5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.1.2Luõn chuyển chứng từ và qui trỡnh xử lớ nghiệp vụ mua hàng, thanh toỏn
- Bộ phận yờu cầu: Lập Phiếu yờu cầu mua hàng. Bộ phận này cú thể là bất kỡ bộ phận nào trong doanh nghiệp cú nhu cầu cần bổ sung về nguyờn vật liệu, hàng húa, tài sản cố định…
+ Yờu cầu nguyờn vật liệu được lập bởi quản đốc phõn xưởng hoặc kế toỏn kho + Yờu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận bỏn hàng hoặc kế toỏn kho…
Phiếu yờu cầu mua hàng được lập 3 liờn, 1 liờn lưu, 1 liờn gửi bộ phận mua hàng, 1 liờn gửi kế toỏn theo dừi thanh toỏn
- Bộ phận mua hàng: Đõy là bộ phận cú chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xỏc định cỏc điều kiện cú liờn quan tới việc mua hàng như giỏ cả, điều kiện thanh toỏn, điều kiện giao hàng, bảo hành…Bộ phận này lập Đơn đặt hàng và lập 5 liờn, gửi cho người cung cấp, kế toỏn thanh toỏn phải trả, bộ phận yờu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu.
- Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nờn tỏch khỏi chức năng kho hàng nhằm nõng cao hiệu quả kiểm soỏt. Bộ phận này cú chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập Phiếu nhập kho( hoặc Bỏo cỏo nhận hàng). Phiếu nhập kho lập 4 liờn, gửi đến bộ phận mua hàng, bộ phận yờu cầu, bộ phận kế toỏn và lưu. Người giỏm sỏt bụ phận này cho nhiệm
vụ đối chiếu giữa Phiếu nhập kho và Đơn đặt hàng để cú thể tiếp tục xử lớ nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận kho hàng: Đõy là bộ phận bảo quản về hiện vật tất cả cỏc loại hàng tồn kho. Khi nhận hàng thủ kho phải kớ nhận vào Phiếu nhập kho và gửi Phiếu nhập kho cho bộ phận kế toỏn.
- Bộ phận kế toỏn thanh toỏn: Kế toỏn phải đối chiếu 4 loại chứng từ gồm Phiếu yờu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và húa đơn người bỏn trước khi ghi sổ và làm thủ tục thanh toỏn. Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toỏn cho người bỏn, chứng từ thanh toỏn sẽ lưu trong hồ sơ chứng từ đó quyết toỏn. Hàng thỏng bộ phận kế toỏn sẽ kiểm tra sổ chi tiết, cộng sổ và chuyển số tổng về bộ phận kế toỏn tổng hợp (nếu là kế toỏn thủ cụng)
- Bộ phận tài vụ: Kiểm tra cỏc chứng từ thanh toỏn bằng cỏch đối chiếu với cỏc chứng từ liờn quan; chấp nhận chứng từ thanh toỏn và lập sộc thanh toỏn khi đến hạn. Sec phải được cấp cú thẩm quyền kớ phỏt hành, số sec sẽ được ghi trờn chứng từ thanh toỏn sau đú chuyển chứng từ thanh toỏn cho kế toỏn theo dừi thanh toỏn. Sec được gửi kốm theo giấy bỏo trả tiền cho người bỏn sau khi đó ghi vào nhật kớ chi. Hàng ngày cộng sổ nhật kớ chi, cuối thỏng chuyển số tổng về bộ phận kế toỏn tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ cỏi.
Nếu thực hiện kế toỏn trờn mỏy tớnh thỡ việc ghi nhận, xử lớ, lưu trữ khỏc biệt so với kế toỏn thủ cụng tựy thuục vào sự khỏc biệt của tổ chức hệ thống.