5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2. Nội dung hoạt động kiểm soát của kiểm toán nội bộ 1 Kiểm soát quá trình mua hàng
3.2.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
Bỏo cỏo của Mekongcapital cho phộp cỏc doanh nghiệp phỏt hiện và cú biện phỏp ngăn ngừa rủi ro trong khõu mua hàng hoỏ vật tư. Nú giỳp ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng, nhận hoa hồng của nhõn viờn phụ trỏch mua hàng.
Chỉ người cú thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
Rủi ro
Người khụng cú thẩm quyền cú thể vẫn đề nghị mua hàng được.
Giải phỏp
Cụng ty nờn chuẩn hoỏ và đỏnh số trước cỏc phiếu đề nghị mua hàng của từng phũng ban đề nghị mua hàng như là một biện phỏp kiểm soỏt cỏc phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chớnh xỏc. Phiếu này phải được người cú thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trờn sổ cỏi để người đề nghị mua hàng cú trỏch nhiệm về ngõn sỏch chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trỡnh phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro
Nhõn viờn mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhõn viờn này sử dụng cho mục đớch riờng và cú thể trỡnh hoỏ đơn để được thanh toỏn liờn quan đến khoản mua hàng hư cấu đú.
Giải phỏp
phũng thu mua tiến hành và phũng thu mua phải độc lập với cỏc phũng khỏc. Phũng thu mua chỉ nờn đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiờu chuẩn đó được người cú thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đỏnh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp cỏc thụng tin liờn quan đến hàng hoỏ/dịch vụ, số lượng, giỏ cả, quy cỏch, v.v…. Cỏc liờn của đơn đặt hàng này nờn được chuyển đến phũng nhận hàng, phũng kế toỏn và phũng đề nghị mua hàng để giỳp kiểm tra nhận hàng và thanh toỏn sau đú.
Kiểm soỏt việc nhận tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp
Rủi ro
Nhõn viờn mua hàng cú thể chọn nhà cung cấp mà khụng bỏn hàng hoỏ/dịch vụ phự hợp nhất hoặc ở mức giỏ thấp nhất cú thể vỡ nhõn viờn này nhận tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp.
Giải phỏp
Cụng ty nờn ỏp dụng cỏch thức đũi hỏi ớt nhất ba bỏo giỏ từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trờn một mức nào đú. Cụng ty nờn hoỏn đổi vị trớ cỏc nhõn viờn mua hàng để trỏnh tỡnh trạng một người cú quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, cụng ty nờn ỏp dụng một chớnh sỏch kỷ luật chặt chẽ khi phỏt hiện nhõn viờn nhận tiền hoa hồng khụng được phộp và nờn định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Cụng ty cũng nờn ỏp dụng cỏch thức mà cỏc phũng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phũng thu mua.
Nhận đỳng hàng
Rủi ro
Nhõn viờn nhận hàng cú thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoỏ sai về số lượng, chất lượng hay quy cỏch.
Giải phỏp
Nờn tỏch biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi cú thể được, và chức năng đặt hàng. Nhõn viờn nhận hàng, thường là thủ kho ở một số cụng ty, chỉ nờn nhận hàng khi đó nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phũng thu mua gửi đến. Những biờn bản nhận hàng được đỏnh số từ trước nờn được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhõn viờn nhận hàng nờn thực hiện cỏc biện phỏp thớch hợp để đo lường hàng hoỏ nhằm đảm bảo hàng hoỏ thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cỏch. Một nhõn viờn kiểm tra chất lượng độc lập nờn hỗ trợ việc nhận hàng nếu cỏc quy cỏch quỏ phức tạp mà nhõn viờn nhận hàng khụng thể đỏnh giỏ chớnh xỏc được. Biờn bản nhận hàng nờn cú một mục chỉ rừ đó kiểm tra chất lượng, nếu thấy phự hợp. Một liờn của biờn bản nhận hàng sau khi đó hoàn thành và ký xong nờn được gửi cho phũng kế toỏn để làm chứng từ hạch toỏn và gửi cho phũng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trỡnh mua hàng đó hoàn thành.
Ngăn chặn hoỏ đơn đỳp hoặc hoỏ đơn giả do nhà cung cấp phỏt hành
Rủi ro
Nhà cung cấp cú thể phỏt hành và gửi hoỏ đơn ghi sai số lượng, giỏ trị hoặc phỏt hành hoỏ đơn đỳp.
Giải phỏp
Khi cụng ty nhận được hoỏ đơn của nhà cung cấp, tất cả cỏc hoỏ đơn nờn được đỏnh số theo thứ tự để việc sau đú việc kiểm tra về tớnh liờn tục của cỏc số hoỏ đơn cú thể giỳp xỏc định việc tất cả cỏc hoỏ đơn nhận được đó được hạch toỏn. Một biện phỏp kiểm soỏt tốt cũng bao gồm việc đúng dấu lờn hoỏ đơn để ghi rừ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biờn bản nhận hàng, mó tài khoản, nếu phự hợp, và tờn viết tắt của nhõn viờn thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giỳp ớch cho quỏ trỡnh đối chiếu chứng từ. Kế toỏn nờn kiểm tra cỏc chi tiết
Thanh toỏn mua hàng chớnh xỏc
Rủi ro
Khi thanh toỏn bằng sộc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt cú thể cú thanh toỏn nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền khụng đỳng, hoặc đề xuất thanh toỏn cỏc khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoỏ đơn bị thanh toỏn hai lần liền.
Giải phỏp
Phũng kế toỏn, hoặc đối với một số cụng ty là bộ phận cụng nợ phải trả của phũng kế toỏn, nờn lưu giữ một danh sỏch cỏc ngày đến hạn thanh toỏn. Khi đến hạn, kế toỏn phải trỡnh khụng chỉ hoỏ đơn mà cả đơn đặt hàng và biờn bản nhận hàng cho người cú thẩm quyền ký duyệt thanh toỏn. Phũng mua hàng nờn cú trỏch nhiệm thụng bỏo cho phũng kế toỏn về bất kỳ thay đổi gỡ liờn quan đến việc mua hàng mà cú thể dẫn đến thay đổi thanh toỏn, chẳng hạn như thời hạn thanh toỏn, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thớch hợp trước khi thay đổi việc thanh toỏn. Tất cả cỏc sộc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nờn được đỏnh số trước. Hoỏ đơn đó thanh toỏn nờn được đúng dấu “Đó thanh toỏn” và số thứ tự của cỏc sộc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nờn được ghi lại.