TNHH Công nghệ TM Techcom
Trên cơ sở những kiến thức đã được học, tìm hiểu về các quy định, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hàng và qua quá trình thực tập, nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng máy vi tính tại công ty TNHH Công nghệ Thương mại Techcom, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty như sau:
4.3.1.Giải pháp 1: Hoàn thiện chứng từ kế toán
Nhìn chung, chứng từ kế toán công ty sử dụng là hợp lý. Tuy nhiên, đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, bên mua lập hóa đơn GTGT chỉ ghi các thông tin như hóa đơn GTGT thông thường nên kế toán sẽ khó phân biệt giữa hóa đơn mua hàng thông thường với hóa đơn GTGT của hàng bán bị trả lại. Do đó, kế toán phải kiến nghị với bên mua ghi rõ là xuất trả lại hàng cho bên bán của hóa đơn GTGT số…, ký hiệu…, ngày .. để thuận tiện cho công tác quản lý tại công ty. ( Mẫu hóa đơn xem phụ lục số 27)
4.3.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện việc vận dụng TK kế toán:
Để việc hạch toán tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC Công ty nên mở một số TK như sau:
- TK 5211 “ Chiết khấu thương mại” - TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” - TK 5213 “ Giảm giá hàng bán” - TK 635 “ Chi phí tài chính” - TK 711 “ Thu nhập khác” - TK 811 “ Chi phí khác”
- TK 1592 “ Dự phòng phải thu khó đòi” - TK 1593 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý”
4.3.3.Giải pháp 3: Hoàn thiện phương pháp kế toán:
(1) Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng bán bị trả lại
Xét các trường hợp:
TH1: Hàng bán đã ghi nhận doanh thu, sau đó khách hàng trả lại ngay trong kỳ kế toán.
Khi nhận được thông báo của khách hàng về hàng bán không đúng hợp đồng kinh tế đã ký hoặc hàng bán bị lỗi kỹ thuật, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên mua lập, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 5212: Doanh thu hàng bán bị trả lại theo giá chưa thuế Nợ TK 3331: Giảm thuế VAT đầu ra phải nộp
Có TK 131, 111, 112
Cuối tháng, kế toán tính toán giá vốn hàng bán trả lại. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 156 Có TK 632
TH2: Hàng bán đã ghi nhận doanh thu kỳ trước, kỳ sau khách hàng mới trả lại. Đối với trường hợp này, kế toán ghi nhận như TH1.
TH3: Hàng bán đã ghi nhận doanh thu năm trước, năm sau khách hàng mới trả lại. - Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại nhỏ thì kế toán ghi nhận như TH1.
- Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại lớn thì kế toán ghi nhận như sau:
+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên mua lập, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 5212
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Cuối năm kế toán kết chuyển doanh thu theo bút toán: Nợ TK 811
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 156
Có TK 711
(2) Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Công ty nên có những quy định về việc “ chiết khấu thương mại” và “giảm giá hàng bán” cho từng đối tượng khách hàng đặc biệt là các khách hàng uy tín, có mối quan hệ lâu năm với công ty.
- Công ty nên cho khách hàng hưởng phần trăm chiết khấu nếu khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay.
- Công ty cần có những văn bản quy định rõ mua với số lượng bao nhiêu thì được hưởng chiết khấu.
- Công ty nên giảm giá đối với những mặt hàng lỗi thời hay còn tồn kho quá nhiều. Chiết khấu thương mại
Khi khách hàng mua với số lượng lớn, được hưởng chiết khấu thương mại, công ty phải sử dụng TK 5211 “ Chiết khấu thương mại” để phản ánh.
Kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 5211
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511
Có TK 5211 Giảm giá hàng bán
Căn cứ vào biên bản thỏa thuận về giảm giá hàng bán của công ty với khách hàng, kế toán sử dụng TK 5213 “ Giảm giá hàng bán” và tiến hành ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 5213
Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511
Có TK 5213
(3) Chiết khấu thanh toán
Đối với những khách hàng thanh toán trước hạn, công ty nên cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, giúp công ty nhanh thu hồi vốn.
Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng TK 635 “ Chi phí tài chính” để phản ánh.
Căn cứ vào biên bản thỏa thuận giữa công ty với khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 635 Nợ TK 111, 112
Có TK 131
(4) Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hàng tồn kho được ghi chép trên sổ kế toán theo giá mua thực tế tại thời điểm phát sinh. Trên thực tế có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến giá của hàng tồn kho. Đối với mặt hàng máy vi tính, chịu ảnh hưởng rất nhiều của khoa học – công nghệ và rất dễ bị giảm giá so với lúc mua vào. Theo nguyên tắc thận trọng thì Công ty cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Dự phòng được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính và khi lập dự phòng phải tuân theo các quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho”.
Kế toán căn cứ vào giá trị ghi sổ kế toán và căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng hàng tồn kho thực tế của từng loại hàng hóa để xác định mức lập dự phòng cho năm kế hoạch theo công thức như sau:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch
=
Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính * Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 02.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ (-) chi phí tiêu thụ ước tính.
Cuối năm, kế toán lập bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các mặt hàng. Đối với trường hợp này, kế toán sử dụng TK 1593 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán.
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 632 Có TK 1593
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo:
- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 1593
- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 1593 Có TK 632
(5) Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự tính trước cho khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được. Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để có thể ngăn ngừa rủi ro và bảo toàn vốn kinh doanh.
Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi đã nêu ở trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thi quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án..thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp
toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 1592 “ Dự phòng phải thu khó đòi”.
- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào bảng phân tích nợ phải thu theo tuổi nợ hoặc bảng chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 6422 Có TK 1592
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 6422
Có TK 1592
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 1592
Có TK 6422
- Những khoản nợ phải thu của niên độ trước nay thực sự không thu hồi được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xóa sổ khoản công nợ này, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 1592 (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 6422 (Nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131 Có TK 138
Đồng thời theo dõi khoản công nợ đã xử lý trên TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý” trong thời hạn 5 năm theo bút toán đơn:
Nợ TK 004
- Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112
Có TK 711
Đồng thời kế toán ghi: Có TK 004
- Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ nếu sau 5 năm không thu hồi được, ghi: Có TK 004
4.3.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện sổ kế toán (1) Hoàn thiện sổ Nhật ký bán hàng
Hiện nay, công ty theo dõi doanh thu hàng bán trên sổ Nhật ký bán hàng, theo dõi thuế GTGT trên sổ Nhật ký chung. Để thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi tổng số tiền phải thu từ khách hàng, kế toán nên mở thêm cột thuế VAT trên sổ Nhật ký bán hàng. ( Mẫu sổ xem phụ lục số 28)
(2) Mở sổ chi tiết doanh thu
Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng: máy tính, linh kiện máy tính, máy in, các thiết bị mạng…Tuy nhiên, tại công ty kế toán chưa mở sổ chi tiết doanh thu để theo dõi doanh thu từng mặt hàng. Điều này là chưa phù hợp, bởi vì mỗi mặt hàng kinh doanh có những đặc điểm khác nhau do đó muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh đòi hỏi phải xác định được mặt hàng kinh doanh nào là chủ yếu, mang lại doanh thu lớn cho công ty; mặt hàng nào kinh doanh chưa hiệu quả để có biện pháp tăng doanh thu. Do đó, kế toán nên mở sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng. (Xem phụ lục số 29)
Công ty đã mở sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, tuy nhiên lại chưa phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn để trình bày trên báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán số 21. Mặt khác để tách biệt được khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn thì kế toán cần mở sổ chi tiết thanh toán với người mua theo mẫu quy định của Bộ tài chính và thêm cột thời hạn thanh toán.
Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và căn cứ vào cột thời hạn thanh toán của từng khách hàng để lập Bảng tổng hợp công nợ cuối năm . Những khoản nợ phải thu có thời hạn thanh toán trong vòng 1 năm là nợ phải thu ngắn hạn và những khoản nợ phải thu có thời hạn thanh toán trên 1 năm là nợ phải thu dài hạn.
Trong thời gian nghiên cứu tại công ty, minh họa bằng số liệu tháng 01/2011 nên dựa vào sổ chi tiết thanh toán với người mua tháng 01/2011 ( phụ lục số 30) để lập bảng tổng hợp công nợ tháng 01/2011 ( phụ lục số 31). Cuối niên độ, để lấy số liệu lập báo cáo tài chính, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp công nợ tháng 12/2011 với biểu mẫu tương tự.
4.3.5.Giải pháp 5: Hoàn thiện công tác kế toán quản trị
Như chúng ta đã biết, kế toán quản trị là công cụ đắc lực và hữu hiệu để nhà quản trị ra các quyết định quản trị của mình. Kế toán quản trị trong công tác bán hàng được thể hiện thông qua việc dự toán khối lượng tiêu thụ từ đó dự toán hàng mua vào..Thông qua đó, nhà quản trị có thể đưa ra các phương án nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng. Tuy nhiên, tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom thì kế toán quản trị không thể hiện được vai trò vốn có của nó, thông tin kế toán là thông tin quá khứ, chưa có dự báo về tương lai. Với vai trò của kế toán quản trị và vai trò của công tác bán hàng đối với doanh nghiệp thương mại có thể nói kế toán quản trị công tác bán hàng nói chung và kế toán quản trị bán mặt hàng máy vi tính nói riêng là vô cùng cần thiết.
Cơ sở để lập dự toán tiêu thụ là phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tiêu thụ