mềm kế toỏn trong cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn
Nhỡn chung, việc hạch toỏn trờn cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp của Trung tõm là khỏ hoàn thiện. Hệ thống sổ chi tiết đó đỏp ứng được phần nào yờu cầu đặt ra là cho phộp ghi chộp chi tiết cỏc đối tượng kế toỏn đũi hỏi phải theo dừi chi tiết như cụng nợ, hàng hoỏ… để phục vụ yờu cầu kiểm tra và tớnh toỏn một số chi tiờu của trung tõm mà sổ tổng hợp khụng đỏp ứng được. Tuy nhiờn do Trung tõm từng bước ỏp dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn nờn một số sổ được sửa đổi để phự hợp với đặc điểm của Trung tõm nhưng so với chế độ thỡ chưa phự hợp với kiểu mẫu thống nhất. Chẳng hạn như mẫu sổ bỏn hàng của Trung tõm do phần mềm kế toỏn cài đặt sẵn giỳp theo dừi cả giỏ vốn, giỏ bỏn … nờn Trung tõm khụng mở sổ chi tiết bỏn hàng và sổ chi tiết giỏ vốn hàng bỏn như quy định của Bộ Tài chớnh. Nhưng sổ bỏn hàng
của Trung tõm lại cú nhược điểm là khụng cú số liệu của cỏc khoản giảm trừ doanh thu mà kế toỏn tổng hợp cỏc khoản này từ cỏc sổ chi tiết, nhật ký chứng từ và bảng kờ cú liờn quan.
Ngoài ra do sổ cỏi cỏc tài khoản ghi chộp thủ cụng mà khụng được tổng hợp từ mỏy nờn thường khụng tập hợp đỳng với thời gian quy định. Do vậy, Trung tõm xỳc tiến việc cài đặt cũng như cải tiến chương trỡnh biểu mẫu sổ cỏi vào mỏy vi tớnh đề giảm bớt tối đa việc ghi chộp bằng tay và để kế toỏn viờn cú thể tổng hợp sổ cỏi được kịp thời.
Hiện nay với xu hướng vi tớnh hoỏ hoạt động hạch toỏn do những ưu việt của việc sử dụng mỏy vi tớnh vào hạch toỏn như:
- Giảm được lao động đơn điệu của nhõn viờn kế toỏn là vào sổ kế toỏn chi tiết, tớnh tổng hợp số liệu để lập chi tiết và bỏo cỏo kế toỏn vỡ khi sử dụng phần mềm kế toỏn,. cỏc cụng việc đú đó được mỏy tớnh tự động thực hiện, con người chỉ việc đưa đầy đủ dữ liệu cần thiết trờn chứng từ gốc vào mỏy.
- Cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc. Khi sử dụng phần mềm kế toỏn ta cú thể lấy số liệu trờn cỏc sổ chi tiết hoặc trờn bỏo cỏo tại bất kỡ thời điểm nào do số liệu đều được xử lý trực tiếp từ số liệu trờn chứng từ gốc nờn khụng cú sự sai lệch số liệu.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra phỏt hiện sai sút vỡ mọi số liệu trờn cỏc sổ và bỏo cỏo đều tổng hợp trực tiếp từ số liệu trờn chứng từ gốc, khụng qua sổ trung gian nờn khi cú sai sút về số liệu trờn sổ kết toỏn hoặc bỏo cỏo kế toỏn ta chỉ việc kiểm tra thụng tin trờn chứng từ gốc, đối với mỏy vi tớnh thỡ việc tỡm một hoặc một số chứng từ nào đú để kiểm tra, xem xột rất nhanh chúng và đơn giản.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng cỏc phần mền trờn mỏy vi tớnh vào cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, Trung tõm đó cài đặt một số phần mềm kế toỏn phục vụ cụng tỏc phục vụ cụng tỏc nhập - xuất - tồn hàng hoỏ, quản lý quỹ - ngõn hàng … và đó thu được những kết quả đỏng kể. Nhưng do đặc thự kế toỏn hỡnh thức nhật ký chứng từ mà cụng ty đang ỏp dụng nờn việc đưa mỏy vi tớnh vào cụng tỏc hạch toỏn gặp rất nhiều khú khăn do hỡnh thức nhật ký chứng từ cú khối lượng sổ sỏch sử dụng nhiều, cấu tạo sổ phức tạp, quy trỡnh ghi nhận và tổng hợp số liệu rắc rối, việc lập trỡnh để vi tớnh hoỏ toàn bộ cỏc phần hành là khụng thể. Theo ý kiến của em, Trung tõm nờn cú thay đổi mang tớnh triệt để: Thay đổi hỡnh thức
nhật ký - chứng từ bằng hỡnh thức chứng từ ghi sổ hoặc hỡnh thức nhật ký chung vỡ hai hỡnh thức này đều phự hợp với việc ỏp dụng kế toỏn mỏy. Việc thay đổi này chắc chắn sẽ gõy khụng ớt khú khăn, lỳng tỳng trong giai đoạn đầu nhưng khi đó vào nề nếp nú sẽ thực hiện sự phỏp huy hiệu quả, gúp phần nõng cao hơn nữa vai trũ của cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, đặc biệt là cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh của Trung tõm.