5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.1Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng 1 Chứng từ, bỏo cỏo và sổ kế toỏn
3.2.1.1. Chứng từ, bỏo cỏo và sổ kế toỏn
a. Chứng từ:
- Phiếu yờu cầu mua hàng: Được lập bởi cỏc bộ phận trong doanh nghiệp khi cú nhu cầu mua hàng. Phiếu yờu cầu mua hàng bao gồm cỏc thụng tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng, thời gian nhận hàng… Phiếu này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp nhận của người quản lớ bộ phận yờu cầu
- Đơn đặt hàng: Chứng từ này được lõp lập bởi bộ phận mua hàng xỏc định yờu cầu của doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giỏ cả, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng, thanh toỏn… Khi đơn đặt hàng được chấp nhận thỡ nú trở thành hợp đồng phỏp lớ ràng buộc hai bờn.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập căn cứ trờn số lượng, chất lượng, qui cỏch hàng thực nhận
Khoa Kế toỏn kiểm toỏn 53
- Húa đơn bỏn hàng của người bỏn (HĐGTGT, HĐBH): Đõy là chứng từ xỏc định quyền sở hữu hàng húa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toỏn của người mua đối với người bỏn.
- Chứng từ thanh toỏn (Phiếu chi, bỏo nợ…): Là những chứng từ được dựng trong hệ thống thanh toỏn theo chứng từ nhằm ghi nhận cỏc thụng tin liờn quan đến thanh toỏn cho một húa đơn nào đú.
- Chứng từ hàng mua trả lại (Biờn bản kiểm nhận hàng húa…): Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua khụng đỳng yờu cầu, trả lại người bỏn. Chỳng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giỏ đơn vị và số tiền của hàng mua trả lại.
b. Sổ sỏch:
- Sổ kế toỏn tổng hợp:
+ Theo hỡnh thức NKC: Nhật kớ chung, nhật kớ mua hàng, sổ cỏi cỏc TK + Theo hỡnh thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kờ số 8; Sổ cỏi cỏc TK - Sổ kế toỏn chi tiết: Sổ chi tiết hàng húa, sổ chi tiết thanh toỏn người bỏn…
c. Bỏo cỏo:
- Bỏo cỏo kiểm soỏt: Là bỏo cỏo với mục đớch tổng hợp tất cả cỏc thay đổi trong một tập tin dữ liệu để dảm bảo tất cả cỏc dữ liệu đều được cập nhật và xử lớ đầy đủ.
+ Bỏo cỏo tổng giỏ trị mua hàng, bỏo cỏo này cung cấp để kiểm soỏt xử lớ của hệ thống cú chớnh xỏc và đầy đủ khụng;
+ Bỏo cỏo liệt kờ tất cả cỏc đơn dặt hàng mua, tất cả cỏc phiếu nhập kho, tất cả cỏc sec thanh toỏn…nhằm giỳp cho việc kiểm soỏt dữ liệu cú được cập nhật và xử lớ đầy đủ, chớnh xỏc khụng.
- Bỏo cỏo đặc biệt: Là bỏo cỏo được lập theo yờu cầu nào đú của người sử dụng thụng tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lớ và lập kế hoạch.
+ Bỏo cỏo cỏc húa đơn mua hàng chưa thanh toỏn + Bỏo cỏo phõn tớch cỏc khoản phải trả theo thời hạn nợ + Bỏo cỏo nhu cầu tiền thanh toỏn
+ Bỏo cỏo thụng tin về nhà cung cấp