Trong thực tế phát sinh yêu cầu cần điều chỉnh thông tin trên TBT hoặc QĐĐC , tuy nhiên những thông tin này không liên quan đến số tiền và cách hạch toán kế toán ( ví dụ như thông tin số ngày ân hạn thuế). Để chỉnh sửa loại thông tin như trên trong trường hợp hệ thống đã khóa sổ kế toán, ta sử dụng một loại chứng từ điều chỉnh đặc biệt có tên là “ Chứng từ điều chỉnh phi kế toán” viết tắc là CTĐCPKT. Loại chứng từ này có khả năng hiệu chỉnh các chỉ tiêu sau: ngày hiệu lực, nhóm ân hạn, lý do nợ. các thao tác đối với chứng từ này gồm có: nhập, sửa và xóa.
• Nhập chứng từ phi kế toán:
Để thực hiện công tác nhập máy chứng từ điều chỉnh phi kế toán người sử dụng cần tiến hành các thao tác sau: Từ menu chính ta chọn chức năng “2. Nhập
liệu” “E. Chứng từ điều chỉnh phi kế toán” “1. Nhập chứng từ”. sau khi tác
vụ lựa chọn kết thúc xuất hiện cửa sổ nhập như sau:
Hình 40: Cửa sổ nhập chứng từ điều chỉnh phi kế toán.
Để nhập chứng từ điều chỉnh phi kế toán việc đầu tiên phải làm đó là nhấn vào nút “ Tìm chứng từ” để tìm TBT hoặc QĐĐC cần hiệu chỉnh thông tin. Sau khi tìm được CTN cửa sổ nhập chứng từ trên xuất hiện với thông tin nợ, tại đây người sử dụng cần điền các chỉ tiêu sau:
- lý do nợ của chứng từ.
- nhóm ân hạn của chứng từ nợ.
- số chứng từ.
- ngày hiệu lực của CTĐCPKT.
- ngày hết hiệu lực của CTĐCPKT.
- lý do điều chỉnh.
Sau khi thông tin đã được nhập đầy đủ hãy nhấn nút “ Cập nhật” để lưu chứng từ lên máy.
• Sửa hoặc xóa chứng từ phi kế toán:
Việc sửa hoặc xóa chứng từ điều chỉnh phi kế toán được tiến hành tương tự như đối với chứng từ khác. Tức là cũng tìm chứng từ bằng cách nhấn nút “ Tìm CT” sau đó sửa hoặc xóa chứng từ đã tìm thấy.