P. VI TÍNH NGÂN QUỸ KH SME KD VỐN – NGOẠI TỆ
2.3.2.2. Thực trạng QTRRTN tại VCB Đồng Nai:
Trước năm 2010, QTRRTN còn là khái niệm mới mẻ đối với phần lớn cán bộ nhân viên của VCB Đồng Nai, quản lý RRTN tại chi nhánh chỉ đơn thuần là tuân thủ đúng theo quy định của NHNN, VCBTW khi thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Bên cạnh đó căn cứ công việc thực tế và các thông tin có được các bộ phận nghiệp vụ tại các phòng ban tự đánh giá những rủi có thể xảy ra, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm tra, cảnh báo, dự phòng và kiểm soát rủi ro cho hoạt động của phòng ban mình.
Với tâm lý chung không ai muốn nêu ra những rủi ro, sai sót do cá nhân, phòng ban mình gây ra. Do đó, việc tổng hợp các sự kiện rủi ro để xây dựng bài học kinh nghiệm trong quản lý RRTN tại chi nhánh không được thực hiện một cách tự giác, khoa học. Các RRTN chỉ được báo cáo và rút ra bài học kinh nghiệm khi nó đã gây ra tổn thất hoặc được nêu ra trong các báo cáo khuyến nghị của KTNB, kiểm toán độc lập, cơ quan thanh tra NHNN .... Các bài học kinh nghiệm đưa ra chỉ giới hạn trong phạm vi chi nhánh, chưa được đưa ra để các chi nhánh trong cùng hệ thống học tập rút kinh nghiệm và ngược lại, do đó RRTN xảy ra tại chi nhánh này có thể tiếp tục xảy ra tại các chi nhánh khác và ngược lại.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác QTRRTN đối với hoạt động ngân hàng, từ năm 2010, ban lãnh đạo NHNT Việt Nam triển khai chương trình Báo cáo và xử lý RRTN trong hoạt động của NHNT và triển khai cho toàn hệ thống. Từ đó công tác QTRRTN của VCB Đồng Nai được thực hiện bám sát theo quy định của NHNT Việt Nam, với nội dung như sau:
Bước 1: Xác định RRTN:
Các cá nhân và đơn vị thực hiện công tác tự đánh giá RRTN có thể xảy ra do các nguyên nhân sau:
* Các nguyên nhân bên trong:
- Do cán bộ ngân hàng: Rủi ro do các hành động vượt thẩm quyền, gian lận hoặc không tuân thủ luật pháp và các văn bản quy định nội bộ, có ít nhất một cán bộ NHNT tham gia.
- Do lỗi hệ thống: Rủi ro do lỗi của các hệ thống như phần cứng, phần mềm; hệ thống cơ sở hạ tầng; hệ thống điện viễn thông và các hệ thống khác.
- Do văn bản quy định nội bộ và sản phẩm: Rủi ro do các lỗi của văn bản quy định nội bộ (không đầy đủ hoặc không đồng bộ, không rõ ràng, mâu thuẫn, không còn phù hợp với thực tiễn kinh doanh, không phù hợp với pháp luật) và các sản phẩm/ dịch vụ thiết kế không phù hợp hoặc có lỗi trong quá trình triển khai.
* Các nguyên nhân bên ngoài:
- Do người ngoài ngân hàng: Rủi ro do các hành động gian lận, phá hại hoặc vô ý gây thiệt hại đến tài sản hoặc uy tín của NHNT.
- Do đối tác cung cấp cho NHNT: Rủi ro do lỗi của đối tác mà NHNT mua ngoài để cung cấp dịch vụ cho khách hàng hoặc dịch vụ quản lý cho NHNT.
- Do thiên tai, cháy nổ và các tác động bên ngoài khác: Rủi ro do lũ lụt, hoả hoạn, bạo động, đình công, khủng bố ...
* Các nguyên nhân khác được xác định theo từng thời kỳ.
* Chi tiết các nguyên nhân gây ra rủi ro và đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý sự cố được quy định tại phụ lục 1.
Bước 2: Đo lường RRTN
RRTN trong hoạt động của VCB Đồng Nai được phân loại theo hậu quả và mức độ tổn thất.
* Phân loại RRTN theo hậu quả:
+ Rủi ro gây tổn thất tài chính (vốn và tài sản) của NHNT: Là rủi ro có tổn thất (hoặc có nguy cơ dẫn đến tổn thất) có thể xác định được giá trị bằng tiền (bao gồm các trường hợp tổn thất thực tế và tổn thất được phục hồi một phần hoặc toàn bộ).
+ Rủi ro gây tổn thất uy tín: Rủi ro gây ảnh hưởng (hoặc có nguy cơ gây ảnh hưởng) về uy tín và lợi thế cạnh tranh của NHNT hoặc có sự can thiệp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Rủi ro ảnh hưởng đến nguồn nhân lực và môi trường làm việc: Rủi ro gây ra (hoặc có nguy cơ gây ra) thương tích/ tử vong về người, cán bộ chủ chốt thôi việc, nghỉ hàng loạt, bạo động, đình công ...
+ Rủi ro gây mất thông tin: Rủi ro gây ra (hoặc có nguy cơ gây ra) thông tin bị đánh cắp, bị thất lạc hoặc bị cung cấp ra bên ngoài bởi người không có thẩm quyền...
+ Rủi ro gây ngưng trệ việc cung ứng sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thông thường của VCB Đồng Nai.
+ Các rủi ro khác được xác định theo từng thời kỳ...
=> Mục đích phân loại RRTN theo hậu quả là cơ sở cho việc nhận diện và báo cáo RRTN.
* Phân loại RRTN theo mức tổn thất:
+ Rủi ro có mức độ nghiêm trọng: Là những rủi ro yêu cầu phải báo cáo cho Tổng giám đốc. Bao gồm rủi ro có một trong các loại tổn thất sau:
- Rủi ro gây tổn thất về tài chính từ 100 triệu VNĐ trở lên hoặc ngoại tệ quy đổi tương đương (kể cả tổn thất đã được phục hồi toàn bộ hoặc 1 phần );
- Rủi ro có tổn thất về tài chính (mọi giá trị), đồng thời gây ảnh hưởng đến uy tín của NHNT (phản ánh trên các phương tiện truyền thông, can thiệp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, phá vỡ hợp đồng hợp tác/ kinh doanh ...).
+ Rủi ro có mức độ trung bình: Là những rủi ro yêu cầu phải được báo cáo cho người đứng đầu khối kinh doanh. Bao gồm rủi ro có một trong các loại tổn thất sau:
- Rủi ro gây tổn thất đến 100 triệu đồng hoặc ngoại tệ quy đổi tương đương (kể cả
tổn thất đã được phục hồi toàn bộ hoặc 1 phần );
- Rủi ro chưa có tổn thất về mặt tài chính nhưng gây ảnh hưởng đến uy tín của NHNT (phản ánh trên các phương tiện truyền thông, can thiệp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, phá vỡ hợp đồng hợp tác/ kinh doanh ...).
+ Rủi ro có mức độ thấp: Là những rủi ro ngoài những rủi ro có mức độ nghiêm trọng và trung bình, được người đứng đầu khối kinh doanh phân cấp hoặc uỷ quyền xử lý cho trưởng đơn vị thuộc phạm quản lý của mình.
+ Trường hợp rủi ro xảy ra có mức độ tổn thất chưa được quy định như trên, người đứng đầu khối kinh doanh có quyền và trách nhiệm tự đánh giá mức độ tổn thất hoặc nguy cơ dẫn đến tổn thất (về tài chính, về uy tín, về thông tin, về nguồn nhân lực hoặc
liên quan đến quá trình hoạt động thông thường của NHNT) để xác định cấp báo cáo và xử lý sự cố, đảm bảo hạn chế tối đa mức độ tổn thất gây ra bởi rủi ro.
Mục đích của việc phân loại RRTN theo mức độ tổn thất là cơ sở cho việc phân cấp báo cáo rủi ro.
Bước 3: Kiểm soát RRTN:
Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị trong việc kiểm soát, xử lý RRTN được thực hiện như sau:
* Trách nhiệm cá nhân + Cán bộ, nhân viên:
Mọi cán bộ nhân viên của VCB Đồng Nai phải có trách nhiệm phát hiện và báo cáo RRTN.
Khi rủi ro xảy ra, ngay lập tức và bằng mọi biện pháp, người phát hiện rủi ro phải báo cáo cho lãnh đạo trực tiếp của mình.
Trường hợp RRTN xảy ra ngoài giờ làm việc và làm ngưng trệ việc cung ứng các sản phẩm/ dịch vụ hoặc gây ra lỗi nghiêm trọng trong sản phẩm cung cấp cho khách hàng, cán bộ phát hiện sự cố, phải thông báo ngay cho Trung tâm dịch vụ khách hàng để biết và giải đáp cho khách hàng nhằm bảo vệ uy tín của NHNT, và hoặc thông báo cho đơn vị đầu mối để xử lý sự cố.
+ Trưởng phòng ban/ bộ phận:
Khi phát hiện hoặc được báo cáo về sự cố do RRTN gây ra, thực hiện đánh giá và phân tích các mức độ tổn thất có thể gây ra bởi rủi ro trên (theo quy định về phân loại rủi ro theo mức độ tổn thất) và các nguyên nhân gây ra (theo quy định phân loại rủi ro theo nguyên nhân và phụ lục 1). Chỉ đạo các biện pháp tức thời xử lý sự cố trong phạm vị trách nhiệm và thẩm quyền xử lý của đơn vị;
Tùy theo từng nguyên nhân gây ra sự cố, thực hiện báo cáo đơn vị đầu mối phù hợp (theo quy định phụ lục 1) để xử lý sự cố. Trường hợp sự cố do nhiều nguyên nhân
gây ra và/ hoặc không xác định được đơn vị đầu mối thì báo cáo lãnh đạo phụ trách trực tiếp để được chỉ đạo thực hiện;
Trường hợp rủi ro gây ra sự cố có mức độ tổn thất từ mức trung bình trở lên (theo quy định về phân loại rủi ro theo mức độ tổn thất) hoặc vượt quá khả năng xử lý của đơn vị , ngay lập tức phải báo cáo lãnh đạo phụ trách trực tiếp để được chỉ đạo thực hiện.
+ Giám đốc chi nhánh:
Khi phát hiện hoặc được báo cáo về sự cố do RRTN gây ra, tổ chức chỉ đạo các đơn vị triển khai các biện pháp xử lý sự cố phù hợp nhằm giảm thiểu tối đa các tổn thất gây ra.
Đối với các sự cố có nguy cơ gây ảnh hưởng đến uy tín của NHNT trên phạm vi rộng, chỉ đạo cho các đơn vị có chức năng quan hệ công chúng thực hiện việc cung cấp thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm bảo vệ uy tín của NHNT;
Trong trường hợp cần thiết, chỉ đạo thành lập ban xử lý sự cố để tiến hành xử lý sự cố;
Trường hợp sự cố có mức độ nghiêm trọng (theo quy định về phân loại rủi ro theo mức độ tổn thất) hoặc vượt khả năng xử lý, ngay lập tức báo cáo Tổng giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo xử lý.
* Trách nhiệm của đơn vị đầu mối: (theo phụ lục 1)
- Khi phát hiện hoặc được báo cáo về sự cố, triển khai các biện pháp xử lý tức thời trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được phân công hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo (ngừng hoạt động gây ra sự cố, thực hiện các biện pháp bảo vệ uy tín, yêu cầu can thiệp của cơ quan nhà nước có thẫn quyền …)
(i). Đối với các sự cố làm ngưng trệ việc cung ứng sản phẩm/ dịch vụ hoặc gây ra lỗi nghiêm trọng trong sản phẩm cung cấp cho khách hàng, thông báo cho trung tâm dịch vụ khách hàng và các chi nhánh liên quan biết để chủ động giải đáp hoặc thông báo
báo cho khách hàng kịp thời và chính xác, nhằm làm giảm thiểu tối đa mức độ ảnh hưởng đến uy tín của NHNT;
(ii). Đối với các sự cố làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh, ngay sau khi có giải pháp xử lý sự cố và khi sự cố được khắc phục, thông báo lại cho các đơn vị xảy ra sự cố ngưng trệ hoặc các đơn vị liên quan biết để tiếp tục hoạt động kinh doanh.
- Đề xuất các giải pháp xử lý lâu dài để phòng ngừa/ hạn chế các sự cố tương tự (thay đổi mô hình tổ chức, bố trí lại nhân sự, hỗ trợ đào tạo, ban hành mới hoặc bổ sung văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chỉnh sửa chương trình công nghệ/ cải tiến tính bảo mật và an toàn dữ liệu, tăng cường kiểm soát …);
- Giám sát quá trình thực hiện các giải pháp xử lý sự cố cho đến khi sự cố được khắc phục. Khi cần thiết, thực hiện báo cáo lãnh đạo phụ trách trực tiếp đối với các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý sự cố.
* Trách nhiệm của phòng quản lý RRTN VCB TW:
- Hỗ trợ các đơn vị trong thực hiện báo cáo và xử lý RRTN;
- Tập hợp và bảo mật các thông tin sự cố nhận được;
- Phân tích RRTN và xây dựng các bài học kinh nghiệm phục vụ công tác đào tạo và cảnh báo phòng ngừa rủi ro;
- Lập báo cáo đo lường các sự cố xảy ra trên toàn hệ thống phục vụ yêu cầu quản lý của NHNT;
- Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện báo cáo và xử lý sự cố theo đúng quy định.
Bước 4: Báo cáo RRTN:
- Các đơn vị có trách nhiệm mở nhật ký theo dõi RRTN (theo phụ lục 2) và thống kê tất cả các RRTN phát sinh tại đơn vị ;
- Định kỳ hàng tháng VCB Đồng Nai lập báo cáo gửi phòng Quản lý RRTN NHNT các sự cố trong tháng có mức độ trung bình trở lên. Nội dung báo cáo bao gồm
các thông tin tối thiểu như: loại sự cố, mô tả sự cố , nguyên nhân gây ra sự cố, giải pháp khắc phục sự cố, tình trạng xử lý, và đề xuất thực hiện (theo phụ lục 3).
- Phương thức ghi nhật ký nhật ký RRTN và lập báo cáo RRTN định kỳ được thực hiện theo hướng dẫn trong từng thời kỳ;
- Khen thưởng: Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý RRTN, TW và chi nhánh tiến hành khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích trong việc phát hiện, báo cáo và xử lý sự cố hiệu quả.
- Kỷ luật: Trường hợp phát hiện sự cố nhưng đơn vị/ cá nhân không báo cáo, che giấu và/hoặc xử lý không đúng theo quy định, thì tùy theo tính chất, mức độ, đơn vị/ cá nhân vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành và các quy định định nội bộ của NHNT.
Rủi ro tác nghiệp tuy không còn xa lạ đối với ngân hàng của các nước phát triển trên thế giới, nhưng đối với hầu hết các NHTM tại VN đây là một khái niệm còn khá mới mẻ. Qua việc phân tích thực trạng quản lý RRTN tại VCB Đồng Nai ở phần trên, tác giả đi đến một số nhận định về ưu và nhược điểm công tác quản lý RRTN của VCB Đồng Nai như sau:
