giám đốccông ty xí nghiệp xây lắp
2.2.4.1 Thủ tục nhập kho:
ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội, trớc đây vật liệu mua ngoài do phòng cung ứng vật t tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty đã đề ra, tuy nhiên từ năm 2007 đến nay, việc mua vật liệu đợc tiến hành khoán thu theo từng đơn vị thành viên, từng xí nghiệp. Từng xí nghiệp tiến hành mua vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên vật liệu ở từng xí nghiệp ( hoá đơn mua NVL, bên bán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu nh: chủng loại NVL, đơn giá, số lợng, thành tiền...). Tại các xí nghiệp, nhân viên vật t tiến hành trình hoá đơn lên các cấp lãnh đạo để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu với hợp đồng đã ký trớc đây. Nếu chấp nhận mua, kế toán vật t ở phòng Tài vụ sẽ lập phiếu Nhập kho gồm 3 liên. Sau đó nhân viên vật t sẽ cầm phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kiểm nhận số lợng thủ kho và tình hình thực tế vật t sau khi tiến hành kiểm nhận số lợng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập cho cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc ghi thành 3 liên cụ thể nh sau: - 1 liên : lu tại phòng Tài vụ
- 1 liên: giao cho nhân viên vật t. - 1 liên: giao cho thủ kho giữ.
Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi các chỉ tiêu số lợng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu.
- Đối với NVL đợc nhập do tự chế biến, do thu hồi phế liệu: bộ phận nhập kho phải lập phiếu nhập kho thành 3 liên, sau khi ngời phụ trách bộ phận vật t ký vào phiếu nhập kho thì ngời đợc uỷ quyền mang vật liệu cùng phiếu
nhập kho đến kho nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận vật liệu nhập vào kho theo chỉ tiêu số lợng, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng ngời nộp ký vào 3 liên:
- 1 liên lu tại nơi lập phiếu. - 1 liên giao cho ngời nhập giữ.
- 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Các loại vật liệu mua về Công ty đều đợc nhập kho theo quy định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu hiện có trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi quản lý và tiền cho công tác, nhập, xuất kho.
Ví dụ2: Trong tháng 1/2007 Công ty có mua một số thép để phục vụ cho sản xuất, hoá đơn thuế GTGT do bên bán gửi kèm nh sau:
Biểu số 1:
Mẫu số 01 GTKT- 2LL
(Liên 2 giao cho khách hàng) No.009522 Ngày 4/1/2007
Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật t thiết bị Chơng Dơng. Địa chỉ: 81/A9 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm.
Điện thoại: Mã số: 0100597125
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Trí
Đơn vị: Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội. Địa chỉ: 59 Ngõ Thông Phong.
Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 0100105912 A B C 1 2 3 1 Thép cuộn φ 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 2 Thép φ 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000 Cộng tiền hàng: 4.091.000
Thuế suất thuế GTGT(10%) 409.100
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.120
Số tiền viết bằng chữ: (bốn triệu năm trăm ngàn, một trăm hai mơi đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng Tài vụ đã lập phiếu nhập kho nh sau: Biểu số 2: Đơn vị... Mẫu số: 01- VT Địa chỉ... Ban hành theo QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài Chính
Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 1 năm 2007
Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Văn Trí.
Theo... Số...ngày...tháng...năm...của.
Nhập tại kho : Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội STT Tên nhãn hiệu quy cách
phẩm vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn φ 6LD Kg 684 4.300 2.941.200 Thép cuộn φ 13LD Kg 260 4.422,3 1.149.800 Cộng 4.091.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): (bốn triệu không trăm chín mốt ngàn đồng chẵn).
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)