Tình hình nhập xuất NVL ở Nhà máy diễn ra thờng xuyên với khối lợng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh đợc tình trạng thất thoát, hỏng hóc, sử dụng lãng phí đợc lãnh đạo Nhà máy rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL đợc tiến hành đầy đủ và chặt chẽ.
2.6.3.1.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ ngoài. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
• Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Giá thực tế NVL
Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật t nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật t đi mua. Cán bộ vật t gửi bảng báo giá giao cho cán bộ vật t đi mua. Cán bộ vật t phải giử bảng báo giá vật t cho Giám đốc duyệt đồng ý mua loại vật t đó. ở Nhà máy không có biên bản kiểm nghiệm vật t do đó không sử dụng “Biển Bản kiểm kê vật t” và vật t mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểm tra trớc khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật t về cho Nhà máy thì xảy ra 2 trờng hợp sau:
- Trờng hợp hàng và hóa đơn cùng về
Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t ở phòng kế hạch vật t báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hóa đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t xác định thực tế trên hóa đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Thủ kho giữ lại một liên để giao cho kế toán thanh toán cùng với hóa đơn để theo dõi thanh toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật t để vào sổ chi tiết vật t . Ví dụ sau khi nhận đợc hóa đơn của công ty gang thép Thái Nguyên với số liệu đã chuyển đến nhập kho, kế toán của Nhà máy viết phiếu nhập kho
-Trờng hợp hàng về trớc hóa đơn
Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t báo cho thủ kho và kế toán vật t thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế để ghi vào phiếu nhập thủ kho giữ lại một liên còn 2 liên giao cho kế toán vật t. Kế toán vật t giao cho kế toán thanh toán 1 liên để theo dõi còn một liên để vào sổ chi phí tiết mẫu phiếu nhập.
* Đối với phế liệu thu hồi
Sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân đợc cử từ phân xởng thành phẩm thu gom lại các phế liệu thu hồi không qua một hình thức kiểm tra hay ớc tính về số lợng hoặc giá trị nào. Nh vật Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi.
Biểu số 02:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
BC/99B
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 06 tháng 04 năm 2004
Tên đơn vị bán hàng: Công ty gang thép Thái Nguyên Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên
Điện thoại:………….. Mã số: Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Km 9- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D E E
1 Thép hộp 40x40x3 Kg 2.500 65.000 162.500.000
Cộng tiền hàng 162.500.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.250.000 Tổng cộng tiền thanh toán 178.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mơi tám triệu, bảy trăm năm mời
nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 03:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
BC/99B
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 07 tháng 04 năm 2004
Tên đơn vị bán hàng: Công ty Minh trờng sinh Địa chỉ: Ba Đình – Hà Nội
Điện thoại:………….. Mã số: Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Km 9- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D E E
1 Thép hộp L30x30x3 Kg 900 22.000 19.800.000
Cộng tiền hàng 19.800.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.980.000 Tổng cộng tiền thanh toán 21.780.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi mốt triệu, bảy trăm tám mơi nghìn đồng
chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 04:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 – VT
Bộ tài chính
Ngày 08 tháng 04 năm 2004
Số 09:
Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Đ/c Hùng
Địa chỉ: Công ty gang thép Thái Nguyên
Theo hóa đơn 04891 ngày 06 tháng 04 năm 2004 của Công ty gang thép Thái Nguyên
Nhập tại kho: Đ/chí Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình
(Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t ĐVT MS Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp 40x40x3 Kg 2.500 65.000 162.500.000 Cộng 162.500.000
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 05:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 – VT
Bộ tài chính
Phiếu nhập kho
Ngày 14 tháng 04 năm 2004
Số 10:
Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Đ/c Quang
Địa chỉ: Công ty Minh Trờng Sinh
Theo hóa đơn 07900 ngày 06 tháng 04 năm 2004 của Công ty Minh Trờng Sinh
Nhập tại kho: Đ/chí Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình
(Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t ĐVT MS Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp L30x30x3 Kg 900 22.000 19.800.000 Cộng 19.800.000
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.6.3.1.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
- NVl của Nhà máy chủ yếu để phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra còn đợc xuất bán nội bộ hoặc bán ra ngoài. Tùy theo mục đích và phơng pháp sử dụng, kế toán vật t áp dụng các loại chứng từ kho phù hợp.
Việc xuất kho nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu là dùng để sản xuất ô tô, một số ít dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t, phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên: 1 liên phòng kế toán lu lại, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên chuyển cho phân xởng sử dụng vật t làm căn cứ để tính giá thành. Phân x- ởng xin lĩnh vật t mang đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trởng )… ký nhận sau đó mang xuống kho để nhận vật t. Thủ kho và ngời nhận phải ký xác nhận số vật t xuất dùng (1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho phân xởng sử dụng vật t từ đó căn cứ để tính giá thành).
Biểu số 06:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 02 – VT
Bộ tài chính
Phiếu xuất kho
Ngày 16 tháng 04 năm 2004
Số 13:
Nợ TK 621 Có TK 1521 Họ tên ngời giao hàng: Đ/c Hải phân xởng sản xuất
Lý do xuất: Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Đ/chi Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình
(Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t ĐVT MS Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp L30x30x3 Kg 500 22.000 11.000.000 2 Thép hộp 40x40x3 Kg 300 65.000 14.300.000 Cộng 25.300.000
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.6.3.2. Phơng pháp kế toán nguyên vật liệu a. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu a. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Việc hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. phơng pháp hạch toán chi tiết mà Nhà máy sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng từng thứ vật liệu còn kế toán theo dõi cả về số lợng và giá trị từng thứ vật t.
• ở kho: Tại kho, thủ kho bảo quản toàn bộ số lợng và chất lợng nguyên vật liệu, nắm vững chủng loại của từng loại NVL để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xởng. Hàng ngày để theo dõi số lợng vật t thẻ kho mở cho thứ vật t đó.
Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên mỗi thẻ kho, thẻ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, từng thứ để tiện cho việc ghi chép vào thẻ kho, kiểm tra đối chiếu vào quản lý. Mỗi thẻ kho đợc mở trên một tờ hoặc một số tờ tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép trên thẻ kho đó, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho, thủ kho vào thẻ kho và tính ra số tồn ghi trên thẻ kho.
• ở phòng kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho vật t làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết vật t (Biểu số 07, 08), cuối quý trên cơ sở chi tiết vật t lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật t hàng hóa.
Trần Thị Minh Phơng CĐKT3- K4 Luận văn tốt nghiệp
Thẻ kho Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất khoPhiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập xuất tồn Bảng kê nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp
Theo định kỳ nhân viên kế toán vật t xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
Biểu số 07:
Nhà máy ô tô Hòa Bình
Thẻ Kho
Năm 2004
Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa): Thép hộp 40x40x3
Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Số lợng Ghi
chú
N X
09 Tháng 04/2004 1.150
08/04 Nhập thép của công ty
gang thép Thái Nguyên 2.500 3.650 16/04 13 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 200 3.450
25/04 20 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 600 2.850
28/04 28 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 1.300 1.550
Cộng tháng 04/2004 2.500 2.100 1.550
Biểu số 08:
Nhà máy ô tô Hòa Bình
Thẻ Kho
Năm 2004
Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa): Thép hộp L30x30x3
Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Số lợng Ghi
chú
N, T Số phiếu Nhập Xuất Tồn
N X
10 Tháng 04/2004 2.800
14/04 Nhập thép của công ty
Minh Trờng Sinh 900 3.700
16/04 13 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 510 3.190
26/04 22 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 820 2.370
30/04 28 Xuất thép cho Đ/chí Hải
PX sản xuất 730 1.640
Cộng tháng 04/2004 900 2.060 1.640
Căn cứ vào thẻ kho và các chứng từ liên quan kế toán lên sổ chi tiết vật liệu và bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
Biểu Số 10:
b. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Tại Nhà máy ô tô Hòa Bình, hạch toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát.
b.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy
* Kế toán nguyên vật t sử dụng tài khoản - TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2
* Các nghiệp vụ vật t kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 131: Phải thu khách hàng
+ TK 331: Phải trả ngời bán
* Các nghiệp vụ vật t dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản:
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung
+ TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK…
* Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng ở Nhà máy ô tô Hòa Bình là phơng pháp KKTX.
Hàng ngày kế toán NVL căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất NVL vào thanh toán với ngời bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các TK kế toán phù hợp.
b.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết NVL hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập NVL là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật t.
Do nguyên vật liệu của Nhà máy hầu hết mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa Nhà máy và ngời cung cấp vật t. Đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán gay bằng tiền mặt, còn đối với nhng lô hàng có giá trị lớn không thể thanh toán ngay nh trên đợc thì kế toán phản ánh theo dõi nợ phải trả ngời cung cấp đến khi có đủ điều kiện thanh toán thì sẽ chuyển trả xóa và nợ sau.
b.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Quản lý vật liệu không những đợc tiến hành ở khâu thu mua, dự trữ và bảo quản mà còn ở cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng và rất quan Trần Thị Minh Phơng CĐKT3- K4 Luận văn tốt nghiệp
trọng trớc khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức hạch tóan sản phẩm riêng và chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú của Nhà máy, kế tóan vật t còn phải phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng.
Vật liệu Nhà máy xuất chủ yếu là phục vụ sản xuất cụ thể là làm mới các loại xe, bên cạnh đó cũng có một số ít vật liệu đợc xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho là giá thực tế đích danh. Kế tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời và cuối tháng lập bảng phân bổ cho đối tợng sử dụng đúng theo giá vật liệu xuất dùng.
a) Phơng pháp hạch toán
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 14 ngày 16/04/2004 xuất kho thép hộp 40x40x3 và thép L30x30x3 cho phân xởng sản xuất để trực tiếp sản xuất sản phẩm kế toán sẽ ghi nh sau:
Nợ Tk 621 25.300.000 Có Tk 152 25.300.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho 16 ngày 25/04/2004 xuất kho vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, sản xuất chung kế toán ghi:
Nợ Tk 642 1.169.790 Nợ Tk 627 1.377.710 Có Tk 152 2.547.500
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 08 ngày 09/04/2004, xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán ghi:
Nợ Tk 154 16.492.340
Có Tk 152 16.492.340
ở Nhà máy, nghiệp vụ xuất bán vật t rất hiếm khi xảy ra do vậy không đề