3.1.3.1.Hoàn thiện quy trình thanh toán với L/C hàng xuất :
- Ngân hàng thông báo sau khi nhận đợc L/C bằng điện ( Telex, Swift ) không đầy đủ và không rõ ràng, có thể sai mã test hoặc không xác định đợc mã điện. Trong trờng hợp này, Ngân hàng thông báo phải yêu cầu Ngân hàng mở mở lại L/C đó hoặc cung cấp mã Test chính xác nhằm phòng ngừa gặp L/C giả.
- Khi Ngân hàng nhận đợc yêu cầu đứng ra xác nhận cho Ngân hàng mở L/C không phải là khách quan thì yêu cầu đợc chiết khấu bộ chứng từ nhằm phòng tránh khả năng bộ chứng từ bị từ chối thanh toán. Trớc khi quyết số chiết khấu bộ chứng từ ngân hàng cần:
+ Xem xét khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu, Ngân hàng mở và nhà nhập khẩu.
Đối với những quốc gia tình hình tài chính không ổn định, khủng hoảng kinh tế có thể dẫn đến hàng loạt các tổ chức tín dụng bị đóng cửa. Với những L/C đợc mở ở Ngân hàng nớc này, không thể chiết khấu bộ chứng từ vì rủi ro. Để ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ chiết khấu cần phải chuẩn bị những điều kiện khách quan và chủ quan của nó. Xuất phát từ yêu cầu khách quan là khả năng thanh toán của các bên, ngân hàng cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin hoàn chỉnh gồm các kênh nội bộ và các kênh ngoài ngân hàng. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng cần thiết lập hệ thống thông tin giữa các ngân hàng về tình hình tài chính, uy tín doanh nghiệp, phát huy hiệu quả của bộ máy thông tin giữa các ngân hàng đại lý để có các thông tin chính xác về ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu.
3.1.3.2.Hoàn thiện quy trình thanh toán L/C hàng nhập:
- Quy định mức ký quỹ một cách hợp lý: Định mức ký quỹ một cách hợp lý sẽ giúp ngân hàng mở tránh đợc rủi ro khi trả tiền. Định mức ký quỹ là việc làm không đơn giản bởi mức ký quỹ cao sẽ gây khó khăn cho ngòi nhập khẩu, ngòi nhập khẩu sẽ sẵn sàng từ bỏ ngân hàng chuyển sang quan hệ với ngân hàng khác chấp nhận mức ký quỹ thấp hơn, còn nếu mức ký quỹ quá thấp sẽ không đảm bảo đối với cam kết của khách hàng.Vì vậy, việc xác định mức ký quỹ cần dựa vào một số các yếu tố : Nếu đơn vị nhập khẩu là khách hàng có uy tín lâu năm thì ngân hàng có thể định mức ký quỹ thấp ngợc lại nếu khách hàng đến quan hệ mở L/C lần đầu tiên thì phải yêu cầu mức ký quỹ cao nhất 100% giá trị thanh toán hoặc phải có tài sản bảo đảm hoặc ngời bảo lãnh; Căn cứ vào khả năng tiêu thụ sản phẩm đó trên thị trờng trong thời gian tới; Căn cứ vào hiệu quả kinh tế của lô hàng nhập về: định mức ký quỹ phải cao hơn tỉ suất lợi nhuận mà lô hàng mang lại vì trong một số trờng hợp ngòi nhập khẩu thế chấp bằng cả lô hàng không có khả năng thanh toán cho ngân hàng mở thì ngân hàng sẽ đợc quyền định đoạt hàng hoá; Căn cứ vào tỉ lệ trợt giá của đồng tiền: trong thời kỳ tỉ giá biến đổi mạnh, ngân hàng phải điều chỉnh tỉ lệ ký quỹ để tránh rủi ro về tỉ giá. Tỉ lệ điều chỉnh phải tơng ứng với tỉ lệ trợt giá của đồng tiền trong thời gian tới.
- Xem xét các điều kiện đòi tiền : đòi tiền bằng điện là hình thức trong đó bảo lu quyền đòi lại. Nghĩa là sau khi chuyển tiền bằng điện thanh toán cho ngời bán, nếu bộ chứng từ có lỗi và ngòi nhập khẩu từ chối thanh toán thì ngân hàng mở có quyền đòi ng- ời xuất khẩu hoàn tiền lại. Nhng trong thực tế khả năng hoàn
tiền lại của ngời xuất khẩu là rất khó, còn tuỳ thuộc và thiện chí của họ và khó tránh khỏi những tranh chấp xảy ra. Vì vậy, trớc khi quyết định mở một L/C cho phép đòi tiền bằng điện, VCB Hà Nội cần phải nghiên cứu kĩ khả năng thanh toán của ngòi nhập khẩu.
- Tăng cờng quản lý và sử dụng tốt các phơng thức thanh toán quốc tế , đặc biệt là bảo lãnh ( L/C ) hàng trả chậm.Do đặc điểm của phơng thức thanh toán bằng L/C trả chậm, thông thờng khách hàng chỉ ký quỹ một tỉ lệ nhỏ so với L/C khi đến hạn thanh toán, khách hàng mới phải nộp tiền vào tài khoản tại ngân hàng để thanh toán cho nớc ngoài. Trong thời gian cha thanh toán cho ngân hàng, hầu hết các khách hàng đều quay vòng vốn để tạo lợi nhuận tối đa. Tuy nhiên, trong trờng hợp khách hàng kinh doanh không hiệu quả, sử dụng vốn không đúng mục đích, khi đến hạn thanh toán không có đủ tiền để trả cho ngân hàng n- ớc ngoài thì khi đó ngân hàng phải ứng vốn cho vay bắt buộc để trả cho bạn hàng nhằm đảm bảo uy tín trong giao dịch quốc tế. - Đối với những khách hàng không thông hiểu về nghiệp vụ thanh
toán L/C, đã chây ỳ trong thanh toán và viện những lý do liên quan đến tranh chấp của giao dịch thơng mại để từ chối nghĩa vụ thanh toán với ngân hàng kéo theo việc ngân hàng phải trì hoãn việc thanh toán cho nớc ngoài, gây ảnh hởng nghiêm trọng đến uy tín đối với ngân hàng đại lý. Có những khách hàng sau khi đã chấp nhận thanh toán hối phiếu và nhận bộ chứng từ trong thời hạn quy định của UCP 500 là 7 ngày làm việc. Khi thấy thiếu hàng hoá hay hàng hoá không đợc giao khi đó mới tìm cách mọi từ chối thanh toán đối với ngân hàng nớc ngoài nhng đã quá hạn theo thông lệ quốc tế. Điều đó đẩy ngân hàng vào những tranh chấp không đáng có giữa ngân hàng với khách hàng, giữa các ngân hàng với nhau.
Việc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thanh toán không chỉ giới hạn trong việc nắm vững UCP 500 mà còn thể hiện khả năng xử lý linh hoạt các tình huống đặt ra trong thanh toán tín dụng chứng từ. Hiện nay việc thanh toán ở VCB Hà Nội vẫn còn hơi chậm so với một số ngân hàng nớc ngoài. Đơn cử nh nghiệp vụ mở L/C hàng nhập, khách hàng lập đơn xin mở L/C, phòng thanh toán và tín dụng theo dõi tình hình tài chính và uy tín trong thanh toán của khách hàng, lập báo cáo gửi lên giám đốc, giám đốc xem xét và quyết định mức ký quỹ, sau đó thanh toán viên hớng dẫn khách hàng điền vào mẫu đơn xin mở L/C và làm tiếp các bớc sau trong quy trình nghiệp vụ thanh toán. Theo quy trình trên cho thấy việc giao dịch thanh toán phụ thuộc rất nhiều vào quyết
định của giám đốc, mà trên thực tế giám đốc không hiểu khách hàng bằng thanh toán viên nên đôi khi quyết định cũng có thể có sai sót.
Việc xử lý linh hoạt các tình huống cũng đòi hỏi sự nhanh nhạy quyết đoán của thanh toán viên . Do đó nên có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng hơn cho các thanh toán viên. Nếu tình huống nào cũng đòi hỏi trởng phòng hay giám đốc can thiệp thì chắc chắn sẽ gây chậm trễ trong thanh toán.