b) Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
2.2.4.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho
Chứng từ và tài liệu liên quan - Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03-VT) Khi nguyên vật liệu về đến công ty, phòng KCS sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các hoá đơn và đối chiếu với hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, kiểm tra trực tiếp số lƣợng, chất lƣợng của các lô hàng. Sau đó sẽ tiến hành thủ tục nhập kho (thủ kho có trách nhiệm tổ chức bốc xếp nguyên vật liệu vào kho sao cho khoa học hợp lý để đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ vật liệu, thuận tiện cho công tác nhập xuất nguyên vật liệu).
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ: Biên bản này dùng để xác định số lƣợng, quy cách, chất lƣợng vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá trƣớc khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm đƣợc lập thành 2 bản. 1 giao cho bộ phận cung tiêu, 1 giao cho phòng kế toán. Trong trƣờng hợp vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lƣợng, quy cách, phẩm chất so với hoá đơn, doanh nghiệp lập thêm 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho bên cung cấp vật tƣ, hàng hoá để giải quyết.
Phiếu nhập kho đƣợc lập sau khi có đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan gồm: Ngƣời lập phiếu, ngƣời giao hàng, thủ kho, kế toán trƣởng. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên, đặt lên giấy than viết một lần:
- 1 liên giao cho ngƣời giao hàng
- 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ ghi sổ
- 1 liên chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
Ví dụ 3: Tiếp ví dụ 1
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0090581(Biểu số 2.2), phòng KCS lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Biểu số 2.3).
- Sau khi kiểm nghiệm xong, Thủ kho làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho (Biểu số 2.4)
`Biểu số 2.2: Hóa đơn GTGT số 0090581
HOÁ ĐƠN