5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng 1 Chu trỡnh bỏn hàng
3.2.2.1 Chu trỡnh bỏn hàng
Chu trỡnh doanh thu gồm cỏc nghiệp vụ kế toỏn ghi nhận những sự kiện phỏt sinh liờn quan đến doanh thu và thanh toỏn. Cú 4 sự kiện kinh tế trong chu trỡnh doanh thu
- Nhận đặt hàng của khỏch hàng
- Giao hàng húa cho khỏch hoặc thực hiện hoạt động dịch vụ - Yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn
- Thu tiền.
Trong trường hợp bỏn hàng thu tiền ngay, cỏc sự kiện kinh tế này xảy ra đồng thời nờn hệ thống kế toỏn ghi chộp 4 sự kiện trờn trong cựng một nghiệp vụ kế toỏn. Trường hợp bỏn chịu thỡ mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toỏn ở tại một thời điểm khỏc nhau.
* Nhận và xử lớ đơn đặt hàng của khỏch hàng: Bộ phận bỏn hàng nhận yờu cầu từ khỏch hàng, kiểm tra thụng tin về hàng yờu cầu, lập lệnh bỏn hàng, chuyển bộ phận tớn dụng chấp thuận bỏn chịu và cuối cựng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khỏch hàng. Chứng từ ghi nhận hoạt động này là Đơn đặt hàng và lệnh bỏn hàng.
- Đơn đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới xỏc định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức vận tải, điều kiện thanh toỏn….
- Lệnh bỏn hàng: Là chứng từ nội bộ do bộ phận bỏn hàng lập cho phộp cỏc bộ phận liờn quan thực hiện xuất kho, giao hàng cho khỏch. Lệnh bỏn hàng mụ tả cỏc thụng tin về hàng húa, số lượng, giỏ bỏn, khỏch hàng… Nếu bỏn chịu thỡ lệnh bỏn hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tớn dụng để xột duyệt. Thụng tin về lệnh bỏn hàng được gửi cho bộ phận kho làm căn cứ để xuất hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đúng gúi, cho khỏch hàng để xỏc nhận đặt hàng được chấp thuận cho bộ phận kế toỏn để theo dừi thanh toỏn.
* Gửi hàng cho khỏch hàng: Bộ phận gửi hàng giao hàng cho khỏch theo đỳng thời hạn giao hàng và địa điểm chỉ định. Bộ phận này lập giấy gửi hàng hoặc vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải.
* Lập húa đơn bỏn hàng: Đõy là chứng từ xỏc định quyền sở hữu hàng húa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toỏn của người mua đối với người bỏn. Chứng từ này bao gồm cỏc thụng tin về hàng bỏn như chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tớnh, tiền, điều kiện thanh toỏn…Chứng từ này lập 3 liờn, dựng để lưu, gửi cho khỏch hàng và cho kế toỏn thanh toỏn.
* Thu tiền: Khi bộ phận tớn dụng thu được sec thanh toỏn, phải lập bảng kờ sec và chuyển sec cho thủ quĩ và cho kế toỏn theo dừi thanh toỏn.
* Giấy bỏo trả tiền:Là chứng từ gửi cho người mua kốm húa đơn bỏn hàng. Khi người mua thanh toỏn tiền, người mua sẽ gửi lại giấy bỏo trả kốm số tiền thanh toỏn nhằm mục đớch giỳp người bỏn ghi chớnh xỏc người thanh toỏn, số tiền và nội dung thanh toỏn.
* Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xúa nợ phải thu
Nếu bị trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại. Căn cứ vào phiếu nhập kho và biờn bản kiểm nhận hàng húa của người mua, kế toỏn theo dừi thanh toỏn ghi giảm khoản nợ phải thu khỏch hàng.