- Giao tiếp người dân: Tùy vào điều kiện của từng địa phương, đơn vị giao tiếp với dân có thể khác nhau nhưng thường ở cấp tỉnh là bộ phận thuộc VPĐK tỉnh; ở cấp huyện là bộ phận trực thuộc VPĐK cấp huyện. Sau đây gọi tắt các đơn vị giao tiếp với dân là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả là bộ phận tiếp nhận hồ sơ xin cấp GCN, đăng ký biến động về đất đai, cũng đồng thời là nơi trao trả kết quả xử lý hồ sơ đăng ký biến động về đất đai. Tại đây được phân quyền sử dụng các nhóm chức năng tiếp nhận đăng ký biến động hỗ trợ nhân viên cập nhật các thông tin trong hồ sơ đăng ký biến động về đất đai, in biên nhận. Sau đó hồ sơ này sẽ được chuyển cho bộ phận xử lý nghiệp vụ.
XỬ LÝ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ THÔNG TIN GIAO TIẾP NGƯỜI DÂN
PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TIẾP NHẬN & TRẢ
KẾT QUẢ
VPĐKQSDĐ CẤP TỈNH/HUYỆN
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- ĐĂNG KÝ KÊ KHAI BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI - ĐĂNG KÝ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN NHẬP ĐƠN ĐĂNG KÝ XỬ LÝ BIẾN ĐỘNG IN GIẤY CHỨNG NHẬN
LUÂN CHUYỂN HỒ SƠ
PHÂN HỆ CHƯƠNG TRÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU DỮ LIỆU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỮ LIỆU HỒ SƠ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH VÀ LỊCH XỬ BIẾN ĐỘNG ArcSDE ORACLE KHAI THÁC DỮ LIỆU QUẢN LÝ LƯU TRỮ THÔNG TIN LẬP CÁC SỔ BỘ ĐỊA CHÍNH Hình 4.4: Mô hình vận hành hệ thống
- Xử lý nghiệp vụ: Các bộ phận có chức năng tác nghiệp trên Phần mềm đăng ký cấp GCN và cập nhật thông tin biến động đất đai chủ yếu là VPĐK cấp tỉnh và VPĐK cấp huyện. Các đơn vị khác chỉ được phép quản lý theo dõi kết quả, tra cứu thông tin phục vụ công tác chuyên môn.
Đơn vị xử lý nghiệp vụ được cấp quyền nhập đơn đăng ký, chỉnh lý, cập nhật biến động, in các loại phiếu chuyển, xuất hồ sơ kỹ thuật thửa đất, in GCN, tạo các sổ bộ địa chính…
- Lưu trữ thông tin: Phần mềm đăng ký cấp GCN và cập nhật thông tin biến động đất đai hỗ trợ tác nghiệp theo quy trình hành chính xử lý hồ sơ đăng ký biến động về đất đai nên cách thức khai thác thông tin và lưu trữ thông tin đất đai cũng theo quy cách đặc biệt phù hợp với tác nghiệp đặc thù của công tác quản lý đất đai.
Sau khi bộ phận xử lý nghiệp vụ hoàn thành xử lý hồ sơ thì các dữ liệu pháp lý về thửa đất, chủ sử dụng, quyền, lịch sử… được chính thức cập nhật vào CSDL. Cơ sở dữ liệu này sẽ tổ chức lưu trữ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu do Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở quản lý và khai thác thông tin.
Lãnh đạo Sở, các phòng chuyên môn liên quan và cán bộ địa chính xã có thể tra cứu thông tin về tình hình xử lý hồ sơ đăng ký biến động về đất đai, thông tin pháp lý thửa đất, lịch sử thửa đất thông qua trang thông tin điện tử.