Dự phũng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phớ thực tế chưa thực chi vào chi phớ kinh doanh để cú nguồn tài chớnh cần thiết bự đắp những thiệt hại cú thể xảy ra trong niờn độ sau. Trong kinh doanh thương mại, việc vật tư hàng hoỏ bị giảm giỏ là khụng thể trỏnh do những nguyờn nhõn cả chủ quan và khỏch quan như: do giỏ thị trường giảm, do cụng tỏc bảo quản kộm … Đặc biệt cỏc mặt hàng thiết bị thuỷ mà Trung tõm đang kinh doanh hiện nay rất nhạy cảm với giỏ cả thị trường và sự tiến bộ vượt bậc của cụng nghệ, với sự tấn cụng của hàng thường gọi là Đụng Nam Á nhập từ Trung Quốc, giỏ thị trường của một số mặt hàng giảm mạnh, nhiều khi Trung tõm phải bỏn hàng thấp hơn giỏ mua và chịu lỗ. Do vậy, nếu Trung tõm cú chớnh sỏch về mức trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho hợp lý sẽ giỳp đối phú kịp thời với vấn đề này.
Theo quy định của Bộ Tài chớnh, dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được xỏc định một lần vào cuối niờn độ kế toỏn trờn cơ sở kết quả kiểm kờ hàng tồn kho và đối chiếu giỏ gốc (ghi trờn sổ kế toỏn) với giỏ thị trường cựa từng loại hàng tồn kho. Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được theo từng mặt hàng và chỉ được trớch dự phũng giảm giỏ với những mặt hàng tồn kho mà giỏ thị trường hiện tại giảm xuống so với giỏ gốc. Khụng được lấy phần tăng giỏ cả của mặt hàng này để bự cho phần giảm giỏ của mặt hàng khỏc.
Tại Trung tõm TM & XNK thiết bị thuỷ, với phần mềm kế toỏn quản lý hàng tồn kho khỏ chi tiết như hiện nay, kế toỏn nờn căn cứ trờn giỏ cả thị trường để lập bảng tớnh, trớch dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cho những mặt hàng cú giỏ thị trường giảm so với giỏ bỏn gốc.
Để kế toỏn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, Trung tõm cần bổ sung vào hệ thống tài khoản của mỡnh TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, quản lý và hạch toỏn theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh về khoản dự phũng này.
Theo quy định này, cuối niờn độ kế toỏn, nếu cú những chứng từ chắc chắn về giỏ thị trường cú xu hướng giảm sỳt so với giỏ gốc của hàng tồn kho, kế toỏn tớnh toỏn và xỏc định số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cho năm tiếp theo.
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch lớn hơn được lập thờm, kế toỏn ghi:
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho) Cú TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập kế toỏn ghi:
Nợ TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Cú TK 632 - Giỏ vốn hàng hoỏ (chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho)