giám đốccông ty xí nghiệp xây lắp
2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Hạch toán chi tiết vật t không chỉ cả về mặt số lợng và cả về mặt giá trị, không những theo từng kho mà còn cả về chi tiết theo từng nhóm vật liệu. Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho và phòng kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Hoá đơn bán hàng (thuế GTGT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá
Để hạch toán chi tiết NVL ở Công ty Xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội sử dụng phơng pháp thẻ song song. Nội dung của phơng pháp thẻ song song nh sau:
*ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lợng. Để thuận lợi cho việc kiểm tra và quản lý vật t thì mỗi nhóm vật liệu đợc mở một thẻ kho.
Ví dụ4: Tập thẻ kho về ống và phụ kiện ống, tập thẻ kho về sắt thép các loại.
Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật t thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau đó đối chiếu số lợng thực tế nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại vật t. Định kỳ 10 ngày sau khi đã ghi song thẻ kho, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo thứ tự và chuyển cho phòng Tài vụ.
Ví dụ5: Khi nhận đợc phiếu nhập và phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo mẫu sau:
Biểu số 4:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/1/2007
Kho: Anh Tuấn
Tờ số : 01 Tên NVL: Thép cuộn φ 6LD Đơn vị tính: Kg Ngày NX Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu năm 2001 2.000 4/1 04 Nhập kho Công ty 684 2.684
7/1 37 Xuất kho cho TC5 684 2.000
15/1 54 Nhập kho 1000 3.000
22/1 69 Xuất kho cho TC6 718 2.282
27/1 72 Xuất kho cho TC6 1282 950
29/1 86 Xuất kho TC5 268 732
Cộng phát sinh 1684 2952
Tồn cuối tháng 732
*ở phòng kế toán: Định kỳ (10 ngày) kế toán vật t xuống kho nhận chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu tiến hành sắp xếp, phân loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo đúng số thứ tự của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để tiện cho việc ghi sổ kế toán.
Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.
Sổ chi tiết NVL ở Công ty đợc mở theo từng tháng và đợc mở cho từng thứ vật liệu khác nhau.
Biểu số 5:
Đơn vị... sổ chi tiết NVL
Năm 2007 Tài khoản: 152
Tên vật liệu: Thép cuộn φ 6LD
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
04 4/1 Nhập kho 4300 684 2.941.200 2.684 11.541.200
37 7/1 Xuất kho cho TC5 4300 684 2.941.200 2.000 8.600.000
54 15/1 Nhập kho 4000 1000 4.400.000 2000 x 4300
1000 x 4400 8.600.0004.400.000 13.000.000
69 22/1 Xuất kho cho TC6 4300 718 3.087.400 1282 x 4300
1000 x 4400
5.512.600 4.400.000 4.400.000
9.912.600
72 27/1 Xuất kho cho TC6 4300 1282 5.512.600 1000x 4400 4.400.000
86 29/1 Xuất kho cho TC5 4400 268 1.179.200 732 x 4400 3.220.000
Số d cuối tháng 732 x 4400 3.220.000
Cơ sở để ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên sau khi đủ kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho ghi số lợng vật liệu nhập vào cột lợng nhập. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi số lợng xuất kho vào phần xuất. Cuối tháng cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thẻ kho và làm căn cứ để đối chiếu với kế toán tổng hợp đồng thời tính giá thực tế vật liệu xuất kho và tồn kho cuối kỳ bằng cách:
+ Tính tổng lợng vật liệu tồn đầu kỳ với đơn giá tồn đầu kỳ..
Liệt kê số lợng NVL của mỗi lần nhập và đơn giá NVL theo mỗi lần nhập đó.
Tính tổng lợng vật liệu xuất kho từ đó tính đợc trị giá thực tế NVL xuất kho theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc. Bằng cách cứ lô hàng nào nhập trớc thì xuất trớc và lấy trị giá thực tế của lô hàng đó để tính. Nh vậy số liệu trên sổ chi tiết NVL làm căn cứ để đối chiếu với thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và là cơ sở để tính giá NVL xuất kho
Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu ở kho về phòng kế toán, kế toán vật liệu phân loại chứng từ theo là chứng từ từng nhóm vật liệu (nếu là chứng từ nhập), phân loại vật liệu theo đối tợng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu, kế toán ghi vào sổ kê nhập vật liệu, vào chứng từ xuất vật liệu theo từng đối tợng sử dụng, kế toán vật liệu ghi vào tờ kê xuất vật liệu.
Biểu số 6:
bảng kê chi tiết nhập vật liệu
Tháng 1/2006
Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú
S N Nợ Có 04 5/1 Nhập kho Công ty 152 331 4.091.000 05 5/1 Nhập kho Công ty 152 311 36.282.300 06 10/1 Nhập kho Công ty 152 331 29.504.610 54 15/1 Nhập kho Công ty 152 331 40.156.300 PT-08 19/1 Nhập kho Công ty 152 141 5.454.540 PT-10 20/1 Nhập kho Công ty 152 111 2.074.000 PT-13 22/1 Nhập kho Công ty 152 111 37.272.686
72 27/1 Tái nhập kho Công ty 152 154 805.000
86 29/1 Nhập kho Công ty 152 112 665.000
Cộng 156.305.436
*Cơ sở và phơng pháp lập bảng kê chi tiết nhập vật liệu
- Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi vào bảng kê chi tiết nhập vật liệu.
Ví dụ6: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/2007. Nhập kho với số tiền thực tế: 4.091.000đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết nhập vật liệu.
* Tác dụng: Số liệu tổng cộng của bảng kê chi tiết nhập vật liệu trong tháng làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp vật liệu.
Thực tế ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nớc Hà Nội số liệu tổng cộng của bảng kê nhập vật liệu làm căn cứ để đối chiếu kiểm tra với tổng số phát sinh nợ của sổ cái TK 152.
Biểu số 7:
Bảng kê chi tiết xuất vật liệu
Tháng 1/2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú
S N Nợ Có
02 2/1 Thoát nớc Hà Nội 154 152 15.454.450
37 7/1 Xây nhà bán Hoà Mục 154 152 12.941.200
38 9/1 Cấp nớc ô5,ô6 Hoàn Kiếm 154 152 35.408.100
39 14/1 Cấp nớc Nam Định 154 152 26.923.411 40 16/1 Cấp nớc Gia Lâm 154 152 39.193.800 43 19/1 Cấp nớc Thanh Hoá 154 152 23.524.256 44 21/1 Cấp nớc Thái Nguyên 154 152 49.143.800 69 22/1 Cáp nớc Láng Trung 154 152 3.087.400 Cộng 205.676.417
*Cơ sở và phơng pháp lập bảng kê chi tiết xuất vật liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho theo từng đối tợng sử dụng, hàng ngày kế toán vật liêu ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu .
Ví dụ 7: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 22/1. Với lý do xuất cho công trình cấp nớc Láng Trung xuất kho với tổng số tiền là: 3.087.400đ để ghi vào cột số tiền của bảng kê chi tiết xuất vật liệu.
* Tác dụng: Số liệu bảng kê chi tiết xuất vật liệu làm căn cứ để lập bảng phân bổ NVL xuất dùng trong tháng tính cho các đối tợng sử dụng liên quan đồng thời số liệu ở bảng kê cho tiết xuất vật liệu dùng để đối chiếu, kiểm tra với dòng tổng cộng số phát sinh trên sổ cái TK 152.