Hiện nay hầu hết các NVL của công ty là do công ty tự tổ chức liên hệ và thu mua. Do đó chứng từ phát sinh trong khâu thu mua, nhập kho được quản lí khá chặt chẽ, và được các bộ phận có liên quan thực hiện cận thận. Nguồn hàng với các NVL chính như bột sắn ẩm, mầm gạo, sắt lát khô...chủ yếu từ các hộ xã viên, hợp tác xã, đơn vị kinh doanh sản xuất cùng địa bàn còn lại với các hương liệu và nhiên liệu công ty tìm kiếm các nguồn hàng xa hơn. Phòng KH – TT kết hợp với phòng Điều hành sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo vật tư luôn có sẵn phục vụ sản xuất. Chứng từ chủ yếu của công ty sử dụng trong nhập kho gồm có:
• Bảng kê thu mua hàng nông – lâm - thủy sản của người trực tiếp sản xuất (Dùng trong trường hợp mua của người trực tiệp sản xuất)
• Hóa đơn GTGT (đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT).
• Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm- thủy sản.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa
• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường
• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu chi (nếu có)
Căn cứ vào các kế hoạch sản xuất của công ty, sau đó giao công việc thu mua cho các nhân viên được bổ nhiệm. Căn cứ nhu cầu về NVL hàng tháng, kỳ, bộ phận tìm kiếm thị trường có nhiệm vụ tìm các nhà cung cấp thuận tiện nhất, giá cả hợp lý và đỡ tốn chi phí vận chuyển. Sau đó tiến hành ký hợp đồng kinh tế.
Cán bộ phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã kí kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng sao cho xát với kế hoạch nhất. Thông thường các nhà cung cấp NVL cho công ty là thường xuyên, vì thế định kỳ hàng
tháng, với việc thu mua nông sản, nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn. Với một số NVL không mang tính thường xuyên, khi có yêu cầu của công ty nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng.
Xét việc nhận hàng và nhập kho đối với NVL là bột sắn ẩm, phát sinh trong ngày 11/12/2008, trình tự thực hiện như sau:
Khi có NVL từ phía nhà cung cấp, với đầy đủ các căn cứ xác thực, phòng KH – TT sẽ tiến hành lập “Bảng kêthu mua NVL” (Biểu mẫu 2-1) liệt kê đầy đủ khối lượng của NVL do từng nhà cung cấp mang tới. Bảng kê này thường được viết chung đối với một loại NVL theo từng thời điểm phát sinh.
Biểu mẫu 2- 1:
Bảng thu mua hàng nông – lâm – thủy sản (của người trực tiếp sản xuất)
Đơn vịCTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội (theo Thông tư số 130/2008/TT – BTC ngàyMẫu số 01/TNDN 26/12/2008)