Để tính toán các chỉ tiêu kế hoạch,người ta sử dụng nhiều phương pháp tính toán khác nhau.Sau đây là một số phương pháp cơ bản nhất còn gọi là truyền thống không được áp dụng để tính toán nhu cấu trong kế hoạch.
1.5.1. Phương pháp định mức:
Đây là một trong những phương pháp tính toán chủ yếu trong khi lập kế hoạch. Việc xác định phương pháp này cho phép và tuân thủ các tỷ lệ giữa nhu cầu và nguồn lực, so sánh chi phí và kết quả.
Công thức: N= Qi x di x qi. N : là nhu cầu
Qi : là khối lượng hoặc nhiệm vụ của hoạt động di :là định mức sử dụng thứ i
qi: là quan hệ số giữa định mức thứ i so với định mức đạt chuẩn. Định mức và sử dụng có thể là định mức tổng hợp hoặc định mức chi tiết tuỳ theo khối lượng hoặc nhiệm vụ của hoạt động. Tuỳ theo tính chất của mỗi cấp lập kế hoạch cũng như tuỳ thuộc từng loại hoạt động mà sử dụng các loại định mức tổng hợp hoặc chi tiết.
Phương pháp định mức thường sử dụng để tính các nhu cầu về vật tư, trang thiết bị, kinh phí. .v..v.Chẳng hạn để tính nhu cầu cho một năm học của một trường ta xét các tiêu chí:
Qi : là số lượng học sinh trong năm học của toàn trường
di :là định mức của nhà nước chi cho một học sinh của năm toàn khóa. qi: là hệ số định mức quy định riêng biệt (theo đối tượng,theo vùng địa lý).Trên cơ sở đó ta tính được kinh phí dùng cho kế hoạch năm học.
1.5.2. Phương pháp tiêu chuẩn định biên:
Phương pháp này đòi hỏi sử dụng một hệ thống các định mức có tiêu chuẩn, có căn cứ khoa học làm cơ sở cho các tính toán kế hoạch người ta có thể tiến hành dựng mô hình hóa về cán bộ chuyên môn cho đơn vị điển hình.Trên cơ sở nhiệm vụ ,khối lượng công việc và đặc điểm trang thiết bị của đơn vị mà quy định biên chế,chỉ tiêu.Sau khi lập xong biên chế,chỉ tiêu rút ra cho những quan hệ tỉ lệ mà định mức chỉ tiêu cần thiết từ đó tính toán áp dụng cho toàn ngành.
Tiêu chuẩn định biên là nhu cầu nhân lực cần thiết của đơn vị chuẩn hoạt động ,phương pháp tiêu chuẩ định biên thường sư dụng để tính nhu cầu nhân lực cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động.
Công thức: N=Đ x Tc x
T Tsd Trong đó: N : là nhu cầu
Đ : là số đơn vị chuẩn Tc : là tiêu chuẩn định biên
Tsd:là thời gian mà đơn vị chuẩn hoạt động T : là thời gian theo chế độ
Thực tế hầu như mọi yếu tố trong giáo dục đều biến động.Tuy nhiên có thể chọn một số bình quân nhiều năm của một yếu tố nào đó trong giáo dục và coi đó là cố định.Từ các cố định tương đối đó có thể tính ra các con số của những yếu tố khác.Đó là nội dung của phương pháp tính tỉ lệ cố định.Phương pháp này thường dùng trong việc tính toán các chỉ tiêu theo những quan hệ tỷ lệ.Việc xác định các tỉ lệ cần chính xác và càng chi tiết thì mức độ tính toán càng chính xác.
Công thức N= Qix hi
N : Là nhu cầu
Qi : Là khối lượng hoặc nhiệm vụ hi: Là tỉ lệ cần thiết
Trong xây dựng kế hoạch ở tầm vĩ mô và dài hạn, phương pháp này dùng để tính nhu cầu cán bộ chuyên môn trên cơ sở cán bộ định mức chuyên môn hiện nay trong nền kinh tế khác nhau, dự toán được tăng lên ở mức độ nào đó.
Ưu điểm của phương pháp này là dễ sử dụng,cho kết quả nhanh.Nhưng nhược điểm là hay phạm sai số lớn,nên không được lạm dụng quá mức cần thiết phương pháp này.Khi sử dụng phải tính đến sai số.
1.5.4.Phương pháp cân đối
Nguyên tắc cơ bản của phương pháp cân đối là đảm bảo hợp lý giữa khả năng cung cấp( cung) và nhu cầu thực tế( cầu) và được biểu diễn bởi những phương trình cân bằng hoặc bảng cân đối.
Cân đối có thể hiểu ngắn gọn là những cách thức để tạo ra sự cân xứng tương đối giữa những nhu cầu với những khả năng.Nội dung của phương pháp này là thiết lập sự tương đối giữa "nhu cầu"và "khả năng"từ đó làm cho hai phạm trù này đỡ cách biệt nhau.
Cân đối không tồn tại bền vững đó là quá trình cân bằng tự động, quan hệ cân đối và mất cân đối diễn ra liên tục và biện chứng phát triển theo con đường xoắn ốc đi lên.
Có thể minh họa bằng biểu đồ.
Công việc chủ yếu của phương pháp này là xây dựng"bảng cân đối".Đó là một bảng gồm hai cột:Nhu cầu khả năng ,trong đó cột nhu cầu lập trước,cột khả năng lập sau và độc lập với nhau.
Nhu cầu Khả năng
………. ……… ……… ……….
……….. ………
Nội dung mỗi cột là các yếu tố của vấn đề đang xem xét.Việc thiết lập bảng cân đối hoàn toàn do người làm kế hoạch định ra sao cho các bảng đó phục vụ tốt cho công tác kế hoạch.
Chẳng hạn trong giáo dục cần xem xét các loại cân đối sau:Cân đối phát triển,cân đối về giáo dục,kinh tế,cân đối về ngành học,cấp học,cân đối giữa các yếu tố trong quá trình giáo dục(môn học,giờ dạy học các môn…)cân đối CSVC,cân đối ngân sách..v..v
Càng thiết lập bảng cân đối chi tiết và hẹp càng có tác dụng cho công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch.Khi gặp mất cân đối giữa nhu cầu và khả năng,cần tìm cách khai thác tối đa các khả năng,nhất là các khả năng còn tiềm ẩn để áp dụng cao nhất cho mọi nhu cầu.Chỉ điều chỉnh nhu cầu đã khai thác tối đa các khả năng.
Ưu điểm của phương pháp này là cho thấy hình ảnh cụ thể của hệ,có sức mạnh so sánh giúp ta phát hiện chỗ mạnh,chố yếu của hệ thống qua các thành tố của nó.Nhờ phương pháp cân đối ta thấy được hiện tại ta đang ở mức nào và kết thúc thì ở mức nào,thường là cụ thể lượng hóa
được.Phương pháp này được dung nhiều trong tất cả các khâu của kế hoạch hóa.
Ngoài ra để xây dựng kế hoạch người ta còn sử dùng phương pháp như:
Phương pháp so sánh: Đây là phương pháp tìm hiểu xu hướng và
quy luật phát triển hình thành đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật của các nước tiên tiến vào thời kỳ gắn với các sự kiện phát triển của mỗi quốc gia.Vận dụng các xu hướng quy luật này vào việc ngoại suy xu hướng và quy luật phát triển để hình thành đội ngũ khoa học ở một nước hay một khu vực nào đó trong nước.
Phương pháp thăm dò: Đây là phương pháp tổ chức trưng cầu ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm về nhu cầu các tổ chức cán bộ, số lượng và ngành nghề, chuyên môn của các loại cán bộ để bố trí vào các chức vụ, cân nhắc và đi đến quyết định về ý kiến đó.
1.5.5Phương pháp xác định chỉ tiêu cơ bản *Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch
a) Chỉ tiêu sự nghiệp
Thể hiện mục tiêu của giáo dục theo chiến lược phát triển kinh tế và xã hội của đất nước(căn cứ vào phát triển ngành học)Nó bao gồm.:
Số lượng trẻ có mặt đầu năm học: chia theo Nam,Nữ dân tộc:chia ra các cấp theo ngành học.
Số học sinh tuyển mới: Chia theo cấp bậc đào tạo
Tỷ lệ học sinh bỏ học,lưu ban,tốt nghiệp,vào Đại học,cao đẳng.
b) Chỉ tiêu nhân lực:
Là một trong các nhân tố để thực hiện mục tiêu của giáo dục và đào tạo.Nó bao gồm tổng số giáo viên,cán bộ,nhân viên được chia theo các loại theo biên chế,hợp đông dài hạn,hợp đồng ngắn hạn theo vụ việc.
Tổng chi ngân sách nhà nước chi cho trường đối với trường( Công lầp, bán công, dân lập, tư thục.)Trong đó chia ra :
-Chi sự nghiệp thường xuyên : Chi cho con người ( lương và các khoản thuộc lương)
-Chi đào tạo bồi dưỡng cán bộ:Chi quản lý hành chính chi các chương trình mục tiêu.
- Chi xây dựng cơ bản
+ Kế hoạch về CSVC,thiết bị dạy học trong đó bao gồm.
Số lượng phòng học,bộ môn,khối hành chính quản trị,khu sân chơi bãi tập chia theo trạng thái CSVC(kiên cố bán kiên cố,nhà cấp 4,nhà tạm…)
Các thiết bị kỹ thuật dạy học, nghiên cứu khoa học như thư viện,phòng thí nghiệm ,các phương tiện kỹ thuật…
+ Nguồn vốn :Ngân sách Nhà nước: xã hội hóa,viện trợ các nguồn huy động khác.
* Hệ thống chỉ tiêu giao kế hoạch.
Chỉ tiêu phát triển sự nghiệp giáo dục-đào tạo: Chỉ tiêu này được
giao cấp từ trên(SGD&ĐT;BGD&ĐT)chia theo cấp học
Chỉ tiêu ngân sách: Căn cứ pháp lệnh của Thủ tướng chính phủ,chỉ
tiêu này được phân theo định mức cho cấp học,bậc học theo từng vùng lãnh thổ
1.5.6 Các phương pháp khoa học sử dụng trong xây dựng kế hoạch.
Ngoài những phương pháp xác định nhu cầu,chỉ tiêu xây dựng kế hoạch ở trên,trong việc tổ chức kế hoạch còn sử dụng một số phương pháp sau:
*Phương pháp phân tích.
Nội dung của phương pháp này là phân chi hệ giáo dục thành những hệ con,nghiên cứu riêng từng hệ con một cách sâu sắc để có những kết quả
cụ thể.Khi đã có kết quả các hệ con ghép chúng lại thành ban đầu,thiết lập các quan hệ giữa các con với nhau,điều chỉnh lại các hệ thành phần để đảm bảo toàn bộ hoạt động và thống nhất.
Trong trường học có thể nghiên cứu các hệ con như sau:
+Tổ chuyên môn và các đoàn thể: Tổ chuyên môn nhà trẻ,tổ chuyên môn MG,Đoàn TNCSHCM,CĐ.
+Các mảng hoạt động chủ yếu là hoạt động dạy học,hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp,CSVC_TTBDH.
*Phương pháp chương trình mục tiêu.
Nội dung của phương pháp này là xây dựng chương trình mục tiêu thành từng cấp.Xây dựng các chương trình đath tới mục tiêu.Từ những chương trình đó mà tìm ra biện pháp tác động thúc đẩy hệ thống phát triển.
Chảng hạn mục tiêu là nâng cao chất lượng giáo dục cho học sinh.Trên cơ sở khả năng là có: a là Cô,trung bình các Cô là b,các phương tiện là c…Muốn đạt được mục tiêu cần thõa mãn yêu cầu ở các mức tương ứng a',b',c'…Như vậy phải có những chương trình nâng cao tay nghề của Cô ,bổ sung phương tiện ,giáo dục động cơ học tập của học sinh,khai thác sự phối hợp tham gia của các lực lượng giáo dục ngoài trường.
*Phương pháp tái tạo sơ đồ luồng học sinh phục vụ xây dựng kế hoạch .
Sử dụng sơ đồ luồng học sinh người quản lý sẽ có hình ảnh khá trực quan về diễn biến lưu lượng học sinh nhà trường qua các năm học.Dưới đây là một phần tử của đồ thị:
Số Trẻ bỏ học Số học sinh lưu ban năm trước số trẻ chuyển đi Số trẻ mới chuyển đến
Số trẻ đến lớp 1 Số trẻ còn lại
Tổng các mũi tên đi vào = tổng các mũi tên đi ra=S.
Ghép nối các "phần tử "này theo tọa độ hai chiều.chiều dọc ghi khối lớp,chiều ngang ghi năm học,ở các mũi tên ghi con số ta được sơ đồ" luồng học sinh"
Có thể khai thác rất nhiều điều qua sơ đồ luồng học sinh.Chẳng hạn từ đó ta có thể tính được các chỉ số như"Tỉ lệ nhập học,lên lớp ,lưu ban,bỏ học,tố nghiệp.
Ví dụ:tính tỉ lệ học sinh lên lớp 1
Số HS xác định trong năm học x 100 lên lớp Tổng số HS ═ ────────────────────── Tổng số HS nhập học của trường cùng năm *Phương pháp biểu diễn bằng sơ đồ Gant.
Phương pháp này do Hery Gant đề xướng vào cuối thời kỳ chuyển giao giữa hai thế kỷ 19 và 20.
Sơ đồ Gant gồm 2 cột: Cột ngang biểu thị thời gian,cột dọc biểu thị các công việc cần làm.những thanh ngang chỉ thời gian thực hiện công việc.Biểu đồ Gant thường được biểu diễn bằng 2 mầu khác nhau để chỉ tiến độ theo kế hoạch và tiến độ thực tế.
Sơ đồ Gant tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản lý dễ dàng xác định được những gì cần phải làm,những gì đã thực hiện trước sau hay đúng tiến độ.
Trên thực tế để thấy rõ trách nhiệm của mỗi thành viên ,trên sơ đồ Gant người ta thường thêm một cột dọc vào cuối để liệt kê các người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
*Phương pháp sơ đồ mạng (PERT)
Mỗi loại hoạt động GD&ĐT trong nhà trường hàm chứa chuỗi sự kiện,Các sự kiện này không liên hệ tuyến tính mà liên hệ thành mạng với nhau.Trên mạng có một số sự kiện nút.Cần thấy được sự kiện nút và điều phối công việc,tính toán thời gian sao cho không sót việc,không bê
trễ,không phải chờ đợi nhau,tránh được các lãng phí nhân lực,tài lực,vật lực.
Trong tất cả những phương pháp trên không có phương pháp nào là vạn năng,mà trong quá trình sử dụng phải phối hợp nhiều phương pháp vận dụng những mặt mạnh của phương pháp.Tuy nhiên có thể thấy 2 phương pháp sơ đồ Gant,PERT thường dùng khi lập chương trình cho bản kế hoạch.
Ngoài ra trong xây dựng kế hoạch,người ta có thể sử dụng một số phương pháp khoa học khác như:Phương pháp ma trận SWOT,khung Loogic,phương pháp Delphy…