* Thủ tục nhập kho:
Sơ đồ nghiệp vụ nhập kho
Nghiệp vụ nhập kho
Cán bộ kỹ thuật Dự toán nguyên vật liệu
Đội trưởng Duyệt
Thủ kho Kiểm tra, viết vào phiếu nhập kho Lập thẻ kho
- Diễn giải nghiệp vụ nhập kho: Khi nhận được công trình, DN thường giao khoán cho một đội xây dựng thuộc DN chịu trách nhiệm về công trình đó. Tuỳ theo công trình, hạng mục công trình mà cán bộ kỹ thuật tính mức dự toán về nguyên vật liệu sau đó trình lên đội trưởng. Đội trưởng xem xét và duyệt mức dự toán nguyên vật liệu đó sau đó giao cho kế toán đội đi mua nguyên vật liệu. Nếu nhu cầu nguyên vật liệu cho công trình, hạng mục công trình thì công mà lớn, giá trị nhiều, thì kế toán tiến hành ký kết hợp đồng mua bán vật tư với bên B (bên cung ứng vật tư), sau khi vật tư đã được chuyển đến cho công trình, kế toán tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu số vật tư đảm bảo số lượng, chất lượng quy cách...vật tư, kế toán viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập 3 liên. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập kho vào thẻ kho rồi mới giao 3 liên phiếu cho người nhập hàng. Thủ kho giữ 2 liên để ghi vào thẻ kho.
Người nhập hàng mang hoá đơn bán hàng và liên phiếu nhập kho tới kho để nhập kho, thủ kho kiểm tra số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhập. Cuối mỗi tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ gốc gửi lên cho kế toán trưởng ở trung tâm để lập các sổ.
VD: Sau đây là một số nghiệp vụ phát sinh phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu của DN trong tháng 11năm 2008.
Biểu số 01:
Mẫu số 01: GTKT /3LL
GY/2004B
HOÁ ĐƠN GTGT
(Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 03 thán 11 năm 2008
No0000808 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Nga
Địa chỉ: 23 Nguyễn Văn Cừ – thị xã Bắc Giang Số tài khoản: 2313211000413014
Điện thoại: MST:2400281711 Họ tên người mua hàng: Đặng Văn Thanh.
Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Đông Giạng
Địa chỉ: Số 31- Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương.
Số tài khoản:102010000576080 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0800287760
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG Thành tiền
1 Cát đen m3 968 52.000 50.336.000
2 Cát vàng m3 231 102.000 23.562.000
3 Đá 2x4 m3 47 240.000 11.280.000
4 Xi măng PC30 Tấn 11 890.000 9.790.000
Cộng tiền hàng 94.968.000
Thuế xuất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán
Số tiền bằng chữ: Chín mươi chín, triệu bảy trăm mười sáu nghìn, bốn trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 02:
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu 03 /VT
Ngày 03/11/2008
- Căn cứ hoá đơn GTGT ngày03/11/2008 công TNHH Phương Nga. - Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Hà Anh: Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tiến: Thủ kho Ông: Lê Quốc Tuấn: Kỹ thuật Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số PT kiểm nghiệm ĐVT SL theo hoá đơn
Kết quả kiểm nghiệm
SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Cát đen m3 968 968 0 2 Cát vàng m3 231 231 0 3 Đá 2x4 m3 47 47 0 4 XimăngPC3 0 Tấn 11 11 0
Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm só lượng: Cát đen, cát vàng,đá 2x4 và xi măng PC30 do ông Đặng Văn Thanh mua của công ty TNHH Phương Nga về nhập kho đủ số lượng, đúng chúng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 03:
Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 01 / VT
Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương TheoQĐ48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 09 năm 2006
PHIẾU NHẬP KHO của Bộ Tài chính
Ngày 03 tháng 11 năm 2008
Nợ: TK152 Có: TK141
Họ tên người giao hàng: Vũ Thị Hằng. Địa chỉ: Công ty TNHH Phương Nga.
Theo HĐ.số..ngày 03 tháng 11năm 2008 của công ty TNHH Phương Nga. Nhập tại kho: công trình khu dân cư Đại An.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Cát đen m3 968 968 52.000 50.336.000 2 Cát vàng m3 231 231 102.000 23.562.000 3 Đá 2x4 m3 47 47 240.000 11.280.000 4 Xi măng PC30 Tấn 11 11 890.000 9.790.000 Cộng X X X X X 94.968.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu, chín trăm sáu mươi tám nghìn đồng chẵn.
Ngày 03 tháng 11 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 04:
Mẫu số 01: GTKT /3LL
GY/2004B
HOÁ ĐƠN GTGT
(Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 12 thán 11 năm 2008
No0000808 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Nga
Địa chỉ: 23 Nguyễn Văn Cừ - thị xã Bắc Giang Số tài khoản: 2313211000413014
Điện thoại: MST:2400281711 Họ tên người mua hàng: Đặng Văn Thanh.
Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Đông Giạng
Địa chỉ: Số 31- Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương. Số tài khoản:102010000576080
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MST: 0800287760
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG Thành tiền
1 Cát đen m3 500 52.000 26.000.000
2 Thép 014 kg 3000 11.000 33.000.000
3 Đá 2x4 m3 19 240.000 4.560.000
4 Xi măng PC40 Tấn 20 892.000 17.840.000
Cộng tiền hàng 81.400.000
Thuế xuất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán
Số tiền bằng chữ: Tám mươi năm triệu, bốn trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 05:
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu 03 – VT
Ngày 12/11/2008
- Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Hà Anh: Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tiến: Thủ kho Ông: Lê Quốc Tuấn: Kỹ thuật Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Mã số PT kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo
Kết quả kiểm nghiệm
SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Cát đen m3 500 500 0 2 Thép 014 kg 300 3000 0 3 Đá 2x4 m3 19 19 0 4 XimăngPC4 0 Tấn 20 20 0
Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm só lượng: Cát đen, thép 014,đá 2x4 và xi măng PC40 do ông Đặng Văn Thanh mua của công ty TNHH Phương Nga về nhập kho đủ số lượng, đúng chúng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 06:
Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 01 /VT
Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương TheoQĐ48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 09 năm 2006
PHIẾU NHẬP KHO của Bộ Tài chính
Ngày 12tháng 11 năm 2008
Nợ: TK152 Có: TK141 Họ tên người giao hàng: Đặng Thế Hiển.
Địa chỉ: Công ty TNHH Phương Nga.
TheoHĐ.số...ngày 12 tháng 11năm 2008 của công ty TNHH Phương Nga. Nhập tại kho: công trình khu dân cư Đại An.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Cát đen m3 500 500 52.000 26.000.000 2 Thép 014 kg 3000 3000 11.000 33.000.000 3 Đá 2x4 m3 19 19 240.000 4.560.000 4 Xi măng PC40 Tấn 20 20 892.000 17.840.000 Cộng X X X X X 81.400.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi một, triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Ngày 12 tháng 11 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Thủ tục xuất kho:
Công trình A Đội trưởng Kế toán đội Thủ kho Nghiệp vụ
Xuất yêu cầu Duyệt Lập phiếu xuất VL vật liệu yêu cầu xuất kho
Do đặc điểm của đơn vị xây dựng cơ bản, tại DNTN Đông Giang nguyên vật liệu tại DN được xuất kho chủ yếu cho công trình, hạng mục công trình, việc xuát kho vật liệu được tiến hành như sau:
- Hàng ngày, ở tổ đội sản xuất, cán bộ kỹ thuật căn cứ vào khối lượng và tiến độ thi công tiến hành viết giấy đề nghị xuất vật tư để thi công công trình. Phiếu xuất kho nguyên vật gồm 2 liên, người nhận nguyên vật liệu mang liên2 phiếu xuất kho nguyên vật liệu đến thủ kho để lĩnh vật tư. Sau khi kiểm nhận số hàng hoá về số lượng và chất lượng thực nhận, thì người nhận và thủ kho phải ký vào cả hai liên phiếu. Thủ kho giữ lại 1 liên để ghi vào thẻ kho, 1 liên còn lại người nhận đưa về cho tổ trưởng các tổ đội sản xuất hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách công tình để kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu. Các phiếu xuất kho được thủ kho tập hợp lại theo chủng loại toàn đội sản xuất.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiến hành phân loại vật tư theo từng công trình. Cuối tháng, các đội mang toàn bộ chứng từ đã tập hợp được gửi lên phòng kế toán DN. Từ các chứng từ nhận được kế toán trưởng ở DN sẽ lập các bảng và số tương ứng với các chứng từ đó. Bảng chi tiết, sổ chi tiết...
Biểu số 07:
Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 02 /VT
Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14 tháng 09 năm 2006
PHIẾU XUẤT KHO của Bộ Tài chính
Ngày 04 tháng 11 năm 2008 Số: 15 Nợ: 136 Có: 152 - Họ tên người nhận hàng: Đặng Văn Thanh.
- Địa chỉ:...
- Lý do xuất:Xuất cho thi công công trình. - Xuất tại kho: công trình khu dân cư Đại An.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Cát đen m3 900 52.000 46.800.000 2 Cát vàng m3 170 102.000 17.340.000 3 Đá 2x4 m3 45 240.000 10.800.000 4 Xi măng PC30 Tấn 8 890.00 7.120.000 Cộng X X X X X 82.060.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Tám mươi hai triệu, không trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 03 tháng 11 năm 2007
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
Biểu số 08:
Đơn vị: Doanh Nghiệp Tư Nhân Đông Giang. Mẫu số 02 /VT
Địa chỉ: 31 Hoàng Diệu - Cẩm Thượng - Hải Dương Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14 tháng 09 năm 2006
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Số: 16 Nợ: 136 Có: 152 - Họ tên người nhận hàng: Đặng Văn Thanh.
- Địa chỉ:...
- Lý do xuất:Xuất cho thi công công trình. - Xuất tại kho: công trình khu dân cư Đại An.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số DVT Số lượng Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Thép 014 kg 4000 11.000 44.000.000 2 Xi măngpc40 Tấn 24 892.000 0 21.408.000 3 Cát vàng m3 150 102.000 15.300.000 Xi măng PC30 Tấn 2,7 890.00 2.403.000 Cộng X X X X X 83.111.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Tám mươi ba triệu, một trăm mười
một nghìn đồng chẵn. Ngày 03 tháng 11 năm
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho