2 5-
2.1.2. Cơ cấu Bộ máy tổ chức 26
Bộ máy tổ chức của một doanh nghiệp lữ hành phụ thuộc vào các yếu tố: phạm vi địa lý, nội dung và đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh lữ hành (yếu tố cơ bản mang tính chất quyết định cơ cấu tổ chức); khả năng tài chính và nhân lực của doanh nghiệp; các yếu tố thuộc về môi trường kinh doanh, tiến bộ khoa học kĩ thuật.
Các doanh nghiệp lữ hành ở Việt Nam, phần lớn là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên thường lựa chọn mô hình quản lý gồm : hội đồng quản trị, giám đốc, các bộ phận chức năng (bộ phận tổng, bộ phận nghiệp vụ lữ hành, bộ phận hỗ trợ phát triển).
Mai Ngọc Luân - VH1002 - 27 -
Là một doanh nghiệp trẻ có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đơn giản đã mang lại sự linh hoạt gọn nhẹ trong hoạt động quản lý điều hành của công ty, hơn nữa việc có một bộ máy tổ chức gọn nhẹ cũng đem lại những hiệu quả kinh tế không nhỏ cho việc duy trì hoạt động của công ty. Tất cả các phòng ban đều chịu sự quản lý của cấp lãnh đạo cao nhất là giám đốc, trực tiếp giao nhiệm vụ cũng như phân công công việc là phó giám đốc điều hành. Trong cơ cấu tổ chức, vì số thành viên công ty không nhiều nên có sự kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, một số thành phần trong bộ phận hỗ trợ phát triển được tiêu giảm và gộp chung vào loại hình kinh doanh khác, dưới sự điều hành, chỉ đạo của bộ phận nghiệp vụ lữ hành.
Trong đó:
- Giám đốc công ty là chị Nguyễn Thị Thu Trang, là người trực tiếp điều hành, chịu trách nhiệm trước các vấn đề phát sinh của công ty.
- Bộ phận nghiệp vụ lữ hành do anh Phạm Đức Bình (phó giám đốc điều hành quốc tế) phụ trách, trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các phòng ban trong công ty (thị trường, điều hành, hướng dẫn).
- Điều hành nội địa, tài chính kế toán, tổ chức hành chính do chị Vũ Thị Thanh Thụy đảm nhiệm;
Mai Ngọc Luân - VH1002 - 28 -
- Anh Trần Thăng Long là phó giám đốc marketing.
*) Bộ phận nghiệp vụ lữ hành:
- Bộ phận điều hành: đóng vai trò tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, là cầu nối giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp dịch vụ. Bộ phận này có nhiệm vụ triển khai mọi công việc từ điều hành chương trình du lịch đến cung cấp các dịch vụ du lịch, lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến chương trình du lịch, theo dõi quá trình thực hiện và xử lý các tình huống phát sinh khi thực hiện chương trình.
- Bộ phận hướng dẫn: đây là bộ phận quản lý trực tiếp đội ngũ hướng dẫn viên cơ hữu và cộng tác viên của doanh nghiệp, đóng vai trò sản xuất trực tiếp. Nhiệm vụ là tổ chức, điều động đội ngũ hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch; xây dựng, duy trì phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên của công ty. Hướng dẫn viên chính thức được hưởng mức lương 900.000đ/tháng và 150.000đ/ngày đi tour, kí hợp đồng lao động theo từng năm, hướng dẫn viên hợp đồng, làm việc bán thời gian được hưởng 200.000đ/ngày đi tour.
- Bộ phận thị trường (marketing): là chiếc cầu nối, hợp nhất mong muốn của người tiêu dùng với các nguồn lực của doanh nghiệp.Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, phối hợp với phòng điều hành xây dựng các chương trình du lịch, kí kết các hợp đồng với các hãng, cá nhân, duy trì mối quan hệ, đảm bảo thông tin của doanh nghiệp với khách hàng. Nghiên cứu tiến hành các công cụ quảng cáo tiết kiệm chi phí, chuyển các khoản chi cho hoạt động quảng cáo, chi phí bán không cần thiết (mũ du lịch, băng rôn, khẩu hiệu, quảng cáo trên truyền hình) vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm giá tour, tạo được sự cạnh tranh trên thị trường.
Ở công ty du lịch Five Stars, hoạt động thị trường cũng là nhiệm vụ của các hướng dẫn viên trong công ty, tuy phải đảm nhận thêm công việc nhưng đây cũng là cơ hội tiếp xúc với khách hàng trước khi phục vụ của mỗi nhân viên. Nhân viên bộ phận marketing được tính lương, thưởng như sau:
Mai Ngọc Luân - VH1002 - 29 -
800.000đ/tháng (thử việc), 1.000.000đ/tháng (nhân viên chính thức) và 200.000đ (tiền điện thoại), ngoài ra mọi nhân viên dù là thử việc hay chính thức còn được hưởng mức thưởng khoán theo giá trị sản phẩm khi ký được hợp đồng với khách là 30% lãi tour.
Trong nội dung hoạt động marketing của doanh nghiệp du lịch có 6 bước cơ bản đó là: lập kế hoạch marketing; nghiên cứu marketing; phân đoạn thị trường, lựa chọn thị trường mục tiêu, định vị sản phẩm; xây dựng và triển khai các chính sách marketing mix; kiểm soát marketing; xây dựng thương hiệu điểm đến du lịch. Như vậy, khi có được một sản phẩm chào bán, đó phải
là kết quả có chất lượng sau một quá trình nghiên cứu lâu dài mà công ty, nhân viên marketing, phòng điều hành phối hợp thực hiện.
Phòng thị trường thường được tổ chức dựa trên những tiêu thức phân đoạn thị trường và thị trường chủ yếu của doanh nghiệp. Hiện tại công ty đang chia nhân viên làm công tác thị trường theo khu vực địa lý và đối tượng khách, tận dụng, duy trì, phát triển các mối quan hệ đã được gây dựng trong quá trình hoạt động.
*) Bộ phận tổng hợp
- Tài chính, kế toán: có vai trò quản trị tài chính doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Theo dõi, ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp.
+ Báo cáo định kỳ, thông báo những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.