Hoàn thiện dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa
3.3.2.3.Doanh nghiệp dịch vụ
Dự toán thu tiền Dự toán chi tiền
Dự toán kế quả hoạt động kinh doanh Dự toán cân đối kế toán
Dự toán cân đối thu, chi 3.3.3. Hoàn thiện quy trình dự toán
Để báo cáo dự toán cung cấp những thông tin hữu ích, phục vụ cho việc kiểm soát tốt chi phí thì bộ phận lập dự toán ngân sách cần nắm rõ quy trình và các bước thực hiện công việc phải được cụ thể hóa. Do đó, các doanh nghiệp cần hoàn thiện hơn quy trình lập dự toán ngân sách. Cụ thể, dự toán ngân sách thực hiện thông qua 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Trong giai đoạn này cần xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thông qua cuộc hợp với cán bộ quản lý của từng phòng ban, mục tiêu phải mang tính phát triển và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán, phân công ai, bộ phận nào tham gia vào giai đoạn, công việc cụ thể. Tránh tình trạng lập dự toán khi công việc quá tải, do hầu hết các nhân viên lập dự toán phải đảm nhiệm công việc khác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự toán cung cấp các biểu mẫu về dự toán cho các bộ phận liên quan đến việc lập dự toán. Các bộ phận có liên quan tiến hành soạn thảo ngân sách cho bộ phận mình và nộp báo cáo dự toán đã soạn thảo về bộ phận chuyên trách, bộ phận chuyên trách kiểm tra, tổng hợp điều chỉnh để hoàn thành dự toán cho cả doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách chuyển cho BLĐ DN xem xét tính hợp lý của dự toán. DN tiến hành họp xét duyệt dự toán với
52
sự tham gia của trưởng các bộ phận liên quan để hạn chế tính thiếu khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau cuộc họp này, báo cáo dự toán được công bố chính thức cho các bộ phận để tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động bộ phận chuyên trách về dự toán theo dõi, so sánh và phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế đạt được với dự toán đã lập và kiểm tra những yếu tố bất thường để tiến hành điều chỉnh phù hợp cho các dự toán kỳ sau.
Việc soạn thảo dự toán hàng năm thường được bắt đầu vài tháng trước năm kế hoạch (kỳ kế hoạch). Quá trình dự toán liên quan đến nhiều bước kế tiếp nhau. Để giúp các bộ phận phụ trách công việc lập dự toán ngân sách chủ động, nắm bắt được các bước thực hiện công việc. Tác giả đề xuất các doanh nghiệp cần đưa ra quy trình lập dự toán cụ thể và phổ biến đến các bộ phận có liên quan. Cụ thể như sau: