_Khái quát về phần hành vật tư tại công ty cổ phần xi măng Tuyên Quang:
Với nhiệm vụ sản xuất xi măng,sản phẩm của công ty chủ yếu là loại xi măng PCB 30 ,PC40. Để tạo thành phẩm,công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau và với số lượng lớn.do đó,việc vận chuyển bảo quản không tốt dễ gây hư hao,mất mát,ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm.Đặc biệt có những nguyên liệu của công ty như than, đất sét.. phải để ở ngoài trời,điều đó đặt ra cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty nhiều vấn đề nan giải.Cần có biện pháp vận chuyển và bảo quản tốt,có quy định phù hợp với từng loại nguyên vật liệu..
Mặt khác do đặc điểm vị trí địa lý của công ty ở cách xa nơi cung cấp một số nguyên vật liệu chính nên đòi hỏi công ty phải xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ vừa đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường vừa không gây ứ đọng vốn cho kinh doanh.
Xét về mặt chi phí thì nguyên vât liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm.Đặc biệt là chi phí về nguyên vât liệu chính như đá ,đất sét, than,quặng, chiếm khoảng 60%-75% trong giá thành sản phẩm xi măng.
Nguyên vật liệu của công ty sử dụng ngoài đá vôi do phân xưởng khai thác đá khai thác,vận chuyển.Công ty mua lại với giá khoán tính trên khối lượng đá vôi khai thác được.Còn các loại nguyên vật liệu khác như than cam,quặng pirit...Công ty mua của các khách hàng cung ứng tại nhà máy.Qua đó ta thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.Chỉ cần có biên động nhỏ cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm,góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.Đó là mục tiêu của Công ty, bởi vậy phải quản lý vật liệu chặt chẽ ở các khâu từ thu mua,dữ trữ,bảo quản đến sử dụng.
+Phân loại vật tư tai công ty cổ phần xi măng Tuyên Quang:
Để sản xuất ra các loại sản phẩm đáp ứng cho nhu cầu thị trường,Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu với nhiều chức năng khác nhau.Vì vậy, để quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học và hợp lý
Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất Công ty đã chia vật liệu thành các loại sau:
- Vật liệu chính:
Ở Công ty hiên nay vật liệu chính gồm có:đá vôi, đất sét,than, quặng các loại dùng để sản xuất ra Clanke
Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng của sản phẩm và tạo điều kiên cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như :Dầu bôi trơn.mỡ công nghiệp....
-Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt cho quá trình sản xuất kinh doanh đó là dầu diezel và các nhiên liệu khác.
-Phụ tùng thay thế:
Là chi tiết phụ tùng thay thế của các loại máy móc thiết bị như:vòng bi,bi cầu đai
Chứng từ sử dụng:
Hiên nay, tai công ty cổ phần xi măng Tuyên Quang sử dụng các chứng từ sau để kế toán vật tư
-Hóa đơn giá trị gia tăng.. -Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho
-Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
ngườigiao hàngBankiểmnhận Ph.tài vụPhụ trách phòngThủkho KTvật tư
ĐềnghịNKLậpbiênbảnkiểm nhậnLậpPNK KýPNKkiểm nhậnhàng,ghi thẻ khoghisổ
Lưubảo quản
Nhậpvật tư
Sơ đồ 10. Quy trình lập luân chuyển phiếu nhập kho được thể hiên theo sơ đồ sau:
-Diễn giải quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho:
Nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất của công ty phải mua ngoài với một số lượng khá lớn.Do đó công ty phải lập kế hoạch là sản xuất trong năm hết bao nhiêu từ đó ký hợp đồng với các nhà cung cấp.Phòng kế hoạch của công ty phải lập kế hoạch vật tư sử dụng trong năm tới là bao nhiêu và kế hoạch này phải xong trước tháng 11 .Sau khi kế hoạch lập xong sẽ đệ trinh Giám Đốc để giám đốc ký duyệt và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.Căn cứ vào hợp đồng bên cung cấp sẽ mang NVL đến công ty đề nghị nhập kho.Công ty sẽ lập một ban kiểm nhận hàng mang đến xem xét có đúng như hợp đồng đã ký kết hay không,có đầy đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng hay không.Sau khi kiểm tra hàng thấy đã đảm bảo yêu câù,ban kiểm nhận tiến hành lập Biên bản kiểm nhận.Cán bộ phòng tài vụ căn cứ vào hóa đơn hợp lê,hợp pháp và biên bản kiểm nhận tiến hành lập phiếu nhập kho và ghi một số chỉ tiêu như mã vật tư,tên chủng loại, quy cách,số lượng theo chứng từ.Sau đó chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký phiếu nhập kho.Phiếu nhâp kho đươc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển.
+ Liên 2 : Giao cho người nhập hàng
+Liên 3:Dùng để luân chuyển nôi bộ và ghi sổ kế toán.
Sau đó chuyển cho thủ kho,thủ kho tiến hàng kiểm nhận hàng,ghi thẻ kho và ghi vào cột số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho.Sau khi thủ kho ghi xong chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và ghi cột đơn giá và thành tiền trên phiếu nhập kho,đồng thời tiến hành lưu trữ và bảo quản đến khi hết hạn.
Lậpchứng từ xin xuấtDuyệtlệnhxuất LậpPXK Xuất kho GhiSổ
Lưubảo quản
Xuấtvật tư
Người có nhu cầu hàngThủ trưởng và kế toán trưởngPh.tài vụ Thủ khoKế toán vật tư
+ Quy trình lậpvà luân chuyển phiếu xuất kho được thể hiện theo sơ đồ sau:
-Diễn giải quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:
Căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư trong tháng tại công ty ,phân xửong nguyên vật liệu viết lập chứng từ xin xuất đó là phiếu xin xuất vật liệu sử dung thực tế trong tháng.Sau đó thủ trưởng và kế toán trưởng ký duyệt lênh xuất kho.Phòng tài vụ lập phiếu xuất kho,phiếu xuất kho đươc lập thành 3 liên:
+Liên 1 :Lưu tại quyển.
+Liên 2: Giao cho người nhận hàng
+Liên 3:Dùng luân chuyển nội bộ và ghi sổ kế toán .
Đông thời người lập phiếu xuất kho ghi một số chỉ tiêu trên phiếu xuất như:Tên ,chủng loại,quy cách và ghi cột số lượng xuất kho theo yêu cầu.
Thủ kho căn cứ vaò phiếu xuất kho được chuyển đến và lệnh xuất tiến hành:
-Kiểm soát hàng xuất
-Cùng với ngươi nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. -Ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho.
-Ghi thẻ kho
-Chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán vật tư
Sau đó kế toán vật tư tiến hành ghi đơn giá vào phiếu xuất kho,định khoản ,ghi sổ và đưa vào bảo quản.
Dưới đây em xin lấy ví dụ một mẫu phiếu Xuất kho,tại công ty cổ phân xi măng Tuyên Quang(theo giao diện phần mềm “Fast Accounting 2001)
Tài khoản sử dụng:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để quản lý theo dõi tình hình biến động của vât tư trong công ty.Hiện nay, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+TK 152 Nguyên liệu,vật liệu.TK này được chi tiết: TK 1521 Nguyên liệu,vật liệu chính
Tk 1522 Vật liệu phụ Tk 1523 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng. TK 1525 Thiết bị XDCB TK 1526 Vỏ bao TK 1528 Vật liệu khác
+TK 153 Công cụ dụng cụ.TK này được chi tiết: Tk 1531 công cụ,dung cụ
TK 1532 Bao bì luân chuyển TK 1533Đồ dùng cho thuê
(Các Tk trên được chi tiết tiếp,em xin phép không trình bày ở đây mà đính kèm sau báo cáo kiến tập)
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ chi tiết vậtliệu,công cụ dụng cụ
Sổ tổng hợpN-X-T
Kế toán tổng hợp
Hiên nạy, tại công ty cổ phần xi măng Tuyên Quang đang áp dụng phương pháp thẻ song song trong việc ghi sổ chi tiết.Quy trình ghi sổ được thể hiên qua sơ đồ sau:
Phiếu nhâp,xuất,bảng phân bổ NVL
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loạiSổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 152,TK153
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
_Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ,thủ kho tiến hành ghi thẻ kho,mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho,thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng.Cuối ngày,cuối tháng thủ kho tính toán số lượng tồn kho
(em không minh họa thẻ kho ở phần này,nhưng có đính kèm thẻ kho sau báo cáo)
_Sổ chi tiết vật liệu,công cụ dụng cụ :Sô chi tiết này do kế toán vật tư thực hiện và theo dõi cả về mặt số lượg và giá trị.Căn cứ vào phiếu nhập,xuất kho NVL mỗi chứng từ được ghi (nhập)một dòng trên sổ chi tiết.Phần mềm kế toán sẽ tự tính ra lựong tồn .
(em không minh họa thẻ kho ở phần này,nhưng có đính kèm thẻ kho sau báo cáo)
Tổ chức ghi sổ Tổng hợp
Quy trình ghi sổ tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau: