Techcom.
3.4.1. Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng máy tính tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom.
3.4.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty là mô hình tập trung. Theo mô hình này, mọi công việc kế toán từ khâu thu nhận xử lý, xử lý luân chuyển chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo tài chính đều thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
Sơ đồ phòng kế toán: ( Phụ lục 05)
Mỗi nhân viên phòng kế toán đảm nhận một phần việc khác nhau. Cụ thể là: - Kế toán trưởng:
+ Là người phụ trách chung công tác kế toán của công ty
+ Lập và phân tích các báo cáo tài chính, đưa ra các ý kiến về tài chính trước Ban giám đốc.
- Kế toán doanh thu:
+ Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng và lập báo cáo khi cần thiết.
- Kế toán tiền:
+ Theo dõi việc thu, chi tiền mặt khi có đầy đủ chứng từ cần thiết, quản lý lượng tiền có trong quỹ, so sánh đối chiếu giữa thực tế và sổ sách để báo cáo với kế toán trưởng khi cần thiết.
+ Kê khai và lập báo cáo thuế hàng tháng.
3.4.1.2. Chính sách kế toán tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom:
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC cho các DN nhỏ và vừa.
- Niên độ kế toán : Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Hình thức ghi sổ kế toán : Nhật ký chung.
- Đơn vị tiền tệ: VNĐ, USD ( quy đổi theo tỷ giá thực tế) - Phương pháp kế toán TSCĐ :
+ Nguyên giá TSCĐ theo giá thực tế.
+ Phương pháp khấu hao: khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp xác định giá vốn hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
3.4.2. Thực trạng kế toán bán hàng máy vi tính tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom
3.4.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng máy vi tính tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom.
Hiện nay, công ty sử dụng hai phương thức bán hàng đó là : Bán buôn qua kho và bán lẻ. - Bán buôn qua kho:
Đây là phương thức bán chủ yếu của công ty. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa công ty và khách hàng, bên mua sẽ cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo đúng số lượng, chất lượng và giá cả như trong hợp đồng kinh tế. Các chi phí liên quan bên mua chịu. Các khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu.
- Bán lẻ:
Công ty thường bán lẻ trực tiếp cho các công ty hoặc cá nhân. Đối với phương thức này, khách hàng phải thanh toán ngay tiền mua hàng.
b. Phương thức thanh toán:
Tại công ty, khách hàng có thể áp dụng hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp, thanh toán chậm trả.
3.4.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng máy vi tính tại công ty TNHH Công nghệ thương mại Techcom.
a. Chứng từ kế toán:
- Phiếu xuất kho: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán viết phiếu xuất kho rồi trình giám đốc, kế toán trưởng và người nhận hàng ký. ( Phụ lục số 06)
- Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT. ( Phụ lục số 07)
- Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền khách hàng trả, kế toán viết phiếu thu.( Phụ lục số 08)
- Giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi đến từ ngân hàng để xác nhận số tiền khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty. ( Phụ lục số 09)
- Hóa đơn GTGT của bên mua lập trong trường hợp hàng bán bị trả lại (Phụ lục 10)
- Phiếu nhập kho hàng trả lại: Là chứng từ do kế toán công ty lập phản ánh hàng bán người mua trả lại đã nhập kho (Phụ lục 11)
b. Tài khoản kế toán:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 131: Phải thu khách hàng - TK 156 : Hàng hóa
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
c. Quy trình kế toán bán hàng máy vi tính và ghi sổ kế toán tại công ty:
(1) Kế toán ghi nhận doanh thu: Theo hình thức bán buôn qua kho:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và sau khi đã kiểm soát khả năng tín dụng của khách hàng, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành hai bản. Một bản bộ phận kho giữ để theo dõi tình hình xuất hàng hóa , một bản kế toán giữ làm căn cứ viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331
- Kế toán ghi nhận doanh thu: ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) theo giá bán chưa có thuế và ghi tăng TK thuế VAT phải nộp (3331). Đơn giá bán mặt hàng máy tính của công ty tính theo ngoại tệ nhưng quy đổi ngay theo tỷ giá thực tế ngày bán hàng. Đối với hình thức bán buôn qua kho, khách hàng của công ty thường không thanh toán ngay nên kế toán thường ghi tăng TK nợ phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh toán. Khi khách hàng thanh toán tiền thì Công ty không thu ngoại tệ
mà thu theo tiền VNĐ và quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày khách hàng mua hàng. Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán ghi tăng TK tiền mặt ( 111), TK tiền gửi ngân hàng (112).
Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán kê vào Bảng kê hóa đơn bán ra để cuối tháng lập tờ khai thuế GTGT.
- Căn cứ vào các chứng tử kế toán bán hàng, kế toán ghi vào các sổ sau: + Sổ Nhật ký bán hàng ( Phụ lục số 12)
+ Sổ Nhật ký thu tiền ( Phụ lục số 13) + Sổ Nhật ký chung ( Phụ lục số 14)
+ Sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng (Phụ lục số 15) + Sổ quỹ tiền mặt ( Phụ lục số 16)
- Cuối tháng, căn cứ vào các sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền và Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các TK 511 ( Phụ lục số 17), TK 333(Phụ lục số 18), TK 131( Phụ lục số19), 111( Phụ lục số 20),112( phụ lục số 21).
Theo hình thức bán lẻ:
- Đối với hình thức bản lẻ, khách hàng đến trực tiếp tại công ty để mua hàng. Điểm khác biệt giữa hai phương thức bán buôn và bán lẻ đó là đối với phương thức bán lẻ khách hàng sẽ được trực tiếp nhận hàng tại công ty và khách hàng phải thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và viết hóa đơn bán lẻ giao trực tiếp cho khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán viết phiếu thu. Căn cứ vào hóa đơn bán lẻ và phiếu thu, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt.
- Phương pháp hạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ giống như phương thức bán buôn đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, đối với phương thức này, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ không ghi tăng TK nợ phải thu khách hàng (131) mà ghi tăng TK tiền mặt (111).
- Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho của hàng hóa để ghi vào sổ chi tiết hàng hóa theo từng loại máy tính . Cuối kỳ, kế toán lập bảng kê Nhập - xuất - tồn theo từng loại máy tính( Phụ lục số 22). Do công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền nên cuối tháng mới tính được giá vốn hàng bán.
Theo phương pháp này, đơn giá bình quân gia quyền của hàng hóa xuất kho được xác định như sau:
Đơn giá bình quân gia quyền =
Trị giá thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ +
Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn
kho đầu kỳ
+ Số lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ
Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho =
Số lượng hàng hóa xuất kho X
Đơn giá bình quân gia quyền
- Cuối kỳ, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa, kế toán tính và phản ánh giá vốn hàng bán vào phiếu xuất kho, sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 156
Sau đó, kế toán ghi vào sổ cái TK 632 (phụ lục số 23), sổ cái TK 156 ( phụ lục số 24), sổ chi tiết hàng hóa (phụ lục số 25).
(3) Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Tại công ty, không áp dụng giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán nên khi hạch toán cũng không có các trường hợp này.
- Khi có thông báo trả lại hàng từ người mua, phòng kinh doanh cùng với phòng kế toán sẽ xác nhận lý do hàng bán bị trả lại. Nếu đồng ý, phòng kinh doanh sẽ gửi giấy thông báo cho khách hàng chấp nhận số hàng bị trả lại. Sau đó, bên mua sẽ gửi hóa đơn GTGT về số hàng trả lại. Căn cứ vào hóa đơn GTGT này, kế toán công ty không sử dụng TK 5212 để phản ánh mà kế toán lập bút toán đảo của bút toán ghi nhận doanh thu để giảm doanh thu bán hàng hóa (511), giảm thuế VAT phải nộp(3331) và giảm khoản phải thu khách hàng (131) hoặc giảm tiền mặt (111), giảm tiền gửi (112) theo định khoản:
Nợ TK 511 Nợ TK 3331
Có TK 131,111,112
-Đồng thời, khi nhận hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toán lập phiếu nhập hàng trả lại . Căn cứ vào phiếu nhập hàng trả lại, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ K 156
Có TK 632
- Cuối tháng, kế toán ghi giá vốn hàng bán bị trả lại theo giá xuất của hàng bán đó. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trả lại, kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ Nhật ký chung, sổ cái các TK 156, TK 632; sổ chi tiết TK 156; 632.
(4) Kế toán công nợ phải thu khách hàng:
- Hiện nay, công ty căn cứ vào tỷ giá thực tế ngày bán hàng xác định khoản phải thu khách hàng theo tiền VNĐ.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, kế toán theo dõi công nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng. Tổng cộng số liệu nợ phải thu của khách hàng là căn cứ để ghi vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn. Cuối tháng, kế toán ghi sổ cái TK 131.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào, bán ra, kế toán kê khai vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào và Bảng kế hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra. Kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 3331 Có TK 133
- Khi nộp thuế, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 3331
Có TK 111, 112