Bỏo cỏo tổng quỏt cú một ý nghĩa quan trọng trong bỏo cỏo kiểm toỏn. Nú trỡnh bày một cỏch vắn tắt những nột chớnh của cuộc kiểm toỏn: mục đớch, phạm vi, cỏc phỏt hiện và ý kiến của kiểm toỏn viờn. Như vậy, bỏo cỏo tổng quỏt khụng chỉ giới thiệu sơ bộ về bỏo cỏo kiểm toỏn mà cũn giỳp người đọc nắm được và cú một cỏi nhỡn tổng quỏt những vấn đề chớnh của cuộc kiểm toỏn trước khi đi vào xem xột chi tiết. Bỏo cỏo tổng quỏt thường bao gồm những nội dung sau:
• Ngày bỏo cỏo. • Người nhận. • Lời núi đầu.
• Mục đớch và phạm vi kiểm toỏn.
• Nội dung cỏc phỏt hiện hoặc ý kiến vắn tắt. • Yờu cầu phỳc đỏp.
• Ký tờn.
• Tờn cỏc kiểm toỏn viờn tham gia. • Cỏc nơi nhận bỏo cỏo.
• Mục lục.
Hỡnh IV.2: Trỡnh bày bỡa một bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ
TỔNG CễNG TY THẮNG LỢI Phũng Kiểm toỏn nội bộ
---
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh Văn phũng Tổng cụng ty
Ngày 31.12.1997
TỔNG CễNG TY HOÀN CẦU Cụng ty Hải Đường ---
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn cụng tỏc an toàn lao động và phũng chỏy chữa chỏy tại
Tổ kiểm toỏn nội bộ Sở Cụng nghiệp tỉnh XXX
Cụng ty Hũa Bỡnh ---
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn chi phớ sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị
Sỏu thỏng đầu năm 1998
TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Tổng Cụng ty Thương mại Hải Âu Phũng Kiểm toỏn nội bộ
---
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn chi phớ xõy dựng cơ bản Cụng trỡnh tổng kho số 10
Thỏng 10.1998
Tổ Kiểm toỏn Xõy dựng cơ bản
Hỡnh VI.3 minh họa một bỏo cỏo tổng quỏt
Thành phố Hồ Chớ Minh, ngày 17.2.1998
Kớnh gửi: ễng Đặng Văn Chiến, phú tổng giỏm đốc Cụng ty Hựng Cường
Chỳng tụi vừa hoàn thành cụng việc kiểm toỏn cỏc dịch vụ y tế và việc thanh toỏn tại bộ phận y tế của cụng ty trong giai đoạn từ 20.5.1997 (ngày bộ phận y tế được thành lập) đến 31.12.1997.
Bộ phận y tế được tổ chức như một bộ phận trực thuộc cụng ty để theo dừi và điều trị cho tất cả nhõn viờn sống trong khu vực thành phố Hồ Chớ Minh. Trước ngày 20.5.1997, cỏc dịch vụ này cụng ty thuờ bệnh viện X thực hiện.
Cuộc kiểm toỏn được thực hiện trong giai đoạn đầu hoạt động của bộ phận y tế nhằm xỏc định cỏc chi phớ điều trị để tạo cơ sở cho việc so sỏnh giữa cỏc kỳ với nhau. Nú cũng nhằm đỏnh giỏ hiệu lực của cỏc thủ tục kiểm soỏt nội bộ liờn quan đến quỏ trỡnh thực hiện cỏc dịch vụ y tế. Cụng việc của chỳng tụi chỉ giới hạn trong việc phõn tớch hệ thống, cỏc quy trỡnh và thủ tục và cỏc thử nghiệm kiểm toỏn mà chỳng tụi cho rằng thớch hợp trong từng trường hợp cụ thể.
Núi chung, chỳng tụi nhận thấy cỏ quy trỡnh điều trị và thanh toỏn được thiết kế và hoạt động tốt. Cỏc trường hợp điều trị được thanh toỏn tuõn thủ cỏc quy định, tuy nhiờn thời gian điều trị thường quỏ dài. Hồ sơ cỏc trường hợp đó điều trị thỡ được thiết kế tốt và sắp xếp ngăn nắp, nhưng cỏch lưu trữ hồ sơ đang điều trị thỡ chưa được tốt. Một vấn đề nữa là đơn vị đang thiếu chuyờn viờn xử lý dữ liệu chủ chốt, người này vừa bị qua đời vỡ tai nạn, đó khiến hệ thống bị quỏ tải và kết quả là một số bỏo cỏo chủ yếu bị chậm trễ.
Phần sau đõy của bỏo cỏo sẽ đưa ra cỏc phỏt hiện cụ thể và cỏc kiến nghị. Một bản bỏo cỏo này sẽ được gửi cho kế toỏn trưởng bộ phận y tế. Theo quy định cụng ty, ụng ta sẽ trả lời về bỏo cỏo kiểm toỏn này trong vũng 60 ngày từ ngày nhận.
Trõn trọng kớnh chào Nguyễn Văn Tõn
Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ Cỏc kiểm toỏn viờn tham gia Phạm Văn Hai
Nguyễn Thị Nga Nơi nhận:
ễng Đặng Văn Chiến, phú tổng giỏm đốc cụng ty ễng Ngụ Văn Tỏm, chủ tịch ủy ban kiểm toỏn cụng ty Bà Trần Thị Hoài, trưởng phũng nhõn sự cụng ty Bà Nguyễn Thị Thu Tõm, kế toỏn trưởng cụng ty ễng Nguyễn Đỡnh Toỏn, trưởng bộ phận tế ễng Lờ Bỡnh, kế toỏn trưởng bộ phận y tế
Ngày bỏo cỏo: Ngày ghi trờn bỏo cỏo tổng quỏt thường là ngày tất cả cỏc cụng việc cơ bản của cuộc kiểm toỏn đó hoàn thành (kể cả việc rà soỏt lại).
Trong kiểm toỏn độc lập, cỏc kiểm toỏn viờn đưa ra ý kiến của mỡnh về bỏo cỏo tài chớnh theo cỏc chuẩn mực kiểm toỏn, sẽ chịu trỏch nhiệm về ảnh hưởng đến bỏo cỏo tài chớnh của cỏc sự kiện xảy ra tại đơn vị kiểm toỏn cho đến ngày họ ghi trờn bỏo cỏo kiểm toỏn. Điều này phản ảnh tớnh chất phỏp lý và chuyờn nghiệp của kiểm toỏn viờn
trỏch nhiệm phải biết về những điều xảy ra liờn quan đến khớa cạnh mà họ kiểm tra và bỏo cỏo.
Người nhận: Bao gồm những người cú liờn quan và cú quyền hạn ảnh hưởng đến những thay đổi cần thiết. Thớ dụ một cuộc kiểm toỏn về tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng mỏy múc thiết bị tại một phõn xưởng sẽ phải gửi bỏo cỏo cho: Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ cụng ty, Kế toỏn trưởng (liờn quan đến cỏc chi phớ bảo dưỡng và sửa chữa), Trưởng phũng kỹ thuật (liờn quan đến cụng tỏc quản lý hồ sơ kỹ thuật của mỏy múc). Quản đốc phõn xưởng, Phụ trỏch kỹ thuật phõn xưởng. Thường danh sỏch này đó được phỏc thảo từ giai đoạn lập kế hoạch.
Lời núi đầu: Bao gồm những thụng tin vừa đủ để chỉ ra tổ chức hay chức năng được kiểm toỏn, vai trũ hoặc tầm quan trọng của nú. Trong phần này cũng cú thể nờu nguyờn nhõn dẫn đến cuộc kiểm toỏn, thớ dụ phong trào cho việc bàn giao cụng tỏc, thực hiện chương trỡnh kiểm toỏn định kỳ... Nếu cỏc thụng tin chi tiết quỏ dài, nờn nếu vắn tắt và tham chiếu đến phần phụ lục để xem chi tiết.
Mục đớch và phạm vi kiểm toỏn: Chỉ ra bộ phận hoặc hoạt động được kiểm toỏn, kốm theo giải thớch vắn tắt về phạm vi, mức độ của cuộc kiểm toỏn. Nếu phương phỏp kiểm toỏn cú gỡ đặc biệt, nờn giải thớch vắn tắt. Chỳ ý trỏnh dựng cỏc thuật ngữ nặng về chuyờn mụn hoặc chi tiết. Khi cú những giới hạn trong kiểm toỏn, thớ dụ những lĩnh vực khụng kiểm tra được, kiểm toỏn viờn cần nờu trong bỏo cỏo kiểm toỏn để người đọc hiểu được mức độ thực tế cụng việc kiểm toỏn viờn đó làm.
Nội dung cỏc phỏt hiện hoặc ý kiến vắn tắt: Chỉ nhấn mạnh về bản chất của cỏc phỏt hiện chứ khụng trỡnh bày chi tiết (cỏc bảng thuyết minh chi tiết sẽ trỡnh bày ở phần sau). Qua phần trỡnh bày này sẽ giỳp người đọc cú cỏi nhỡn khỏi quỏt về toàn bộ kết quả của cuộc kiểm toỏn: tỡnh hỡnh tương đối tốt, xấu, đang cải tiến, hay là đang xấu đi..., cỏc nhược điểm đang tồn tại; cỏc lĩnh vực cú thể tiết kiệm được; cỏc hoạt động cú rủi ro thực sự cao hơn mức cú thể chấp nhận được... Ở đõy cần cú một tinh thần hết sức khỏch quan. Khụng cần phải trỡnh bày ưu điểm ngang với khuyết điểm, tuy nhiờn nếu đơn vị thực sự tốt thỡ việc cụng nhận điều đú trờn bỏo cỏo là hợp lẽ cụng bằng.
Nội dung cỏc phỏt hiện cú tỏc dụng lụi cuốn sự chỳ ý của người đọc, thậm chớ ảnh hưởng đến những nhận thức và hành động của người đọc về những vấn đề trong bỏo cỏo và do đú cú vai trũ quan trọng trong việc thỳc đẩy cỏc hoạt động sửa chữa phự hợp.
Yờu cầu phỳc đỏp: Phần này sẽ chỉ ra đối tượng kiểm toỏn phải trả lời thế nào và trong thời gian bao lõu. Nội dung này rất cần thiết để đối tượng kiểm toỏn biết về nhiệm vụ phỳc đỏp của họ.
Trong một số trường hợp, kiểm toỏn viờn thu nhập thờm những phỳc đỏp hoặc kế hoạch giải quyết riờng cho từng phỏt hiện kiểm toỏn hay kiến nghị trong bỏo cỏo kiểm toỏn. Khi đú, một văn bản phỳc đỏp chung sẽ khụng cần thiết. Tuy nhiờn, cần lưu ý rằng từng phỳc đỏp riờng phải thực hiện bằng văn bản và phải cú chữ ký của cỏn bộ thớch hợp. Kiểm toỏn viờn lưu giữ tài liệu này như những tài liệu quan trọng khỏc.
Ký tờn: Cú thể là chữ ký của trưởng nhúm kiểm toỏn hoăc đại diện Phũng kiểm toỏn được phõn cụng chỉ đạo cuộc kiểm toỏn. Trong một số đơn vị, người ta yờu cầu bộ phận hay đối tượng được kiểm toỏn ký bờn cạnh chữ ký của kiểm toỏn viờn để thừa nhận những vấn đề trong bỏo cỏo kiểm toỏn.
Tờn cỏc kiểm toỏn viờn tham gia: Thường nằm ở phần cuối của bỏo cỏo tổng quỏt, mục đớch nhằm:
• Cho người quản lý biết cỏc kiểm toỏn viờn tham gia cuộc kiểm toỏn.
• Thừa nhận vai trũ cỏ nhõn của cỏc kiểm toỏn viờn, những người sẽ cựng nhau chịu trỏch nhiệm chặt chẽ về kết quả cuối cựng của cuộc kiểm toỏn. Kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn cũng tăng lờn khi kiểm toỏn viờn biết tờn mỡnh được ghi trờn bỏo cỏo.
• Tạo một cơ sở tham chiếu khi cần thiết.
Cỏc nơi nhận bỏo cỏo: Sự liệt kờ cỏc nơi nhận bỏo cỏo nhằm cho đối tượng kiểm toỏn biết cụng việc của họ được đưa cho ai xem. Theo nguyờn tắc chung, những người khụng cú quyền hay nhu cầu liờn quan đến thụng tin đú thỡ khụng được nhận bỏo cỏo. Những người quản lý ở đối tượng kiểm toỏn sẽ rất khú chịu nếu bỏo cỏo về hoạt động tại đơn vị của họ nếu đến tay những người khụng cú quyền hay nhu cầu phải biết về thụng tin đú. Vỡ vậy, việc kiểm toỏn viờn nờu những nơi nhận bỏo cỏo sẽ giỳp họ thoải mỏi hơn.
Trong một số trường hợp, cú những người chỉ nhận được một bộ phận của bỏo cỏo. Thớ dụ, kiểm toỏn viờn kiểm tra chi phớ sản xuất của một quy trỡnh sản xuất gồm hai phõn xưởng. Phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất cú quyền và cần phải nhận được kết quả kiểm tra tại cả hai phõn xưởng, nhưng quản đốc của mỗi phõn xưởng chỉ cần nhận phần bỏo cỏo kiểm toỏn cú liờn quan đến phần việc của họ mà thụi. Khi đú, bỏo cỏo kiểm toỏn nờn được thiết kế để cú thể tỏch ra và gửi đi một cỏch thuận tiện. Việc gửi đi cỏc bộ phận của bỏo cỏo kiểm toỏn cũng được thể hiện trờn bỏo cỏo tổng quỏt.
Mục lục: Cần thiết đối với cỏc bỏo cỏo kiểm toỏn dài và cú nhiều phụ lục, thuyết minh.