7 Bố cục của đề tài
3.3.4.2.2 Tổ chức hội thảo
Một trong những hoạt động quan trọng nhất không thể không kể đến đó là tổ chức hội thảo dành cho từng đối tượng mà Trung tâm hướng đến. Mặc dù đây không phải là giải pháp mới nhưng Trung tâm cũng nên chú ý một số điểm sau đây để nâng cao hiệu quả của các buổi hội thảo này.
a) Hội thảo tổ chức dành cho đối tượng nông dân, đại lý và các công ty kinh doanh cà phê nhỏ
Trước đây những buổi hội thảo thu hút thành viên được Trung tâm tổ chức rất đại trà, triển khai trên khắp địa bàn tỉnh Đắc Lắc, có hội thảo tập trung tổ chức cho nông dân cả 2 huyện với số lượng khách mời giới hạn. Điều này đã hạn chế số lượng
người tham gia hội thảo để tìm hiểu về Trung tâm. Do đó, hội thảo nên được tập trung, tổ chức sâu rộng trong mỗi huyện; tức là hội thảo sẽ dành cho mỗi đối tượng cụ thể ở từng xã khác nhau trong huyện và không giới hạn số lượng người tham gia của xã đó. Hội thảo nên kéo dài ở mỗi huyện (có thể từ 2 - 4 ngày) tùy thuộc vào diện tích từng huyện và tổ chức liên tục thành chuỗi sự kiện gây chú ý đến giới báo chí nhằm quảng bá, tuyên truyền cho hoạt động này đến với đông đảo công chúng.
Hoạt động tuyên truyền cho buổi hội thảo cũng rất quan trọng. Trung tâm nên phối hợp với các cán bộ xã để thực hiện tuyên truyền, hoặc thông qua loa địa phương, tờ rơi; riêng đối với các đối tượng kinh doanh, Trung tâm nên tuyên truyền thông qua gửi thư, gọi điện thoại trực tiếp. Nội dung tuyên truyền cần giới thiệu về Trung tâm và đề cập ngắn gọn đến lợi ích của mỗi đối tượng, những dịch vụ hỗ trợ để thu hút họ tìm đến buổi hội thảo. Hoạt động tuyên truyền hiệu quả trước hội thảo sẽ kêu gọi được những đối tượng thật sự quan tâm tìm đến. Đây sẽ là đối tượng thật sự tiềm năng của Trung tâm.
Nội dung buổi hội thảo nên nhấn mạnh đến từng lợi ích cụ thể mà các đối tượng nhận được khi tham gia giao dịch, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ mà Trung tâm đã cung cấp. Hội thảo nên diễn ra trong không khí thân thiện, gần gũi, không nên chỉ diễn ra theo một chiều, mà cần có sự tương tác giữa hai bên. Trung tâm nên đặt ra những câu hỏi gợi mở để các đối tượng tự nhận ra lợi ích của sàn, quan tâm đến những khó khăn hiện tại của các đối tượng, đưa ra những khó khăn hiện tại của Trung tâm để cùng tham gia đóng góp ý kiến, giải đáp thắc mắc, đặc biệt giúp các đối tượng nhận thức đúng về mua bán qua sàn giao dịch không phải là hình thức đỏ đen…Xây dựng buổi hội thảo thành công là thuận lợi bước đầu để thu hút những đối tượng này tham gia giao dịch qua sàn.
Sau buổi hội thảo, Trung tâm có thể tiến hành khảo sát bằng bản câu hỏi để đánh giá về nhu cầu gửi kho của các đối tượng tại mỗi huyện, phục vụ cho việc xác định huyện để triển khai thực hiện giải pháp cung cấp dịch vụ vận chuyển đã đề ra ở trên.
Đến với buổi hội thảo, các đối tượng sẽ nhận được ca-ta-lô giới thiệu về hoạt động cũng như lợi ích của Trung tâm kèm theo những món quà nhỏ như bút viết, áo mưa, móc gắn,… có in logo của Trung tâm.
Buổi hội thảo nên được lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng; đặc biệt là về nội dung. Và nên được tiến hành liên tục từ bây giờ cho đến tháng 10, tại các huyện trọng điểm để quảng bá, tuyên truyền và khảo sát nhu cầu của nông dân tại những huyện này.
b) Hội thảo cho các nhà đầu tư lớn
Hội thảo của Trung tâm hướng đến những nhà đầu tư sẽ được tổ chức chủ yếu trên địa bàn tp. Hồ Chí Minh. Trung tâm nên liên kết với ngân hàng Techcombank để tổ chức hội thảo này.
Trung tâm cần thông báo về hội thảo đến các nhà đầu tư lớn thông qua gửi thư trực tiếp hoặc thông qua hệ thống thông tin của ngân hàng Techcombank.
Nội dung hội thảo sẽ giới thiệu cụ thể về lợi ích của hợp đồng kỳ hạn đối với các nhà đầu tư, cách thức giao dịch trên sàn,… nên để nhà đầu tư tự nhận thấy lợi ích của mình và hiểu cách thức giao dịch thông qua việc cho các nhà đầu tư thử nghiệm mua bán hợp đồng như một buổi giao dịch thật.