K ết cấu của Luận vă n
2.2.1.8 Ban kiểm soát
Ban kiểm soát không phải là mô hình bắt buộc trong mọi công ty TNHH. Theo quy định tại Điều 46 của Luật DN thì nếu công ty TNHH có từ
11 thành viên trở lên sẽ phải thành lập thêm Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát về mặt pháp lý, là cơ quan thay mặt các thành viên trong công ty giám sát, kiểm soát công tác điều hành của Giám đốc và bộ máy quản trị, chứ nó không có chức năng điều hành, cũng không có chức năng quyết
định như HĐTV.
Luật Doanh Nghiệp 2005 không qui định về quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, và của Trưởng BKS, mà các vấn
Hình 2.2 Cổng vào khu công nghiệp Nhơn Trạch II nguốn: [9]
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ở chương này đề tài chủ yếu đề cập đến cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải có Ban kiểm soát, Chủ tịch hội đồng thành viên, Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc. Công ty có từ 11 thành viên trở
lên thì phải thành lập Ban kiểm soát, trường hợp ít hơn 11 thành viên có thể
thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty.
Đề tài sẽ giúp ta biết rõ hơn lý do tại sao công ty TNHH hai thành viên trở
lên, có từ 11 thành viên trở lên thì phải thành lập Ban kiểm soát.
Công ty là một pháp nhân nên nó chỉ có thể hoạt đông thông qua hành vi của người đại diện theo Pháp luật. do vậy mà pháp luật các nước nói chung và Pháp luật Việt Nam nói riêng có qui định về cơ chế đại diện của pháp nhân (công ty), trong chức năng, nhiệm vụ của mình, hoạt động nhân danh Pháp luật và mang lại hiệu quả trực tiếp cho pháp nhân.
Theo Điều 46 Luật Doanh Nghiệp 2005 có qui định về đại diện theo Pháp luật của công ty gồm có: Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc (TGĐ), tuy nhiên việc xác định này theo qui định này mà còn phải tuân theo Điều lệ của công ty (khoản 8 điều 22 Luật Doanh Nghiệp 2005), bên cạnh đó còn làm rõ chức năng và nhiệm vụ của từng chức danh quản lý công ty.
Chương 3: THỰC TIỄN TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU
HÀNH TẠI CÔNG TY TNHH FOAM HWA CHING
DONG NAI
3.1 Giới thiệu sơ lược về công ty. 3.1.1 Thành lập công ty.
Công ty là một doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài (Đài Loan)
được thành lập tại Việt Nam với thời gian hoạt động 44 năm theo giấy phép
đầu tư số 378/GP-KCN-ĐN do Ban Quản Lý các khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai cấp ngày 21 tháng 04 năm 2005 và được thay thế bởi giấy chứng nhận
đầu tư số 472043000444 cấp ngày 21 tháng 04 năm 2008.
- Văn phòng và nhà xưởng của công ty tọa lạc tại Khu công nghiệp Nhơn Trạch II, Huyện Nhơn Trạch, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam.
- Diện tích: 84000m2
- Vốn đầu tư: 100% vốn Nước Ngoài (Đài Loan) - Điên thoại: (84-61) 3560522, 3569363, 3569366 - Fax: (84-61) 3560530
- Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất xốp nhựa PU, sản xuất các loại sản phẩm được ghép, ép từ mút xốp, vải và da thành phẩm.
Hình 3.1 Văn phòng công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI 3.1.2 Sản phẩm công ty và chủng loại phục vụ, tiêu thụ và đối tượng phục vụ.
Trải qua nhiều năm trong ngành, khai thác mở rộng trong ngành mút nhựa, mặt hàng sản phẩm chủ yếu là vật liệu giầy, áo lót, vật liệu nội thất xe hơi, gia dụng, sa lông, nệm, gối... và hơn 30 sản phẩm khác nhau, làm vừa lòng yêu cầu của các xí nghiệp, có thể dựa theo yêu cầu để sản xuất sản phẩm theo mật độ và chủng loại chủ yếu là đồ gia dụng, may mặc, trang trí nội thất, vật liệu đóng gói... và những phương tiện cần sử dụng của sinh hoạt. Công ty lấy chất lượng sản phẩm và phục vụ làm đạo sinh tồn, lấy lợi ích kinh tế, xã hội làm tư tưởng để phát triển.
Hình 3.2 Sản phẩm công ty và chủng loại phục vụ, tiêu thụ và đối tượng phục vụ.
3.1.3 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI DONG NAI
Nguồn: [9]
Sơ đồ 3.1 Công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC CHEN PO CHENG BỘ PHẬN K. DOANH SBẢỘN XU PHẬẤN T BỘ PHẬN QUẢN LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC CHEN JUI PO BỘ PHẬN HÓA CÔNG
Bộ máy quản lý công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các bộ phận được quy định rõ ràng và tất cả điều chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ
Ban giám đốc. Các bộ phận kết hợp chặt chẽ với nhau.
Tất cả điều vì mục tiêu chung của công ty là “Lấy chất lượng sản
phẩm và phục vụ làm đạo sinh tồn, lấy lợi ích kinh tế, xã hội làm tư tưởng phát triển”.
3.2 Tổ chức nội bộ công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
Sơđồ 3.2 Tổ chức nội bộ công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI Nguồn [9]
Bộ Phận Tổng vụ Bộ Phận Kế Toán Bộ Phận Xuất Nhập Khẩu BP Tạp Vụ BP Chăm Sóc Cây Tổng Hợp Gía Thành BP Chấm Lương BP Xuất Hóa Đơn BỘ PHẬN QUẢN LÝ BP Nhà Ăn BP Điều Xe Bộ Phận Nhân Sự Bộ Phận Thu Mua BP Thu Chi BP Xuất Nhập Khẩu Xuất Nhập khẩu Hàng
3.3 Hội đồng thành viên và Ban giám đốc
Các Hội đồng Thành Viên và Ban giám Đốc công ty đã điều hành công ty trong suốt những năm qua và đến ngày tác giả làm báo cáo nghiên cứu này gồm:
Hội đồng thành viên
Ông Chen Jui Po Chủ Tịch Ông Chen Jun Lin Thành Viên Ông Chen Po Cheng Thành Viên
Ban giám đốc
Ông Chen Jui Po Tổng Giám Đốc Ông Chen Po Cheng Phó Tổng Giám Đốc
3.4 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan
Tổng Giám Đốc: Là người là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Chịu trách nhiệm chung toàn bộ mọi hoạt hoạt động của công ty trước pháp luật.
Điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua sự giúp đỡ và hổ trợ
của các bộ phận trong công ty.
Phó Tổng Giám Đốc: là người phụ trách mọi hoạt động hằng ngày của công ty dưới sự chỉđạo của Tổng giám đốc và chịu mọi trách nhiệm về
công việc của mình đối với Tổng giám đốc công ty.
Trách nhiệm của Ban Giám Đốc
Ban giám đốc công ty có trách nhiệm lập báo cáo tài chính từng năm, phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính của công ty, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ
trong năm. Trong việc lập báo cáo tài chính năm nay (2010), Ban giám
¾ Lựa chọn các chính sách tài chính thích hợp và áp dụng các chính sách đó một cách nhất quán.
¾ Đưa ra các phán đoán và ước tính một cách hợp lý và thận trọng.
¾ Nêu rõ các chuẩn mục kế toán thích hợp có được tuân thủ hay không, có những áp dụng sai lệnh trọng yếu cần được công bố
và giải thích trong các báo cáo tài chính hay không và
¾ Lập các báo cáo tài chính trên cơ sở hoạt động liên tục trừ
trường hợp không thể cho rằng công ty sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh.
• Bộ Phận Quản Lý: Gồm có những bộ phận sau.
Bộ Phận Nhân Sự: Làm công việc tuyển người (công nhân) cho công ty, chấm công, làm bảo hiểm, viết đơn xin phép cho công nhân cũng như nhân viên của công ty, quản lý hồ sơ và giải thích về quyền lợi bảo hiểm cho người lao động, nhân viên biết khi nộp đơn xin việc hoặc có sự cố xảy ra tại công ty.
Bộ phận tổng vụ: có vai trò và nhiệm vụ là điều hành tất cả các bộ phận nhỏ sau:
Hình 3.3 Bộ phận Tổng Vụ công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
Bộ phận điều xe:
Có vai trò và nhiêm vụ là điều động xe giao và nhận hàng cho công ty mỗi ngày, chở Ban giám đốc, nhân viên công ty đi ra ngoài khi có việc cần.
Bộ phận nhà ăn:
Nhiệm vụ là nắm bắt sĩ số công nhân viên đi làm của công ty mỗi ngày, biết được danh sách những người xin cắt (không ăn) cơm trưa tại công ty
để mang cơm nhà đi.
Có mối quan hệ mật thiết với bộ phận quản lý (nhân sự) (chấm công và
điểm danh hằng ngày) => Đặt cơm đúng và đủ số lượng mỗi ngày. Tránh tình trạng dư thừa sẽ tốn kém ngân sách của công ty.
Bộ phận chăm sóc cây xanh:
Bộ phận này có nhiệm vụ là chăm sóc cây xanh và những công việc khác hằng ngày của công ty, với những công việc như: tưới nước, bón phân, nhổ
cỏ, tỉa cành, quét rác, đổ rác sinh hoạt, sản xuất, vệ sinh hố ga, … tạo cho công ty một môi trường thân thiện, trong lành trong khu công nghiệp nói chung và công ty nói riêng.
Bộ phận tạp vụ : Làm nhiệm vụ lau, dọn vệ sinh hằng ngày ở công ty như
văn phòng làm việc, phòng nghỉ của ban giám đốc, nhà vệ sinh, ... giữ gìn vệ sinh nơi công sở luôn sạch sẽ và thoáng mát.
• Bộ Phận Kế Toán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hiện tại, công ty đang áp dụng hình thức công tác kế toán theo quy mô tập trung. Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo,
Hình 3.4 Bộ phận Kế toán của công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
thông tin kinh tế,… điều được tập trung tại phòng Kế toán tài chính của công ty.
Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ
trong việc chỉ đạo công tác Kế toán giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương pháp tính toán hiện đại có hiệu quả.
Tổ chức công tác Kế toán tại công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
Phòng Kế toán gồm có:
Kế Toán Trưởng: Là người đứng đầu bộ máy Kế toán, chỉ đạo thực hiện công tác Kế toán về quá trình sản xuất kinh doanh của công ty là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng Kế toán, tổ chức ghi chép
phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời tình hình tài sản vật tư, phân tích hoạt
động Kế toán của công ty, kiểm tra kế toán nội bộ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, định mức kinh tế kỹ thuật, vay tín dụng hợp đồng kinh tế của công ty.
Kế Toán Tổng Hợp: Có nhiều nhiệm vụ tập hợp tất cả chi phí theo dõi công nợ, kể cả báo cáo thuế, báo cáo lãi lỗ…
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành phòng Kế toán tài chính với những nhiệm vụ sau:
Tiến hành tổ chức kế toán theo đúng quy định của Nhà Nước.
Lập báo cáo kế toán, thống kê theo quy định và kiểm tra độ chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập.
Giúp Giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu theo đúng chế độ, phương pháp. Giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và quyết toán với cấp trên.
Giúp Giám đốc phổ biến, hướng dẫn thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty và các cơ
quan quản lý theo quy định.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, quản lý tập trung thống kê số liệu kế toán và cung cấp những số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong công ty và các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
Ngoài ra trong bộ phận Kế Toán còn gồm có các bộ phận nhỏ sau:
Bộ phận chấm lương:
Có nhiệm vụ chấm lương cho công nhân viên vào cuối tháng (do Giám đốc tài chính làm) để bộ phận Kế toán xuất tiền lương trả thù lao cho công nhân viên được đúng và chính xác, trung thực.
Tránh tình trạng đi làm siêng năng, chuyên cần, ý thức làm việc tốt, tinh thần trách nhiệm cao nhưng do sơ xuất trong quá trình chấm công=> lương ít, không công bằng. Ngược lại có những công nhân đi làm không thường xuyên, đi làm muộn, ý thức công việc không tốt, chấp hành nội quy công ty kém nhưng lãnh được lương cao.
Bộ phận tổng hợp tính giá thành:
Theo dõi tình hình biến động của vật tư hàng hóa ở kho và việc xuất dùng cho các đối tượng sử dụng để làm cơ sở phản ánh số tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa. Tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình cung ứng vật tư về số lượng, chất lượng, mặt hàng…
Bộ phận xuất hóa đơn: Có nhiệm vụ xuất hóa đơn để chuyển cho khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận mua sản phẩm, với mức giá công ty đưa ra
được 2 bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng, nắm được chủng loại, số lượng, giá thành thì bộ phận này sẽ xuất hóa đơn, khách hàng sẽ căn cứ vào số tiền trên hóa đơn mà thanh toán tiền (chuyển khoản) cho công ty.
Bộ Phận Xuất Nhập Khẩu:
Hợp đồng của công ty là hợp đồng giao dịch theo diện 3 bên.
Tổng công ty của công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI ở Đài Loan.
Ví dụ: công ty của ta là công ty A bán hàng cho một công B và rồi công ty B sẽ thanh toán tiền cho công ty C (công ty mẹ ởĐài Loan). Sau đó công ty mẹ sẽ chuyền tiền về cho công ty A hoạt động.
Bộ phận này làm nhiệm vụ:
- Nghiên cứu hàng hóa.
- Tờ khai hải quan: Khi có việc xuất khẩu hàng hóa ra khỏi biên giới lãnh thổ nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam hay nhập nguyên vật liệu vào lãnh thổ nước Việt Nam thì bộ phận Tờ Khai Hải Quan phải làm tờ khai để trình với cán bộ Hải Quan về số lượng, chủng loại hàng hóa mình dự định xuất hoặc nhập khẩu.
- Bộ Phận Thu Mua: Có nhiệm vụ là mua vật tư trang thiết bị, văn phòng phẩm, nguyên vật liệu… về cho công ty để sản xuất ra sản phẩm, tất cả những nguyên vật liệu liên quan đến việc tạo ra sản phẩm.
• Bộ Phận kinh Doanh: Làm nhiệm vụ liên lạc với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, bán hàng hóa, giải đáp những thắc mắc cho khách hàng về hàng hóa mà họ muốn
đặt mua => ký kết hợp đồng.
• Bộ phận sản xuất: Đảm nhiệm vai trò là khi bộ phận Hóa công tạo ra sản phẩm thô (những cây mút, xốp, nhựa) sẽ chuyển sang bộ phận Sản xuất để cắt và tạo hình dáng theo yêu cầu của khách hàng đặt.
Ví dụ: hình tròn mấy mi, tam giác, chiều dài, chiều rộng...
Hình 3.5 Bộ phận Sản Xuất công ty TNHH FOAM HWA CHING DONG NAI
• Bô phận hóa công: Sẽ tạo ra những cây mút thô, không có hình dáng và kiểu cọ, đó chỉ là những cây mút, xốp…tạo ra theo hình dáng của khuôn. Sau đó sẽ chuyển những cây mút, xốp thô qua bộ phận Sản Xuất tạo hình theo yêu cầu của khách hàng.
3.5 Mối quan hệ giữa các cơ quan
Theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng Tổng giám đốc công ty
được bốn Giám đốc tham mưu về từng chức năng trước khi ra quyết định. Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan trong nội bộ công ty. Với kiểu cơ cấu này có mối