5 năm 10 năm 1 năm
2.5.1 Các căn cứ chủ yếu trong quy trình kế toán tiền lương
- Số lƣợng lao động của công ty đƣợc phản ánh trên sổ lao động, sổ này đƣợc lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng bộ phận cơ sở để tiện cho việc quản lý. Mỗi ngƣời trong công ty đều có mã số nhân viên và mã số này đƣợc sử dụng ghi chép chứng từ.
- Căn cứ vào các chứng từ nhƣ: “Bảng chấm công”, “Hợp đồng giao khoán” kế toán tính tiền lƣơng thời gian, tiền ăn ca cho cán bộ - công nhân viên. - Tiền lƣơng đƣợc tính riêng cho từng ngƣời và tổng hợp theo từng bộ phận lao động, phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lƣơng lập cho bộ phận đó”.
- Đối với các khoản tiền thƣởng của CNV, kế toán cần tính toán và lập bảng thanh toán tiền thƣởng để theo dõi và chi trả đúng qui định.
- Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hƣởng BHXH”, “Biên bảng điều tra tai nạn lao động”…kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”.
- Căn cứ vào tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lƣơng, BHXH do Nhà Nƣớc ban hành, kế toán tính tiền lƣơng, trợ cấp BHXH, khoản phải trả khác cho ngƣời lao động.
- Căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lƣơng” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lƣơng cho công nhân viên. Đồng thời, tổng hợp tiền lƣơng phải trả trong kỳ theo từng đối tƣợng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định. Kết quả tổng hợp, tính toán đƣợc phản ánh trong “Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH”.
cho ngƣời lao động đƣợc thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp.
- Việc chi trả lƣơng ở doanh nghiệp do Thủ Quỹ thực hiện. Thủ Quỹ căn cứ vào các “Bảng thanh toán tiền lƣơng”, “Bảng thanh toán BHXH” để chi trả lƣơng và các khoản khác cho Cán bộ - công nhân viên, khi nhận tiền họ phải ký tên vào bảng thanh toán tiền lƣơng.