• Kế toán trởng
Phụ trách các bộ phận dới quyền, theo dõi tình hình tài chính của Nhà máy, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Nhà máy.
Kế toán vật t
Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất kho từng loại vật t bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. Kế toán vật t theo dõi chi tiết trên tài khoản
Kế toán tiền lơng và tập hợp chi phí sản xuất giá thành
Có nhiệm vụ tính lơng, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ Nhà máy. Ngoài ra, Kế toán tiền lơng còn có nhiệm vụ tập hợp sản xuất và tính giá thành và đợc theo dõi ở các tài khoản: TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642.
Kế toán tài sản cố định
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định, quản lý vốn đầu t tài sản và dự đoán các công trình, đặc biệt mỗi khi cần xây dựng nhà kho, nhà xởng. Ngoài ta kế toán từ tài sản cố định có
Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Kế toán tài sản cố định Kế toán tài sản cố định Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền
nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ và quản lý các quỹ của Nhà máy. Theo dõi trên các tài khoản 221, TK 214, TK 411, TK441, TK009.
Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh
Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn thành phẩm đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với ngời mua để xác định doanh thu tiêu thụ về sản phẩm xuất bán. Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi trên các TK 131, TK 138, TK 331, TK 511 và TK 531.
Kế toán thanh toán
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, thông qua quan hệ mua bán giữa Nhà máy với nhà cung cấp hoặc số tiền nhà cung cấp đặt trớc. Đồng thời kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng cán bộ công nhân viên trong Nhà máy do mua hàng phải tạm ứng. Kế toán theo dõi trên các TK 331, TK 141, TK 339. TK 338, TK 331, TK 341, TK…
Kế toán vốn bằng tiền
Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Nhà máy. Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy báo nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận đợc giấy báo có ghi vào bảng kê số 2.
Thủ quỹ
Quản lý và giám sát tiền mặt tại Nhà máy hàng ngày.
2.4.2. Tổ chức công tác kế toán trong Nhà máy
• Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tình thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Phơng pháp xuất kho theo phơng pháp đích danh.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo QĐ số 1141TC/CĐKT/ ngày 1/11/1995 của BTC.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng, (VNĐ)
• Niên độ kế toán tại Nhà máy bắt đầu 1/1 đến 31/12 năm N.
Hiện nay, công ty đang trang bị hệ thống máy tính cho công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán và xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng chính xác nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Nhà đã tổ chức thực hiện đợc một số nội dung sau:
+ Mua sắm, trang bị phần cứng, phần mền
+ Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo máy tính + Tổ chức nhập dữ liệu
+ Xử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về việc tổng hợp số liệu và in trên máy.
2.5. Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy
Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy là hình thức nhật ký chứng từ.
2.5.1. Các loại sổ kế toán- Nhật ký chứng từ - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Thẻ chi tiết 2.5.2. Trình tự ghi chép
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.6. Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Nhà máy
2.6.1. Đặc điểm tình hình sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của Nhà máy là sản xuất để bán theo đơn đặt hàng nên chủng loại rất phong phú mà mỗi đơn đặt hàng yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm.
Trần Thị Minh Phơng CĐKT3- K4 Luận văn tốt nghiệp
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu cho Nhà máy đều có sẵn trên thị tr- ờng, giá cả ít biến động. Do đó Nhà máy không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật t có thể mua về là có. Nguyên vật liệu của Nhà máy thờng đợc nhập kho theo hình thức .
- Nguyên vật liệu do Nhà máy mua ngoài - Phế liệu thu hồi
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu mua ngoài của Nhà máy chủ yếu là các cơ sở vật t cùng ngành và mua vật t từ cá nhân, đơn vị bán lẻ
Mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hởng của khí hậu môi trờng bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại nh nhôm, sắt, thép rất dễ bị ăn mòn và ô… xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của Nhà máy là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phải để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của Nhà máy sắp xếp theo từng kho riêng biệt.
2.6.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy
2.6.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
Hiện nay, Nhà máy ô tô Hòa Bình chuyên đóng mới xe ô tô chở khách chất lợng cao, lắp ráp xe ô tô buýt và gia công cơ khí phục vụ các công đoạn trong Nhà máy nên rất cần nhiều NVL nên việc phân loại NVL là rất cần thiết. Để cấu thành nên chiếc xe thì cần rất nhiều NVL khác nhau bao gồm các nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
• Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, bao gồm: Kim khí (sắt, thép, nhôm .), ghế, kính, các loại… đèn. Số lợng chủng loại các loại rất phong phú với đầy đủ các kích cỡ khác nhau.
• Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm: Gỗ, đinh, ốc, vít, .…
• Phụ tùng thay thế gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế sửa chữa.
Nhìn chung, việc phân loại nguyên vật liệu của Nhà máy nói chung là phù hợp với đặc điểm, vai trò, tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất, từ đó giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Theo cách phân loại này Nhà máy theo dõi đợc số l- ợng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận cung ứng vật t có kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho kịp thời.
2.6.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá NVL là một khâu rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán NVL. Lựa chọn phơng pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh., trong việc sử dụng và hạch toán NVL
Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán, thực tế tại Nhà máy ô tô Hòa Bình kế toán chỉ sử đụng giá thực tế để hạch toán.
2.6.2.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho
Do vật t của Nhà máy chủ yếu là mua ngoài nhập kho và Nhà máy không có đội xe vận tải riêng nên Nhà máy mua vật liệu với số lợng lớn thì các chi phí liên quan đến vận chuyển thờng do bên bán chịu và chi phi này cộng luôn vào giá mua của vật t. Còn nếu Nhà máy mua với số lợng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật t cử ngời đi mua và mang về nên không tính vào chi phí vận chuyển. Nh vậy, trị giá thực tế vật t mua ngoài chính là giá mua ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT).
Ví dụ minh họa:
Theo hóa đơn GTGT số 04891 ngày 06/04/2003 (xem biểu số 01) Nhà máy mua của Công ty gang thép Thái Nguyên 2500 kg thép hộp 40x40x3, đơn giá 65000đ/kg, giá mua ghi trên hóa đơn (cha có thuế GTGT) là 162.500.000 đồng, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là 170.560.200 đồng. Nh vậy giá thực tế của lợng thép này chính là giá mua cha tính thuế GTGT, kế toán sẽ ghi số tiền là 162.500.000 vào cột thành tiền của sổ chi tiết vật liệu, sau đó ghi vào bảng kê nhập – xuất – tồn NVL. Trờng hợp vật t xuất thừa hoặc đổi chủng Trần Thị Minh Phơng CĐKT3- K4 Luận văn tốt nghiệp
loại thì giá tực tế nhập lại kho đợc xác định đúng bằng giá thực tế xuất kho của loại vật t đó.
2.6.2.2.2. Giá thực tế vật liệuxuất kho
Tại Nhà máy ô tô Hòa Bình, kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. Có nghĩa là thực tế vật t xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng lần nhập kho và số lợng xuất kho theo từng lần nhập.
= = x
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 14 ngày 16/04/2004 (xem biểu số 06) xuất cho đồng chí Hải phân xởng sản xuất 300 kg thép hộp 40x40x3 giá 65.000 đ/kg, 500 kg thép L30x30x3 giá 22.000 đồng/kg.
Căn cứ vào chứng từ trên kế toán tính giá thực tế thép hộp 40x40x3 và thép L30x30x3 xuất kho nh sau:
- Giá thực tế của 300 kg: 300 x 65.000 = 19.500.000 đồng - Giá thực tế của 500 kg : 500 x 22.000 = 11.000.000 đồng
2.6.3. Kế toán vật liệu tại Nhà máy
2.6.3.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu
Tình hình nhập xuất NVL ở Nhà máy diễn ra thờng xuyên với khối lợng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh đợc tình trạng thất thoát, hỏng hóc, sử dụng lãng phí đợc lãnh đạo Nhà máy rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL đợc tiến hành đầy đủ và chặt chẽ.
2.6.3.1.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ ngoài. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
• Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Giá thực tế NVL
Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật t nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật t đi mua. Cán bộ vật t gửi bảng báo giá giao cho cán bộ vật t đi mua. Cán bộ vật t phải giử bảng báo giá vật t cho Giám đốc duyệt đồng ý mua loại vật t đó. ở Nhà máy không có biên bản kiểm nghiệm vật t do đó không sử dụng “Biển Bản kiểm kê vật t” và vật t mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểm tra trớc khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật t về cho Nhà máy thì xảy ra 2 trờng hợp sau:
- Trờng hợp hàng và hóa đơn cùng về
Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t ở phòng kế hạch vật t báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hóa đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t xác định thực tế trên hóa đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Thủ kho giữ lại một liên để giao cho kế toán thanh toán cùng với hóa đơn để theo dõi thanh toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật t để vào sổ chi tiết vật t . Ví dụ sau khi nhận đợc hóa đơn của công ty gang thép Thái Nguyên với số liệu đã chuyển đến nhập kho, kế toán của Nhà máy viết phiếu nhập kho
-Trờng hợp hàng về trớc hóa đơn
Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t báo cho thủ kho và kế toán vật t thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế để ghi vào phiếu nhập thủ kho giữ lại một liên còn 2 liên giao cho kế toán vật t. Kế toán vật t giao cho kế toán thanh toán 1 liên để theo dõi còn một liên để vào sổ chi phí tiết mẫu phiếu nhập.
* Đối với phế liệu thu hồi
Sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân đợc cử từ phân xởng thành phẩm thu gom lại các phế liệu thu hồi không qua một hình thức kiểm tra hay ớc tính về số lợng hoặc giá trị nào. Nh vật Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi.
Biểu số 02:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
BC/99B
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 06 tháng 04 năm 2004
Tên đơn vị bán hàng: Công ty gang thép Thái Nguyên Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên
Điện thoại:………….. Mã số: Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Km 9- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D E E
1 Thép hộp 40x40x3 Kg 2.500 65.000 162.500.000
Cộng tiền hàng 162.500.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.250.000 Tổng cộng tiền thanh toán 178.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mơi tám triệu, bảy trăm năm mời
nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 03:
Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
BC/99B
Hóa đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 07 tháng 04 năm 2004
Tên đơn vị bán hàng: Công ty Minh trờng sinh Địa chỉ: Ba Đình – Hà Nội
Điện thoại:………….. Mã số: