông tin lên đĩa (thường xuyên làm động tác này
để tránh mất dữ liệu) : Chọn Menu Dữ liệu/Ghi (hoặc phím ghi trên thanh công cụ tương ứng).
Để phục vụ làm quyết toán công trình người sử dụng nên sử dụng tiên lượng của bảng dự toán, ghi với tên khác bằng mục Dữ liệu/Ghi tên khác
Hình 6.3
Người sử dụng đặt tên tập tin công trình ( tên dài <= 256 ký tự) và kiểu tập tin (nên chọn kiểu Excel 5 (*.xls), và bấm phím Save; Bấm phím Cancel để bỏ qua việc ghi dữ
liệu lên đĩa.
Một trong những tính năng mạnh của phần mềm DKT 5.3x đó là lấy dữ liệu từ MS EXCEL (cũng là môi trường mà nhiều phần mềm dự toán hiện đang hỗ trợ kết xuất ra EXCEL). Chức năng lấy dữ liệu từ EXCEL là một chức năng bắt buộc của công tác kiểm toán XDCB nhằm tiết kiệm công tác nhập lại dự toán của các đơn vị gửi cơ quan kiểm toán.
Có hai cách để lấy dữ liệu từ MS EXCEL
Cách 1:
Khởi động MS EXCEL. Mở file Dự toán đã có sẵn.
Đối với một số chương trình có sử dụng dấu “.” làm dấu phân cách của Mã đơn giá thì người sử dụng phải làm thao tác loại bỏ dấu “.” bằng cách: vào Menu Edit\Replece, tìm dấu “.” và thay thế bởi dấu “trống”.
Hình 6.4
Đánh dấu khối dữ liệu của Mã đơn giá, bấm phím Ctrl+C.
Hình 6.5
Khởi động chương trình DKT. Tạo tiên lượng mới.
Chèn hàng cho đủ số hàng tương ứng trên bảng tính của file dự toán trong EXCEL (Bấm phím Chèn hàng trên thanh công cụ).
Đặt con trỏ vào hàng 7, cột B trên bảng tính trong phần mềm DKT và dán dữ liệu bên chương trình EXCEL sang; chọn phím kẻ đường viền trên thanh công cụ để kẻ lại
đường viền bên phải.
Trở về chương trình EXCEL, đánh dấu khối Tên công việc, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá vật liệu, đơn giá nhân công, đơn giá máy.
Trở về chương trình DKT, lặp lại các thao tác như trên
để dán dữ liệu từ chương trình EXCEL sang chương trình DKT.
Đánh dấu các hàng của các công tác đã được chuyển sang, bấm phím phải chuột, chọn menu Lấy đơn giá tổng hợp để chương trình tựđộng lắp mã định mức, mã vữa, đơn giá vật liệu, nhân công, máy chuẩn vào các cột tương ứng
(Công việc nào không có mã trong đơn giá sẽ được đanh dấu đỏ).
Ghi lại dữ liệu, và kết thúc việc lấy dữ liệu bên EXCEL.
Cách 2:
Khởi động chương trình DKT
Mở Tiên lượng, chọn File XLS đã có (Chương trình DKT 5.3x có thể mởđược mọi file EXCEL từ EXCEL 95 đến EXCEL XP)
Tại hàng 1 của bảng tiên lượng, người sử dụng định nghĩa các cột theo quy tắc sau:
- F1: Cột mã đơn giá (cần loại bỏ dấu "." như cách 1) - F2: Cột Tên công việc
- F3: Cột Đơn vị tính - F4: Cột Khối lượng - F5: Cột Đơn giá vật liệu - F6: Cột Đơn giá nhân công - F7: Cột Đơn giá máy xây dựng
Đánh dấu các hàng công việc cần lấy dữ liệu sang chương trình DKT.
Bấm phím phải chuột, chọn mục Lấy dữ liệu từ EXCEL.
Đánh dấu các hàng của các công tác đã được chuyển sang, bấm phím phải chuột, chọn menu Lấy đơn giá tổng hợp để chương trình tựđộng lắp mã định mức, mã vữa, đơn giá vật liệu, nhân công, máy chuẩn vào các cột tương ứng (Công việc nào không có mã trong đơn giá sẽ được đanh dấu đỏ).
Nếu các công việc trên bảng tiên lượng muốn tách vật liệu riêng để tính vận chuyển trong công trình, người sử
dụng bổ sung thêm dấu “*” vào mã đơn giá.