và môi trường EEC.
Khâu lựa chọn đối tác: Đối với công ty thương mại khâu lựa chọn đối tác rất quan trọng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Để có một đối tác tin cậy và lâu dài công ty cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng để có đầy đủ các thông tin về họ, xem xét các khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp với yêu cầu của công ty không? Từ đó xây dựng mối quan hệ, lâu bền.
Công ty cổ phần kỹ thuật năng lượng và môi trường EEC đã nhận ra vai trò của đối tác là rất quan trọng lên các sản phẩm thiết bị điện công nghiệp, vật liệu xây dựng, hóa chất của công ty thường có nhiều nhà cung cấp khác nhau, nên công ty luôn chủ động trong các hoạt động khi có liên quan đến nguồn cung ứng.
Thiết bị điện công nghiệp chiếm tỷ trọng lớn về tổng sản phẩm và tổng doanh số của công ty, nên ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm, và luôn thận trọng trong việc lựa chọn đối tác cho cho sản phẩm này, sản phẩm thiết bị điện công nghiệp được nhập từ nhiều nhà sản xuất khác nhau như : Máy phát điện có công suất từ 10 KVA đến 2500 KVA, máy biến áp, máy nén khí… được nhập từ các hãng nổi tiểng như: Miatsubishi của Nhật, Perkins của Anh,
John Deere của Mỹ, Doosan của Hàn Quốc, Iveco của Ý, Volvo của Thụy Điển và Weichai của Trung Quốc. Cụ thể:
Năm 2006 nhà cung cấp Doosan của Hàn Quốc đã xuất cho công ty lô hàng có chất lượng sản phẩm động cơ điện không tốt, không đảm bảo chất lượng như lô hàng có sản phẩm khuyết tật 2/50 động cơ chiếm 4% sản phẩm khuyết tật của lô hàng, và chiếm 2.1% tổng sản phẩm động cơ nhập năm 2006.
Năm 2008 nhà cung cấp Volvo của Thụy Điển xuất cho công ty lô hàng máy phát điện không đúng thời gian giao hàng 7 ngày làm cho công ty bị thiệt hại 10 triệu tiền đền bù cho khách hàng vì không đúng thời gian quy định.
Như vậy thông qua khâu này công ty nên tìm những đối tác cung cấp sản phẩm có chất lượng cao, trước khi đi đến hợp tác lâu dài công ty lên có các thông tin đầy đủ về các nhà cung ứng này.
Khâu đàm phán ký kết hợp đồng: Trong quá trình ký kết hợp đồng diễn ra đòi hỏi công ty cần phải hết sức nhạy bén và nhanh nhạy trong việc đưa ra các điều kiện cũng như chấp nhận các điều khoản của đối tác đưa ra trong hợp đồng, khâu này rất được các cán bộ lãnh đạo công ty quan tâm và chú trọng nên công ty ít gặp các hợp đồng bất lợi đối với công ty (về thời gian, địa điểm, chất lượng không đảm bảo, số lượng không đúng, giá thành không phù hợp…)
Sản phẩm thiết bị điện công nghiệp thường có giá trị lớn, nếu trong quá trình ký kết hợp đồng xảy ra sai sót nhỏ cũng gây thiệt hại rất lớn đến lợi nhuận của công ty, chính vì vậy công ty rất thận trọng trong việc đưa ra các các điều kiện cũng như chấp nhận các điều khoản trong hợp đồng, do vậy số hợp đồng bất lợi cho công ty về số lượng, chất lượng, địa điểm thời gian giao hàng…chiếm tỷ lệ khoảng 0.1 % qua các năm, được thể hiện qua năm:
Năm ∑số HĐ đã ký Tên đối tác Số HĐ có sai sót Trị giá Tỷ lệ( %) 2006 111 Miatsubish; John Deere;
Doosan; Weichai; Perkins.
2007 112 Volvo; Iveco;Miatsubish;
Perkins;Weichai; Doosan. 1 347.1 0.9 2008 113 Miatsubish; Perkins; John
Deere; Doosan; Weichai.
0 0 0
Bảng3. 4: Thống kê số hợp đồng sai sót thực hiện trong năm 2006/2007/2008.
Năm 2007 khi công ty ký kết với nhà cung cấp Iveco của Ý mua 1 máy phát điện trị giá 347.100.000VNĐ (2.103.636,4 USD) với công xuất 138KV, tần số 50HZ, với trọng lượng 1500kg, trong hợp đồng công ty không có điều khoản về vỏ ngoài cách âm của máy lên nhà cung cấp không có vỏ cách âm và giá vỏ cách âm được tính riêng, công ty đã thiệt hại 3.613USD tương đương với 59.614.500 VNĐ.
Khâu nhập hàng và kiểm tra hàng: Trong quá trình nhập hàng đòi hỏi công ty phải kiểm tra về số lượng, chất lượng, mẫu mã và kích thước, các thông số kỹ thuật cơ bản của sản phẩm có đúng theo những điều khoản trong hợp đồng hay không.…. Nếu thấy có chi tiết nào không đúng với các điều khoản trong hợp đồng thì phải thông báo ngay cho đối tác biết để nhanh chóng có các biện pháp khắc phục. Nếu khâu nhập hàng diễn ra theo đúng quy trình đã đề ra thì công tác kiểm tra chất lượng sẩn phẩm và khâu nhập kho sẽ được diễn ra một cách thuận lợi và đơn giản hơn rất nhiều so với việc nhập hàng không đúng với những gì đã được đặt ra.
Trên thực tế khâu nhập hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa đều do phòng kinh doanh phụ trách. Phòng kinh doanh đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên trách nhiệm là quá lớn, đây chính là nguyên nhân khi nhập hàng còn nhiều sai sót, sản phẩm nhập về không đạt yều cầu. (Bảng 3.4).
Tên sản phẩm
Năm
Thiết bị điện công nghiệp
Vật liệu xây dựng Hóa chất Số sản phẩm nhập Số sản phẩm hỏng Số sản phẩm nhập Số sản phẩm hỏng Số sản phẩm nhập Số sản phẩm hỏng 2006 512 11 450 11 246 4 2007 521 12 466 13 253 4
2008 530 12 487 11 263 5
Theo phòng kinh doanh Bảng 3.5 : Thống kê sản phẩm hỏng khi nhập về của 3 năm 2006/2007/2008
Qua bảng 3.5 cho thấy số sản phẩm hỏng của công ty khi nhập về vẫn còn chiếm tỷ lệ cao như sản phẩm thiết bị điện công nghiệp chiếm khoảng 2,3%, vật liệu xây dựng chiếm khoảng 2,7%, hóa chất chiếm khoảng 1,8%, máy cơ khí chiếm khoảng 1,7% so với tổng sản phẩm nhập về. Điều này làm ảnh hưởng khá lớn đến doanh số cũng như lợi nhuận của công ty.
Cụ thể về sản phẩm thiết bị điện công nghiệp của công ty:
Tên sản phẩm
Máy phát điện
Máy biến áp Máy nén khí Động cơ điện Tủ điện Số máy nhập Số máy khuyết tật Số máy nhập Số máy khuyết tật Số máy nhập Số máy khuyết tật Số máy nhập Số máy khuyết tật Số máy nhập Số máy khuyết tật 2006 120 3 109 2 92 2 97 2 94 2 2007 123 3 111 2 92 2 100 3 95 1 2008 131 3 112 1 93 2 99 2 95 1
Theo nguồn phòng kinh doanh Bảng 3.6: Thống kê số máy điện bị khuyết tật nhập khẩu trong các năm 2006/2007/2008.
Qua bảng 3.6 cho thấy sản phẩm máy biến áp có tỷ lệ khuyết tật nhỏ nhất trong các sản phẩm thiết bị điện công nghiệp và nhiều nhất là máy phát điện, một trong những nguyên nhân làm cho số máy bị khuyết tật là do trong quá trình kiểm tra chất lượng hàng hóa các nhân viên chưa chú trọng đến các phương pháp kiểm tra, các thông số kỹ thuật cơ bản của sản phẩm.
Khâu vận chuyển và bảo quản hàng hóa: Tùy vào từng mặt hàng mà công ty sử dụng phương tiện vận chuyển khác nhau. Các sản phẩm của công ty khi nhập về thường không bán ngay được, công ty nhận thấy việc bảo quán hàng hóa khi chờ bán là cần thiết vì sản phẩm của công ty thường là máy móc có giá trị lớn, hơn nữa nước ta thuộc vùng khí hậu nhiệt đới nên khí hậu có những biến đổi bất thường dễ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, nhận biết được tầm quan trọng này công ty đã xây dựng 2 kho bảo ở huyện Sóc Sơn và
huyện Thanh Trì với diện tích là 300m2 và 400m2, hệ thống kho này đáp ứng yêu cầu để dự trữ và bảo quản hàng hóa của công ty.
Đặc biệt đối với sản phẩm thiết bị điện công nghiệp có giá trị kinh tế cao, có các đặc thù riêng cho nên công ty đã thuê các xe chuyên dụng để tránh những tác động xấu đến chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, các phương tiện bốc xếp cũng được công ty lựa chọn kỹ càng để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm. Để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong thời gian chờ bán công ty bảo quản hàng hóa trong hệ thống kho ở Sóc Sơn và Thanh Trì, hệ thống kho của công ty có các tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn và không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm như nhiệt độ trong hệ thống kho luôn được duy trì ở 20 đến 32 độ.
Do vậy trong năm 2006/2007/2008 công tác bảo quản của công ty không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
Khâu xuất bán và dich vụ hậu mãi: Để bảo đảm hàng hóa đến tay khách hàng có chất lượng tốt, trước khi bán hàng công ty kiểm tra lại hàng hóa để phát hiện các sản phẩm bị lỗi có thể sửa chữa kịp thời, tránh tình trạng khi khách hàng sử dụng sản phẩm không đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
Với phương châm khách hàng là trên hết nên công ty rất chú trọng đến các công tác dịch vụ khách hàng, làm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Cụ thể, sách hướng dẫn sử dụng sản phẩm của nhà sản xuất bằng tiếng Anh, công ty đã dịch ra tiếng Việt giúp cho khách hàng tiện lợi khi sử dụng, thực hiện các chương trình khuyến mại, giảm giá theo khối lượng mua. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số dịch vụ hậu mãi như vận chuyển hàng hóa đến tận nơi theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên công ty chỉ tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách hàng và chưa có chiến lược cụ thể để nâng cao chất chất lượng hàng hóa
Cụ thể: Các khiếu nại về sản phẩm thiết bị điện công nghiệp của công ty đã xử lý trong năm 2006/2007/2008.
stt
Sản phẩm Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ 1 Máy phát điện 2 33,3 1 16,7 0 0 2 Máy biến áp 2 33,3 2 33,3 1 20 3 Động cơ 1 16,7 2 33,3 1 20 4 Máy nén khí 0 0 1 16,7 2 40 5 Tủ điện 1 16,7 0 0 1 20 Tổng số khiếu lại 6 100 6 100 5 100
Bảng 3.7: Thống kê các khiếu lại công ty đã xử lý —Theo phòng kinh doanh
Qua bảng 3.7 cho thấy máy biến áp có số khiếu lại cao và tủ điện có số khiếu nại thấp trong sản phẩm thiết bị điện công nghiệp tại công ty..
Năm 2006 có 13 phản ánh của nhưng công ty mới xử lý được đơn trong đó có 3 đơn của năm 2005, năm 2007 có 10 đơn phản ánh công ty mới xử lý được 6 đơn trong đó có 2 đơn của năm 2006, năm 2008 có 9 đơn phản ánh công ty xử lý được 5 đơn trong đó có 1 đơn của năm 2007. Như vậy số khiếu nại của khách hàng giảm dần xuống qua các năm.
Tóm lại : Chất lượng của sản phẩm thiết bị điện công nghiệp không thể
hiện ở một khâu cụ thể nào mà phải được đảm bảo cả quá trình từ khâu lựa chọn đối tác đến khâu xuất bán và dịch vụ hậu mãi, chúng ảnh hưởng trực tiếp chất lượng của sản phẩm do đó công ty cần quan tâm chú trọng đến tất cả các khâu, mà không nên bỏ qua bất kỳ một khâu nào trong quá trình, điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo lòng tin cho khách hàng, và nâng cao vị thế cạnh tranh so với cách đối thủ cạnh tranh.
3.4.2.2.. Thực trạng về quản trị chất lượng hàng hóa của công ty.
Là công ty thương mại nên hàng hóa của công ty đều nhập từ các nhà sản xuất trong và ngoài nước,và để thu hút được khách hàng thì sản phẩm của công ty không chỉ cạnh tranh về giá mà còn cạnh tranh cả về chất lượng sản phẩm, phương châm của công ty: “Luôn kinh doanh những sản phẩm tốt và duy trì lợi thế cạnh tranh thông qua việc được gia tăng giá trị trong chất lượng và dịch vụ”.Công ty chưa có phòng quản trị chất lượng riêng nên công tác quản trị chất lượng sản phẩm của công ty do phòng kinh doanh phụ trách.
Chính sách chất lượng của công ty.
Công ty thành lập năm 2005 luôn phấn đấu trở thành doanh nghiệp có uy tín trên thị trường, ban lãnh đạo của công ty nhận thức về vai trò ý nghĩa của ISO9001- 2000, tháng 11/2008 công ty bước đầu áp dụng hệ thống này như: các công cụ thống kê trong quản lý chất lượng,. Để thực hiện chính sách trên công ty cam kết:
(1) Thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng.
(2) Đầu tư máy móc để nâng cao chất lượng sản phẩm.
(3) Mở rộng thị trường ra 3 miền Bắc – Trung – Nam.
(4) Đào tạo thích hợp cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
(5) Cung cấp đầy đủ điều kiện, môi trường làm việc an toàn cho nhân viên.
(6) Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, phấn đấu tăng năng suất lao động, đảm bảo việc làm, thu nhập của nhân viên ccao hơn so với năm trước.
(7) Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác có liên quan.
(8) Cải tiến thường xuyên các quá trình, hệ thống quản lý chất lượng và trách nhiệm xã hội.
Chính sách này đượ phổ biến rộng rãi đến tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, khách hàng, nhà cung ứng và các bên có liên quan.
Hệ thống tài liệu chất lượng của công ty.
Công ty đã viết và thiết kế các văn bản với mục đích, mọi hoạt động và chính sách chất lượng sản phẩm của công ty đạt hiệu quả cao trong việc áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống chất lượng ISO 9001-2000, Việc sử dụng hệ thống tài liệu sẽ giúp tổ chức:
- Giúp người quản lý có thể đo lường theo dõi được hiệu năng của các quá trình hiện tại và kết quả của những cải tiến đạt được.
- Đào tạo nhân viên, lặp lại công việc một cách thống nhất
- Cung cấp bằng chứng khách quan khi đánh giá hệ thống tài liệu, các thủ tục quá trình đã được xác định và kiểm soát.
- Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp của hệ thống quản lý chất lượng . Công ty xây dựng hệ thống chất lượng gồm các văn bản về chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, và các quy trình hướng dẫn công việc…nhằm duy trì hệ thống chất lượng, nâng cao chất lượng hàng hóa, tạo lòng tin cho khách hàng. Nhưng trên thực tế đó chỉ là các văn bản chưa được các nhân viên thực hiện một cách nghiệm túc vì họ vẫn làm việc theo thói quen cũ chưa thực sự chấp hành nghiêm chỉnh. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho chất lượng sản phẩm của công ty chưa cao, còn xảy ra nhiều hư hỏng và khuyết tật.
Hệ thống tài liệu đối với sản phẩm thiết bị điện công nghiệp của công ty bao gồm những văn bản chủ yếu say:
+ Tài liệu công bố chuẩn đầu ra và đầu vào của sản phẩm.
+ Tài liệu mô tả các bước của các khâu trong qúa trình xuất nhập khẩu của công ty.
+ Bảng công việc tiêu chuẩn.
+ Tài liệu lưu lại các hoạt động đã thực hiện của công ty. + Tài liệu hướng dẫn cách khắc phục sai sót khi thực hiện.
+ Quy trình hướng dẫn kiểm tra, kiểm soát các khâu trong quy trình xuất nhập khẩu đối với sản phẩm thiết bị điện công nghiệp: quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng ban có liên quan đến các khâu trong quá trình xuất nhập hàng hóa của công ty .
Tóm lại: Quản trị chất lượng sản phẩm thiết bị điện của công ty đã được thực hiện ở tất cả các khâu của quá trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên do công ty chưa có bộ phận quản trị chất lượng riêng nên phong kinh doanh của công ty phải kiêm nhiệm nhiệm vụ này. Do khối lượng công việc quá nhiều, đồng thời là nhiệm vụ kiêm thêm nên kiến thức chuyên sâu của cán bộ công nhân viên