Sản phẩm thơng tin tƣ liệu tại thƣ viện là kết quả của hàng loạt các hoạt động thu thập, xử lý, lƣu trữ thơng tin tƣ liệu của thƣ viện, các sản phẩm đa dạng và tƣơng đối phong phú.
Với chính sách bổ sung tài liệu : i. Phƣơng thức bổ sung:
Mua : từ nguồn kinh phí của trƣờng.
Nhận biếu tặng : từ các cơ quan tổ chức, cá nhân trong và ngồi nƣớc.
Nhận tài liệu giống nhƣ phƣơng thức lƣu chiểu : hàng năm, một số lƣợng lớn sinh viên ra trƣờng, một số thạc sỹ, nghiên cứu sinh tốt nghiệp, do đĩ các khĩa luận, luận văn, luận án hay các đề tài nghiên cứu khoa học sẽ đƣợc phát hành. Đây chính là nguồn tài liệu rất tốt để làm nền tảng phát triển vốn tài nguyên thƣ viện. Đối với thƣ viện trƣờng đại học thì phƣơng thức nhận tài liệu giống nhƣ lƣu chiểu là phƣơng thức bổ sung tài liệu rất đáng kể và hiệu quả.
ii. Loại tài liệu bổ sung: - Sách :
* Các loại sách giáo trình, giáo khoa, tham khảo.
* Các loại từ điển, từ điển chuyên ngành… phù hợp với các ngành đào tạo của trƣờng.
- Báo/tạp chí:
* Các loại báo ngày, báo tuần, quý …
* Các loại báo/tạp chí chuyên ngành theo nhu cầu sử dụng của đơng đảo bạn đọc là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trƣờng.
- Tài nguyên nội sinh : gồm luận án, luận văn tốt nghiệp của sinh viên, giáo trình giảng dạy, nghiên cứu khoa học, bài giảng của giảng viên. iii. Loại hình bổ sung:
Tài liệu giấy
Tài liệu nghe nhìn : đĩa CD-ROM, VCD, DVD
Tài liệu điện tử (E book), các bộ sƣu tập, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến… iv. Các đơn vị, cá nhân yêu cầu bổ sung tài liệu cho Thƣ viện cần thực hiện
theo các điều kiện sau : Cơ sở bổ sung tài liệu :
Dựa vào các tài liệu bắt buộc và tài liệu yêu cầu đọc thêm trong đề cƣơng bài giảng của giảng viên, thƣ viện lập danh mục đặt sách và xin ý kiến Ban Giám hiệu trƣớc khi gửi nhà cung cấp.
Trong từng đề cƣơng bài giảng, giảng viên đã đƣa ra danh mục tài liệu bắt buộc sinh viên đọc và danh mục tài liệu yêu cầu đọc thêm. Đây là căn cứ rất quan trọng cho thƣ viện xây dựng kế hoạch bổ sung theo đề tài / theo mơn học.
Căn cứ vào “Phiếu yêu cầu” dành cho độc giả bao gồm cán bộ, giảng viên và sinh viên, thƣ viện lập danh mục đặt tài liệu, xin ý kiến Ban Giám hiệu và chuyển đến nhà sách / nhà xuất bản để bổ sung.
Để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu phục vụ cho cơng tác giảng dạy – nghiên cứu khoa học thì cán bộ - giảng viên và sinh viên cũng cĩ thể trực tiếp bổ sung các loại sách tham khảo cần thiết cho thƣ viện chỉ khi biết chắc chắn loại tài liệu này chƣa cĩ trong thƣ viện.
Đối với ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là tạp chí khoa học, tạp chí chuyên ngành thuộc các lĩnh vực trƣờng đào tạo, Thƣ viện cĩ chính sách đặt mua dài hạn để đảm bảo tính liên tục.
Ngồi ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và cập nhật thơng tin của bạn đọc, Thƣ viện cũng thƣờng xuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thơng tiêu biểu. cán bộ - giảng viên và sinh viên cĩ thể gửi yêu cầu bổ sung loại tài liệu này nếu ở thời điểm hiện tại Thƣ viện chƣa cĩ.
Đối với tài liệu khơng cơng bố (tài nguyên nội sinh) : Thƣ viện cĩ chính sách xây dựng nguồn tài liệu khơng cơng bố chất lƣợng khoa học, đặc biệt là luận văn cao học và khĩa luận tốt nghiệp vì đây là nguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một thƣ viện đại học.
Bảng 2.1. Quy trình tiếp nhận và bổ sung tài liệu
Loại tài liệu khơng cơng
bố Quy trình tiếp nhận Tiêu chuẩn tiếp nhận Chọn lọc và lƣu chiểu
Luận văn cao học
- Sau khi cĩ kết quả báo cáo, mỗi cán bộ, học viên nộp luận án hoặc luận văn cho Thƣ viện thơng qua phịng NCKH- Sau đại học – KĐCL. - Bộ phận bổ sung của Thƣ viện và phịng NCKH-SĐH-KĐCL ký biên bản giao nhận đề tài đã nộp.
- Bản in: trình bày theo đúng quy định của phịng NCKH-SĐH-KĐCL. - Bản điện tử : trình bày trên file .DOC hay .PDF và minh họa kèm theo (nếu cĩ) và phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung.
- Thƣ viện lƣu chiểu tồn bộ luận án và luận văn cả 2 dạng : in và điện tử, riêng file điện tử bộ phận bổ sung sẽ biên tập sang file .PDF, bạn đọc cĩ thể truy cập đƣợc.
Khĩa luận
tốt nghiệp
của sinh viên
- Thƣ viện tiếp nhận từ phịng NCKH-SĐH- KĐCL tồn bộ nhƣng lƣu chiểu cĩ chọn lọc. - Bộ phận bổ sung của Thƣ viện nhận luận văn
- Bản in: trình bày theo đúng quy định của phịng NCKH-SĐH-KĐCL. - Bản điện tử : trình bày trên file .DOC hay .PDF và minh họa kèm theo
Bộ phận bổ sung của Thƣ viện cĩ quyền chọn lọc lƣu chiểu luận văn của sinh viên để đảm bảo kho luận văn cĩ chất lƣợng, khoa
tốt nghiệp tập trung theo khoa. (nếu cĩ) và phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung. học, tránh tình trạng quá tải. Đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình giảng dạy - Bộ phận bổ sung của Thƣ viện nhận các tài liệu này thơng qua phịng NCKH-SĐH-KĐCL hoặc trực tiếp từ cán bộ - giảng viên.
- Đối với dạng tài liệu này cũng nhƣ luận án, luận văn thì Thƣ viện và phịng NCKH-SĐH- KĐCL cùng ký biên bản giao nhận tài liệu đã nộp.
- Bản in: trình bày theo đúng quy định của phịng NCKH-SĐH-KĐCL. - Bản điện tử : trình bày trên file .DOC hay .PDF và minh họa kèm theo (nếu cĩ) và phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung.
- Thƣ viện lƣu chiểu tồn bộ tài liệu ở cả 2 dạng : in và điện tử, riêng file điện tử bộ phận bổ sung sẽ biên tập sang file .PDF, bạn đọc cĩ thể truy cập đƣợc.
Đối với tài liệu nhận tặng từ các cá nhân, tổ chức bên ngồi: Thƣ viện hoan nghênh các cá nhân và tổ chức trong và ngồi nƣớc tặng tài liệu cho Thƣ viện. Tuy nhiên Thƣ viện cĩ quyền loại bỏ các tài liệu khơng cịn giá trị đối với kho sách.
