Các nguyên tắc cơ bản
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian về việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Hệ thống sổ Nhật ký chứng từ bao gồm các loại sổ sau: + Sổ nhật ký-chứng từ
+ Bảng kê + Sổ cái
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Ưu nhược điểm: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động. Sổ kế toán kết cấu theo hình bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cƣơng cho việc ghi chép. Tuy vậy, hạn chế lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu, quy mô số lớn về lƣợng và loại đa dạng kết cấu giữa các đối tƣợng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ nên khó vận dụng máy tính để xử lý số liệu.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thƣơng mại có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ, đơn vị chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công.
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê CHỨNG TỪ NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết