Thu tiền và hạch toán chi phí liên quan
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán TSCĐ
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Tìm hiểu khách hàng: trong quá trình kiểm toán, KTV nên cố gắng thu thập nhiều thông tin cơ bản về khách hàng nhằm có nhận xét các vấn đề ban đầu chính xác nhất có thể, từ đó có định hướng kế hoạch kiểm toán đúng đắn
140
nhất. Sử dụng nhiều phương pháp để tìm hiểu về khách hàng một cách chi tiết nhất có thể:
- Tìm hiểu qua phương tiện thông tin đại chúng
- Tìm hiểu qua đối tác của doanh nghiệp, khách hàng của doanh nghiệp - Tìm hiểu qua ngân hàng mà doanh nghiệp đó mở tài khoản...
Xây dựng kế hoạch tổng thể : Như đã nói ở trên, công ty kiểm toán APS chỉ xây dựng mẫu “ Kế hoạch kiểm toán tổng thể “cho cuộc kiểm toán BCTC mà chưa xây dựng riêng cho các phần hành. Vì vậy để hoàn thiện tốt hơn quy trình kiểm toán khoàn mục TSCĐ nói riêng cũng như các khoản mục khác, thì công ty có thể xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể cho từng khoản mục. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho KTV khi xây dựng chương trình kiểm toán tương ứng.
Xây dựng chương trình kiểm toán: Chương trình kiểm toán do công ty APS xây dựng chỉ nêu các thủ tục kiểm toán mà chưa nêu các mục tiêu kiểm toán ứng với các thủ tục tương ứng. Chính vì vậy để tạo thuận lợi cho các KTV khi đưa ra nhận xét về các mục tiêu kiểm toán cho khoản mục thì trong chương trình kiểm toán, công ty nên nói rõ các thủ tục kiểm toán nào là nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán cho các mục tiêu kiểm toán tương ứng.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Hoàn thiện việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những công việc quan trọng để xác định quy mô, thời gian và các thử nghiệm nào nên được thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Có ba phương pháp để kiểm toán viên có thể sử dụng để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ: phương pháp bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ, phương pháp bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ và phương pháp lưu đồ. Hiện tại công ty kiểm toán APS chủ yếu sử dụng phương pháp bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế sẵn để thu thập thông tin
141
về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Phương pháp này có nhiều ưu điểm, tuy nhiên không phải đối với mọi loại hình doanh nghiệp thì việc sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống nội bộ đều mang lại kết quả tốt nhất. Đối với các khách hàng có quy mô lớn, phức tạp, kiểm toán viên nên sử dụng phương pháp lưu đồ (lưu đồ dọc và lưu đồ ngang). Sử dụng lưu đồ giúp kiểm toán viên nhận xét chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng nhận ra các điểm mạnh và các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng, từ đó chỉ ra những thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Trong khi đó bảng câu hỏi hoặc bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về kiểm soát giúp kiểm toán viên hiểu biết đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Việc sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc với bảng tường thuật sẽ giúp cho KTV nhận xét tốt hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Ngoài ra, tại công ty APS vẫn sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế chung cho mọi khách hàng. Để hoàn thiện việc tìm hiểu hệ thống KSNB, công ty có thể xây dựng bảng câu hỏi cho từng khách hàng đặc trưng bởi vì mỗi đơn vị khách hàng luôn có sự khác nhau trong hoạt động kinh doanh,từ đó có hệ thống KSNB mang đặc trưng riêng. Nếu thiết kế được những thủ tục khảo sát về KSNB phù hợp với từng loại khách hàng thì có thể đưa ra nhận xét xác thực hơn về hệ thống KSNB của khách hàng. Có thể phân ra cho khách hàng là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp XDCB. Sau đây là một số câu hỏi gợi ý để tiến hành kiểm tra hệ thống KSNB:
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB Có Không Không áp dụng
Ghi chú
1. Hệ thống thẻ TSCĐ có được duy trì và cập nhật kịp thời không?
142
phận nào khác theo dõi và quản lý TSCĐ hay không?
3. Việc mua sắm TSCĐ có phải lập kế hoạch trước hàng năm không?
4. Có sự tách biệt trong công tác quyết định mua sắm, ghi chép, quản lý và sử dụng TSCĐ hay không?
5. TSCĐ khi mua về có bắt buộc phải có bộ phận kiểm tra chất lượng và lập biên bản nghiệm thu trước khi giao cho bộ phận sử dụng và thanh toán không?
6. TSCĐ khi giao cho bộ phận sử dụng có được lập biên bản bàn giao cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng không?
7. TSCĐ có được mô tả đầy đủ thông tin trong thẻ TSCĐ ( sổ quản lý) đến mức có thể nhận diện TS ở bên ngoại không?
8. TSCĐ có được đánh mã quản lý riêng để có thể đối chiếu giữa TS ghi chép trên sổ và trên thực tế không?
9. Đơn vị có văn bản quy định về trách nhiệm của người sử dụng, quy trình vận hành và sử dụng tài sản đối với những TSCĐ quan trọng, TSCĐ có giá trị lớn hoặc TSCĐ đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt không?
143
có bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của cấp lãnh đạo có thẩm quyền hay không?
11. Có sổ theo dõi, quản lý các tài sản được tạm thời đưa ra khỏi Công ty hoặc đang sử dụng ngoài văn phòn Công ty ( như máy tính xách tay hay các tài sản mang đi công tác, cho thuê,...) không?
12. Những TSCĐ đang thế chấp, cầm cố để đảm bảo cho các khoản vay có được ghi chéo lại để theo dõi riêng không?
13. Công ty có giao cho một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề khi TSCĐ bị hỏng không?
14. Các nhân viên có buộc phải báo cáo cho bộ phận chuyên trách khi TSCĐ bị hỏng trong quá trình sử dụng không?
15. Các nhân viên có được phép tự sửa chữa TSCĐ khi có sự cố xảy ra mà không cẫn xin phép cấp lãnh đạo ( hoặc xin phép sau) không?
16. Tất cả các sự cố hỏng của TSCĐ có được ghi lại thành biên bản và lưu giữ lại không?
17. Công ty có tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng kỳ hay không?
18. Các TSCĐ chưa cần dùng có được bảo quản riêng trong kho để đảm bảo