c. Loại tài khoản nghiệp vụ
3.5.1 Sử dụng bảng cân đối tài khoản
Mẫu: BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Số dư đầu kỳ ( SDĐK) Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ ( SDCK) Tên tài khoản kế tốn
(Hoặc ký hiệu TK)
Nợ Cĩ Nợ Cĩ Nợ Cĩ 1. Tiền mặt
2. TGNH
3. Tiền đang chuyển 4. ...
5.
* Cách lập bảng
Căn cứ vào số liệu của các tài khoản tổng hợp, ta liệt kê lên bảng cân đối tài khoản, mỗi tài khoản được phản ánh trên một dịng:
- Đối với số dư đầu kỳ: Nếu tài khoản cĩ số dư đầu kỳ ở bên Nợ thì ghi vào cột số dư đầu kỳ bên Nợ, nếu tài khoản cĩ số dư đầu kỳ ở bên Cĩ thì ghi vào cột số dư đầu kỳ bên Cĩ của bảng cân đối tài khoản theo từng hàng (dịng).
- Đối với số phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản để ghi vào bên Nợ của cột “ Số phát sinh trong kỳ ”, đồng thời tổng số phát sinh bên Cĩ của từng tài khoản để ghi vào bên Cĩ của cột “ Số phát sinh trong kỳ ”.
- Tương tự ta cũng ghi chép vào cột số dư cuối kỳ như đối với cột số dư đầu kỳ.
.* Cách kiểm tra
Đối chiếu giữa tổng bên Nợ và tổng bên Cĩ theo từng cột: - Đối chiếu số dư đầu kỳ bên Nợ với số dư đầu kỳ bên Cĩ
- Đối chiếu giữa tổng số phát sinh trong kỳ bên Nợ với tổng số phát sinh trong kỳ bên Cĩ.
- Đối chiếu số dư cuối kỳ bên Nợ với số dư cuối kỳ bên Cĩ.
Yêu cầu đặt ra là số liệu của từng cặp đối chiếu phải cân bằng với nhau. Nếu đối chiếu giữa từng cặp số liệu xuất hiện trường hợp các cặp số liệu đối chiếu khơng cân bằng nhau, điều đĩ chứng tỏ việc ghi chép kế tốn đã cĩ sự nhầm lẫn, sai sĩt cần tìm và sửa chữa.
* Cơ sở đối chiếu của bảng bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối tài khoản dựa trên cơ sở cân đối vốn cĩ của các đối tượng hạch tốn kế tốn và kỹ thuật ghi kép kế tốn.
+ Đối với số dư đầu kỳ, do tính cân đối giữa hai mặt của đối tượng hạch tốn kế tốn, ta cĩ tổng giá trị tài sản luơn cân đối với tổng nguồn vốn trong đơn vị cho nên tổng số dư đầu kỳ bên Nợ của các tài khoản bằng tổng số dư đầu kỳ bên Cĩ của các tài khoản. Do vậy Số liệu ở cột số (1) = Số liệu ở cột (2)
+ Đối với số phát sinh trong kỳ, như ta đã biết theo nguyên tắc ghi kép vào tài khoản thì khi một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh sẽ cĩ số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản bằng số tiền ghi vào bên Cĩ của các tài khoản đối ứng, cho nên nếu tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ thì ta luơn cĩ:
Tổng số phát sinh bên Nợ của các tài khoản bằng tổng số phát sinh bên Cĩ của các tài khoản. Do vậy Số liệu ở cột số (3) = Số liệu ở cột (4)
+ Đối với số dư cuối kỳ cũng lý luận tương tự như đối với số dư đầu kỳ kết hợp với cơng thức xác định số dư cuối kỳ đối với mỗi tài khoản như sau:
Trong đĩ số phát sinh tăng và số phát sinh giảm cĩ thể thuộc về bên Nợ hoặc bên Cĩ. Do vậy Số liệu ở cột số (5) = Số liệu ở cột (6)
Cách đối chiếu này khá đơn giản, dễ thực hiện, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng cĩ hạn chế là phải kiểm tra đối với tất cả các tài khoản, khơng giới hạn được phạm vi kiểm tra.
Mặt khác, phương pháp này cịn cĩ hạn chế là khả năng phát hiện sai sĩt khơng được triệt để.
Chẳng hạn như: một số trường hợp sai sĩt do ghi nhầm định khoản, ghi trùng định khoản hoặc định khoản chưa chính xác tài khoản đối ứng nhưng những sai sĩt này khơng làm phá vỡ tính cân đối của bảng cân đối tài khoản.
Cho nên qua cách đối chiếu kiểm tra bằng bảng cân đối tài khoản vẫn khơng phát hiện được các trường hợp sai sĩt nhầm lẫn kể trên.
Đặc biệt là đối với các trường hợp ghi nhầm định khoản, ghi trùng định khoản
là biểu hiện hạn chế rõ nét nhất của phương pháp kiểm tra ghi chép kế tốn bằng cách sử dụng bảng cân đối tài khoản.
Sau đây, là một phương pháp tiếp theo cũng phục vụ cho cơng tác kiểm tra việc ghi chép kế tốn - phương pháp sử dụng bảng đối chiếu kiểu bàn cờ.