tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Nhà máy ô tô Hòa Bình
3.1.1. u điểm
Trải qua 51 năm xây dựng trởng thành và phát triển của Nhà máy ô tô Hoà Bình ngày càng phấn đấu và trởng thành về mọi mặt nh bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất hoạt động kinh doanh, về chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên.... sản phẩm của Nhà máy đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lợng cũng nh chất lợng. Cùng với sự phát triển của Nhà máy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay. Sổ kế toán, tài khoản kế toán, phơng pháp kế toán đợc điều chỉnh kịp thời do các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, Nhà máy đã tiến hành kinh tế đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao.
Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại Nhà máy ô tô Hoà Bình đã đạt đợc một số kết quả sau:
Nhà máy đã có hệ thống kho tàng tơng đối tốt, vật t đã đợc xếp gọn gành phù hợp với đặc điểm tính chất lý, hoá của từng loại vật t, cho nên việc quản lý vật t ở đây không đợc tôt đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong của kho tránh hiện tợng xâm phạm tài sản bên ngoài.
Khâu thu mua vật t đảm cho sản xuất về số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của Nhà máy tơng đối tốt. Nhà máy đã phản ánh tôt việc xử lý vật t, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng lãng phí hay thiếu vật t. Vật t mua vào đợc nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật t ở Nhà máy tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rỗ Trần Thị Minh Phơng CĐKT3- K4 Luận văn tốt nghiệp
ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật t đợc tiến hành thờng xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn đợc đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều đợc phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đ- ợc thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan.
Nhà máy đã lựa chọn phơng pháp đánh giá vật t phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý vật t, phản ánh chính xác nguyên giá trị vật liệu xuất dùng để xác định đợc chi phí nguyên vật liệu trong kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán vật t đã vận dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp để theo dõi sự biến động của vật t, đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lập nhng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán.
Nhà máy có chế độ thởng phạt một cách hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật t một cách tiết kiệm, có hiệu quả.
Ngoài ra bộ máy quản lý cũng nh bộ máy kế toán của Nhà máy đợc sắp xếp, bố trí một cách gọn nhẹ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dới cũng nh công tác qua lại giữa các cá nhân, bộ phân cùng sản xuất với nhau. Điều đó giúp cho lãnh đạo Nhà máy thuận tiện trong việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm ta đôn đốc lẫn nhau.
3.1.2. Nhợc điểm
Bên cạnh những kết quả đã đạt đợc công tác kế toán vật t ở Nhà máy vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiến hành và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng, cụ thể là:
o Thứ nhất: ở Nhà máy ô tô Hoà Bình cha có sổ danh điểm vật t
trong khi đó vật t ở Nhà máy gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ đợc hết. Mặc dù ở Nhà máy đã tạo lập đợc bộ mã vật t để phục vụ công tác quản lý nhng việc xây dựng sổ danh điểm vật t sẽ giúp cho kế toán theo dõi đợc từng vật t một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn.
o Thứ hai: Do Nhà máy sản xuất với quy mô lớn nên lợng vật t nhập
kho tơng đối lớn song ở Nhà máy không thành lập ban kiểm nghiệm vật t mà chỉ do ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểm tra trớc tkhi nhập kho, do đó mua vật t không đợc kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lợng, chất lợng cũng
nh về chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật t nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất.
o Thứ ba: nhập kho phế liệu thu hồi
ở Nhà máy phế liệu thu hồi nhập kho không làm thủ tục nhập kho. Trong khi các phế liệu thu hồi (chủ yếu là phoi, sắt thép) có thể tận thu tái chế có thể còn sử dụng đợc, Phế liệu ở đây chỉ đợc đa lại về nhập kho, không đợc phản ánh trên giấy tờ sổ sách nào cả về số lợng cũng nh giá trị. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu, làm thất thoát nguồn thu của Nhà máy.
o Thứ t: Về việc xuất kho nguyên vật liệu:
Do Nhà máy không xuất kho theo định mức, cha xây dựng đợc “Hệ thống các định mức vật t” mà mới chỉ có định mức vật t tạm thời cho một sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành mà thôi. Do đó khi có đơn mua đặt hàng hoặc khi bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t thì xuống kho báo với thủ kho xuất vật t cho sản xuất mà phòng kế toán cha kịp viết phiếu xuất kho. Nh thế sẽ dẫn đến trờng hợp thủ kho cha kịp ghi vào sổ hoặc quên cha ghi vào sổ sách hàng ngày xuất nhập. Do vậy đến cuối tháng đối chiếu kiểm kê sẽ có sự sai lệch, mất thời gian kiểm tra lại, và có khi dẫn đến sự thất thoát vật t trong quá trình xuất kho.
o Thứ năm: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thật ngày càng phát triển
việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Nhà máy vẫn còn nhiều hạn chế.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu liệu
Qua nghiên cứu trên cả phơng tiện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của vật t và tổ chức hạch toán vật t trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trờng càng cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận. Hoàn thiện công tác hạch toán vật t là một trong nhng yếu tố đáp ứng yêu cầu đó.
Với xu hớng hội nhập của nền kinh tế nớc ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó kế toán vật t ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế.
Nh vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật t là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ ở Nhà máy ô tô Hoà Bình mà với tất cả với nhng doanh nghiệp sản xuất.
3.3. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy ô tô Hòa Bình liệu ở Nhà máy ô tô Hòa Bình
• ý kiến thứ nhất: Lập sổ danh điểm vật t
“Sổ danh điểm vật t” là tổng hợp toàn bộ các vật t mà Nhà máy đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật t đợc theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật t đợc quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật t nào đó.
Để lập đợc sổ danh điểm vật t, điều quan trọng nhất là xây dựng đợc bộ mã vật t chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật t mới thuận tiện và hợp lý. Do vật, Nhà máy có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật t dựa vào những đặc điểm sau.
+ Dựa vào loại vật t
+ Dựa vào nhóm vật t trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật t
Trớc hết bộ mã vật t của Nhà máy đợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu.
Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại đợc phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm.
Biểu 01
Sổ Danh Điểm Vật T
(loại vật liệu chính)
Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT
Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 1521-1-01 Thép L32x32x4 Kg 152-1 1521-1-02 Nhôn tồn dầy Kg .... ... .... .... 152-2 1521-2-01 Thép hộp 40x40x3 Kg
• ý kiến thứ hai: Lập ban kiểm nghiệm vật t và biên bản kiểm nghiệm.
Theo nguyên tắc vật t đa về trớc khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lợng, chất lợng và quy cách thực tế của vật t. Do đó Nhà máy cần phải lập ban kiểm nghiệm vật t, bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong Nhà máy (phòng kế hạch vật t) trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiệm nhận là hàng hoá của ngời cung cấp. Trờng hợp cha có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật t nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý:
Nếu vật t mua về Nhà máy đã nhập đủ số lợng, chất lợng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm vật t phải lập biên bản xác nhận.
Biểu số 02:
Nhà máy ô tô Hòa Bình
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 14 tháng 4 năm 2004
Số 10: Ban kiểm nghiệm gồm:
1. ông: Nguyễn văn Hùng Trởng ban 2. ông: Trần Hải Đăng ủy viên 3. Bà: Quản Thị Hằng ủy viên
Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho dới đây do ông Hà Xuân Tri trực tiếp nhận về.
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số
Phơng thức thanh toán Đơn vị tính SL theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Thép L30x30x3 03014489-1 chậmTrả Kg 900 900 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm:
ông Hà Xuân Tri nhận Thép L30x30x3 của Công ty Minh Trờng Sinh bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
• ý kiến thứ ba: nhập kho phế liệu thu hồi
ở Nhà máy, phế liệu thu hồi nhập kho, không có phiếu nhập kho kèm theo. Nay em xin đề xuất Nhà máy nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu, phế liệu thu hồi trớc khi nhập kho phải đợc các bộ phận trách nhiệm tổ chức đó,
ớc tính giá trị, sau đó bộ phận vật t viết phiếu nhập kho. phiếu nhập kho phế liệu đợc chia thành 02 liên: 1 liên lu ở bộ phận vật t, 1 liên giao cho thủ kho phế liệu đã chuyển vào kho để ghi vào sổ chi tiết phếu liệu nh đối các loại vật t khác.
Nợ TK 152
Có TK 621
Việc nhập kho phế liệu thu hồi sẽ tiết kiệm đợc nguyên vật liệu, giảm đợc chi phí trong sản xuất dẫn đến giá thành sản phẩm giảm, tạo thêm nguồn thu cho công ty.
Cụ thể ngày 28/04/2004 có một lợng thép hộp, nhôm, tôn trắng đợc đa ra khỏi phân xởng sản xuất, để nhập kho phế liệu do cắt thừa. Nhng thực ra những chỗ vụn to Nhà máy vẫn có thể sử dụng đợc, cho nên thủ kho và cán bộ vật t cần phải tiến hành phân loại những chỗ vụn còn dùng đợc để xác định lại đơn giá ớc tính có thể còn sử dụng đợc cho số lợng phế liệu thải loại đó.
Chẳng hạn:
Do đo thừa thép hộp đợc 6,5 x 0,5 m và ớc tính 10.000 đồng/mét Do đo thừa nhôm đợc 11,8 x 1 m và ớc tính 12.000 đồng/mét Do đo thừa tôn trắng đợc 1,5 x 0,8 m và ớc tính 80.000 đồng/mét
Còn lại vụn nhỏ thì thải loại hoặc bán cho những ngời có nhu cầu sử dụng chúng.
Bộ phận vật t viết phiếu nhập kho nh sau:
Biểu số 03:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 - VT Bộ Tài chính
Phiếu nhập kho
Ngày 28 tháng 04 năm 2004 Số 28
Tên ngời nhập: Đ/c Hà - Phân xởng sản xuất Nhập vào kho: Đ/c Huyền
TT Tên hàng ĐVT Số lợng Giá
đơn vị
Giá tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Thép hộp 6,5 x 0,5 m 6,5 6,5 10.000 65.000 2 Nhôm 11,8 x 1 m 11,8 11,8 12.000 141.600 3 Tôn trắng 1,5 x 0,8 m 1,5 1,5 80.000 120.000 Cộng 326.600
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba trăm hai sáu nghìn, sáu trăm đồng. Ngày 28 tháng 4 năm 2004
Ngời nhập Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
• ý kiến thứ t:
Thực tế xuất kho vật t ở Nhà máy cho ta thấy là cha khoa học và hợp lý, việc xuất kho lan tràn không theo định mức và kế hoạch cụ thể, gây khó khăn cho công tác kế toán.
Theo em việc xuất kho ở Nhà máy cần phải có sự thay đổi lại. Cụ thể là bộ phận sử dụng vật t là các phân xởng phải có kế hoạch sản xuất trong đó có ghi theo từng mặt hàng cụ thể, kế hoạch cụ thể trong tháng. Và trong tháng đó,
phân xởng phải có kế hoạch định rõ trong 3 hoặc 5 ngày chẳng hạn sẽ sử dụng các loại thép nào và số lợng là bao nhiêu…
Do việc xuất vật t trong Nhà máy diễn ra cũng tơng đối thờng xuyên hơn nữa mặt hàng sản xuất thay đổi luôn, phiếu xuất vật t hiện nay thì số phiếu vật t phải ghi rất nhiều, những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần, mỗi lần xin lĩnh vật t lại phải lập một phiếu mới nên có hiện tợng lu trữ hàng chồng số phiếu xuất vật t sau mỗi năm. Điều này gây khó khăn cho việc hạch toán.
Để khắc phục tình trạng trên Nhà máy nên xây dựng sổ đề nghị lĩnh vật t do bộ phận kế hoạch ký duyệt, chẳng hạn là “phiếu lĩnh vật t theo hạn mức”. Với phiếu này bộ phận cung tiêu chỉ phải lập một lần nhng có thể xuất và lĩnh vật t theo nhiều lần trong quá trình sử dụng. Phiếu này do đơn vị sử dụng duyệt nó có thể lập cho cùng một loại, thứ vật liệu hoặc nhiều thứ vật liệu, cùng 1 kho xuất và cùng 1 bộ phận sử dụng hoặc dùng vào sản xuất từng đợt sản phẩm theo đơn đặt hàng.
Biểu số 03:
Nhà máy ô tô Hòa Bình
Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức
Ngày tháng năm
Số:
Nợ TK Có TK
Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho:
Loại
vải vật t sản Chỉ tiêu Mã số Đơn vị Ngày NgàySố lợng… Cộng Đơn giá thành tiền
Ngời nhận phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ((ký, họ tên)
• ý kiến thứ năm: Về việc áp dụng hệ thống máy vi tính trong công tác tại