III. TÂM LÝ GIAO TI P TRONG Q UN LÝ
4. nđ tâm lý trong vi sd ng giao ti p
4.1. Ph ng ti n giao ti p phi ngôn ng
Các chuyên gia giao ti p cho r ng kho ng 90% l ng thông tin nh n đ c trong giao ti p là qua ngôn ng không l i.
- c đi m có th bên ngoài nh t ng m o, v m t, dáng ng i (cao, th p, m p, lùn) n c da, cách s a so n trang đi m
- Dáng đi u, đi u b , ánh m t, n c i, t th , tác phong,
- Qu n áo, cách n m c (g n gàng, lôi thôi, đ p sang tr ng, nhàu nát, h hang…) Qu n áo và cách n m c, ph n ánh cá tính, ngh nghi p, đa v , giai c p, l a tu i.
- Cách c x , đ i x , đ ng tác, hành vi (nhã nh n, l ch s , xô b , k ch c m, v ng v , khéo léo.
Ch ng 1: T ng quan v tâm lý và tâm lý h c qu n lý
ây là k n ng phán đoán, n m b t đ c tâm lý c a đ i t ng giao ti p thông qua quan sát các bi u hi n bên ngoài nh t th , c ch , hành vi, nét m t ngôn ng c a h
Trên c s thông tin nh n đ c thông qua quan sát ng i giao ti p v i mình, đ ng th i k t h p v i ki n th c tâm lý và kinh nghi m cu c s ng c a b n thân, chúng ta có th n m b t t ng đ i chính xác các di n bi n tâm lý c a đ i t ng giao ti p đ đi u ch nh thông đi p c a chúng ta cho phù h p v i đ i t ng, v i m c tiêu giao ti p.
* Các bi u hi n c a ngôn ng không l i
a. Ti p xúc:
- Cái b t tay ch t hay l ng, nhanh hay ch m, t th c a tay c ng th hi n các s c thái tình c m khác nhau.
- Ôm hôn: Hôn má, hôn trán, hôn môi, ch m m i … - Ôm ngang eo
- V vai xoa đ u.
b. Kho ng cách tâm lý cá nhân
Gi a nh ng ng i giao ti p có nh ng gì đ c bi t khác nhau vì tâm lý, đa v , vai trò nh th nào.v.v…Chúng ta c n chú ý đ n kho ng cách thân tình, kho ng cách cá nhân, kho ng cách xã h i…
c. T th :
- T th đ ng ch ng n nh th hi n s ra oai.
- T th đ ng, ng i ra khoanh tay tr c ng c th hi n s thách th c, s khép kín không mu n giao ti p.
- ng ch p tay sau l ng là t th ông ch .
- Ng i cúi v phía tr c, tay ch ng c m là t th ch m chú - Ng i ngã ra sau l ng là t th m t m i, tho i mái.
d. C ch :
- Li c đ ng h th hi n ý s t ru t mu n v
- Gãi gãi sau gáy, vê râu c m, ng m bút th hi n s b i r i
- Hai tay l y kính ch m ch m ra kh i m t th hi n s tr m ngâm suy ngh .
e. Nét m t:
Nét m t là n i bi u hi n sinh đ ng nh t t t c các s c thái tình c m khác nhau c a con ng i nh vui bu n, gi n d , lo l ng, th , ch m chú, ng c nhiên …
Nét m t ngoài th hi n xúc c m bên trong còn cho ta bi t nhi u v cá tính con ng i, ng i có nét m t c ng th ng th ng là ng i có tính cách d t khoát. Ng i có nét m t m m m i thì hoà nhã thân m t
- c bi t đôi m t là c a s tâm h n. ôi m t có kh n ng bi u c m r t l n. Th hi n: + ôi m t m to trong sáng th hi n s h n nhiên, chân th c.
+ M t m r t to th hi n s ng c nhiên. + M t lim dim là đang suy ngh .
Ch ng 1: T ng quan v tâm lý và tâm lý h c qu n lý
+ Nhíu lông mày th hi n s khó ch u.
+ Ánh m t nhìn vào ng i đ i di n th hi n s quan tâm, chú ý l ng nghe.
+ Ánh m t còn th hi n cá tính. Cái nhìn l nh lùng là c a ng i có óc th c d ng. Cái nhìn th ng là c a ng i trung th c.
- N c i. Th hi n:
+ Nh ng n c i khác nhau,
+ Có nh ng n c i t i t n, h n nhiên đôn h u.
+ Có cái c i đ c ác nham hi m, có cái c i chua chát ra n c m t. + Có cái c i mi n c ng, g ng g o.
+ Có cái c i thông c m, đ ng tình có cái c i ch gi u, khinh b … + M m c i th hi n s thân thi n chào đón.
+ M m c i th hi n s h o ý trong kinh doanh, thay cho l i chào khi g p m t và l i chào t m bi t khi chia tay.
4.2. Ph ng ti n giao ti p ngôn ng nói
Giao ti p nói: Là giao ti p dùng l i nói đ chuy n t i thông tin nh to đàm, h i ngh ,
đàm phán, giao l u, chuy n trò…lo i hình giao ti p này có l i th là có th bi u đ t các s c thái tình c m khác nhau c a gi ng nói, đ ng th i có th nh n ngay đ c thông tin ph n h i.
Ngôn ng nói là ph ng ti n giao ti p ch y u c a con ng i. S d ng ngôn ng nói, con ng i có th truy n đ t, bày t t t c các lo i thông tin khác nhau, k c n i dung và tình c m. hi u rõ cách s d ng ngôn t trong giao ti p, chúng ta xem xét v các khía c nh sau:
4.2.1. Tính ch t c a ngôn ng
Cùng m t n i dung ngôn ng , nh ng v i các cách di n đ t khác nhau thông qua nh p đi u, âm đi u, ng đi u, (to nh , nhanh ch m, cao th p) ng i nói s mang l i nh ng n t ng khác nhau cho ng i nghe.
B i v y, chúng ta c n ph i chú ý đi u khi n gi ng đi u, ng đi u khi nói. L i nói có đ c rõ ràng, khúc chi t hay không ph thu c nhi u vào cách nh n g ong. B ng cách u n gi ng và thay
đ i ng đi u l i nói chúng ta có th thay đ i ý ngh a c a nó. Cách nói đ u đ u, đ n đi u và vô c m d làm cho ng i nghe bu n ng .
Do v y, khi nói c n ph i bi t lên gi ng xu ng gi ng, lúc nh t, lúc khoan, lúc nh , lúc d n gi ng, lúc t m ng ng đ nghe suy ng m. Trong t t c đo n nói ph i bi t m , bi t gi i quy t v n
đ và bi t gói g n l i. Vi c s d ng các câu ca dao, t c ng , ví von, so sánh c ng nh các hình t ng, các con s s làm cho nh ng đi u chúng ta nói có h n, có s c thuy t ph c cao.Bi t cách
đi u khi n c ng đ và cao đ c a gi ng nói, chúng ta có th làm n i b t n i dung quan tr ng, thu hút s chú ý ng i nghe, làm cho cu c nói chuy n c a chúng ta không ch h p d n mà còn đ t
đ c m c tiêu đ ra.
4.2.2. i u b khi nói
i u b đ c hi u là v m t, ánh m t c ng nh c ch tay chân, t th c a c th , hay nói cách khác là ngôn ng c a c th (body language). i u b ph ho theo l i nói đ t ng thêm ý ngh a cho l i nói, gây n t ng cho ng i nghe.
Ch ng 1: T ng quan v tâm lý và tâm lý h c qu n lý
B i v y, đi u b c n t nhiên, không gò ép, và ph i phù h p v i phong t c t p quán, v n hoá. Khi chia bu n v i ai, ngoài các t ng phù h p, c n bi t th hi n gi ng nói ch m l i, chùn xu ng, đ ng th i k t h p nét m t bu n. Khi chào h i khách hàng, đ ng th i ph i nhìn vào h và m m c i. Khi g p ng i l n tu i h n mình, lúc chào h i nghiêng ng i v phía tr c m t chút.
4.2.3. Hi u thông tin không chính xác
Ng i nói đnh chuy n thông tin này, nh ng ng i nghe l i hi u thành thông tin khác,
đi u này c ng d n t i hi u l m đáng ti c. Lý do c a tình tr ng hi u sai l ch này là do nh n th c, kinh nghi m, ki n th c, ngôn ng , phong t c, t p quán, c a hai bên giao ti p không gi ng nhau. Khi hai ng i h n nhau là “Ch em c ng công viên m Sen” thì ng i này đ n c ng tr c ng i kia ra c ng sau, cu i cùng m i ng i m i n o không g p nhau.
4.3. Giao ti p vi t:
Là giao ti p thông qua th t , công v n, ch th , báo cáo, vi t th t giao d ch v n b n…, t c là dùng v n b n đ chuy n t i thông tin. Nhi u lo i giao ti p ph i dùng t i v n b n vì nó đòi h i tính pháp lý c a thông tin nh h p đ ng, quy t đnh, ngh quy t đ i h i. Ngày nay đ t n c ta m r ng quan h kinh t , v n hoá v i n c ngoài.
Nhà kinh doanh không ph i ch làm n v i các doanh nghi p trong n c, mà còn có m i quan h v i các doanh nghi p n c ngoài. Chính vì th mà nhu c u trao đ i thông ti th tín càng tr nên c p bách. Ngoài k n ng nói, nghe, nhà qu n tr c n ph i rèn luy n c k n ng vi t n a. Mu n s an th o m t v n b n, m t công v n hay mu n vi t m t lá th , chúng ta c n am hi u nh ng quy t c c n b n và k t c u c a m i lo i.
Ví d mu n vi t m t lá th trong giao d ch th ng m i chúng ta c n ph i n m đ c:
C u trúc c a th th ng m i:
Tên tiêu đ : Tên công ty xí nghi p
Ngày tháng: Ghi rõ đa danh, ngày… tháng… n m
Tên và đa ch trong th : Ghi tên và đa ch ng i nh n th ngay đ u lá th L i chào m đ u: Th a Ông, th a bà
N i dung:
- M c đích c a lá th là gì ? - Hy v ng đ t đ c gì qua lá th
- Cách hay nh t đ đ t đ c m c đích là gì?
L i chào k t thúc: Gi ng nh l i chào m đ u, có tính phong t c và th hi n l ch s đ
ch m d t m t lá th , l i chào phù h p v i t ng hoàn c nh và ph i t ng x ng v i l i chào m
đ u
Ký tên và ghi ch c v : Ph i luôn ký tên b ng bút t c a mình và b ng bút m c, không nên ký b ng d u đ tên mình, đích thân ký vào th tình t ký tên và ghi ch c v
- Ch c v - Ký tên - H và tên
Ch ng 1: T ng quan v tâm lý và tâm lý h c qu n lý
- Th ph i vi t đúng, chính xác các thông tin - Th vi t ph i đ y đ các đi u ki n c n thi t
- Các ý trong th ph i nh t quán v i nhau - Th vi t ph i l ch s , nhã nh n
- Th vi t ph i th n tr ng, không đ c vi t nh ng đi u mà b n thân không n m ch c
- Xác đnh cho đ c nh ng n i dung c n vi t và s p x p trong đ u các đi m c n vi t theo m t m i liên h t t nh t
- Vi t m t cách t nhiên v i gi ng v n phù h p vào t ng hoàn c nh.