giám đốccông ty xí nghiệp xây lắp
2.2.4.2 Thủ tục xuất kho:
Công ty Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội bao gồm 7 đơn vị thành viên . Do đó không chỉ có các kho vật t chung của toàn Công ty mà mỗi xí nghiệp, sản xuất đều có kho riêng và bố trí một thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi nhập, xuất tồn kho vật t theo chỉ tiêu số lợng ở từng kho xí nghiệp.
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất đợc giao trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Xí nghiệp kho có nhu cầu về NVL dùng cho sản xuất thì kế toán xí nghiệp (thống kê) sẽ viết đơn xin lĩnh vật t: liệt kê các danh mục vật liệu cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên kế hoạch sản xuất và dự toán công trình). Giám đốc xí nghiệp (đội trởng) ký xác nhận vào đơn xin vật liệu đó.
Sau đó kế toán xí nghiệp sẽ mang đơn xin lĩnh vật liệu lên Phòng tài vụ Công ty yêu cầu lĩnh vật liệu. Căn cứ vào dự toán công trình và đơn xin lĩnh vật t đã đợc giám đốc Công ty duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho chỉ ghi
vào cột yêu cầu. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, sau khi phụ trách phòng ký vào đợc giao cho ngời lĩnh vật liệu mang xuống kho để lĩnh vật liệu. Thủ kho Công ty ghi vào sổ thực xuất sau khi kiểm nghiệm số lợng số thực xuất và thủ kho ký vào 3 liên của phiếu xuất kho.
- 1 liên giao cho phòng Tài vụ
- 1 liên giao cho thủ kho xí nghiệp (đội sản xuất).
- 1 liên thủ kho Công ty giữ sau khi ghi thẻ kho sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Đôi khi ở Công ty có trờng hợp xuất kho vật liệu đem bán (vật liệu thừa hoặc phế liệu) phòng Tài vụ Công ty sẽ viết hoá đơn thuế GTGT thành 3 liên (đơn giá ghi trên hoá đơn sẽ đợc chuyển cho giám đốc và kế toán trởng Công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền".
Vào hoá đơn bán hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, xuất kho vật liệu giao cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 3 liên :
- 1 liên giao cho khách hàng. - 1 liên chuyển cho phòng Tài vụ - 1 Liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho
Ví dụ3: Ngày 22 tháng 1 năm 2007 Công ty xuất kho vật liệu cho TC5 và phòng kế toán lập phiếu xuất kho nh sau:
biểu số 3:
Đơn vị... Mẫu số: 02/VT
Địa chỉ ... QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính Phiếu xuất kho
Ngày 22 tháng 1năm 2007
Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Thuỷ TC6
Lý do xuất kho: Công trình cấp nớc Láng Trung STT Tên nhãn hiệu quy cách
phẩm vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Thép cuộn φ 6LD Kg 718 4.300 3.087.400
Cộng 3.087.400
Cộng thành tiền (bằng chữ): ba triệu không trăm tám bảy ngàn bốn trăm đồng.
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)