Theo quy định của bộ tài chính tại thông tư 80/2003/TT-BTC ngày 13/08/2003 của Bộ Tài Chính hướng dẫn tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN và ý kiến chỉ đạo của Tổng cục Hải quan tại công văn số 1893/TCHQ- KTTT ngày 17/05/2005 thì tất cả các khoảng thu từ DN của Cơ quan Hải quan đều được thực hiện thu qua hệ thống kho bạc nhà nước, hạn chế việc thu vào quỹ tiền mặt trừ các trường hợp: vùng sâu, vùng xa, cơ quan hải quan cách xa kho bạc... và đối với các khoản thu qua KBNN đều không ra biên lai ( giấy nộp tiền là chứng từ duy nhất chứng thực việc nộp tiền của DN). Như vậy, hiện nay, việc sử dụng, phát hành các loại biên lai không còn phổ biến kể cả biên lai thu thuế hàng mậu dịch.
• Nhập biên lai:
Để nhập biên lai ta tiến hành như sau: Từ menu chính chọn chức năng: “2.
Nhập liệu” sau đó chọn mục “5. Biên lai thu thuế hàng mậu dịch” và cuối cùng
Hình 24: Cửa sổ thao tác vào mục nhập biên lai thu thuế hàng mậu dịch.
Hình 25: Cửa sổ nhập biên lai thu thuế hàng mậu dịch.
Tại đây người sử dụng có thể nhập 2 loại biên lai đó là biên lai thu thuế hàng mậu dịch hoặc biên lai thu phạt chậm nộp thuế ( CNT ) hàng mậu dịch.
Để nhập một biên lai người sử dụng cần tiến hành các bước sau:
- Tìm tờ khai cần nhập biên lai. Nhấn vào nút “ Tìm tờ khai” để tiến hành việc tìm tờ khai của biên lai. Khi đó màn hình tìm kiếm tờ khai sẽ xuất hiện.
- Trong trường hợp này người sử dụng cần kiểm tra lại thông tin xem tờ khai có hết nợ không. Nếu tờ khai đã thật sự hết nợ vẫn tiến hành nhập biên lai như bình thường – khi đó biên lai trên sẽ làm cho tờ khai có dư hay còn gọi là tờ khai thừa tiền.
Sau khi tờ khai đã được tìm cùng với thao tác chọn bằng cách đánh dấu X vào cột màu xám thì cửa sổ nhập biên lai thu thuế hàng mậu dịch sẽ xuất hiện. Tiếp tục người sử dụng cần nhập vào các chỉ tiêu còn thiếu của biên lai gồm có:
- Hình thức nộp tiền.
- Ký hiệu của biên lai.
- Số quyển: chương trình sẽ tự động tính số quyển.
- Thứ tự bút toán: giá trị mặc nhiên là 1.
- Ngày báo nợ.
- Ngày báo có.
- Số tiền trên biên lai.
- Diễn giải( nếu có).
Nếu như TBT hoặc QĐĐC tăng của tờ khai lựa chọn đã quá thời hạn nộp thuế thì một dòng thông báo màu đỏ sẽ nhấp nháy trên màn hình với nội dung “ Tờ
khai bị phạt chậm nộp thuế” và khi đó nếu ta nhấn vào nút “ Cập nhật” hệ thống
sẽ hỏi xem có cập nhật QĐ PCN vào hệ thống không, nếu trả lời có thì màn hình sẽ in thông báo phạt chậm nộp xuất hiện để in ra, đồng thời chương trình cũng tự động ghi dữ liệu của biên lai thu thuế vào bộ nhớ, nếu trả lời không thì chương trình chỉ lưu dữ liệu của biên lai thu thuế. Sở dĩ phải có yêu cầu xác định việc cập nhật QĐP là do trong một số trường hợp số tiền phạt qúa nhỏ vì vậy không tính phạt để người dùng tự quyết định lấy.
Sau khi đã hoàn thành các chỉ tiêu hãy nhấn vào nút “ Cập nhật” để ghi lại thông tin vừa nhập và chuyển sang nhập một biên lai nới. Chương trình cho phép cùng một số biên lai cho nhiều tờ khai nhưng thứ tự bút toán phải khác nhau.
• Sửa hoặc xóa biên lai thu thế hàng mậu dịch:
Để sửa hoặc xóa biên lai thu thuế hàng mậu dịch ta tiến hành như sau: Từ menu chính ta chọn chức năng “2. Nhập liệu” sau đó chọn mục “5. Biên lai thu
thuế hàng mậu dịch” và cuối cùng chọn mục “2. Sửa biên lai” hoặc “3. Xóa biên
lai”.
Hình 27: Cửa sổ xóa biên lai thu thuế hàng mậu dịch.
Lúc này các chỉ tiêu của biên lai trên màn hình trống. Việc tiếp theo là tìm biên lai cần sửa hoặc xóa bằng cách nhấn vào nút “ Tìm biên lai” khi đó cửa sổ cho phép tìm biên lai xuất hiện.
Tại đây hãy chọn loại biên lai cần sửa hoặc xóa là biên lai thu thuế hay thu phạt, nhập vào “ Ký hiệu” và “ Số” của biên lai cần tìm sau đó nhấn nút “tìm chứng từ”. Nếu tìm không thấy biên lai thỏa mãn các chỉ tiêu tìm kiếm chương trình sẽ đưa ra câu thông báo sau “ Chứng từ chưa được cập nhập vào hệ thống”. Còn nếu tìm thấy hệ thống sẽ liệt kê danh sách biên lai trên một bảng, mỗi một dòng trong bảng tương ứng với một biên lai, hãy chọn biên lai cần sửa hoặc xóa bằng cách nhấn đúp chuột vào ô đầu tiên màu xám của hàng thể hiện biên lai sau đó nhấn nút “ Chấp nhận”.
Sau khi xuất hiện cửa sổ với đầy đủ thông tin về biên lai cần sửa hoặc xóa, để xóa biên lai người sử dụng cần nhấn vào nút “ Xóa biên lai” , khi đó cửa sổ yêu cầu xác nhận tác vụ xóa xuất hiện tại đây nhấn nút “Yes” thì biên lai sẽ xóa khỏi hệ thống và màn hình tìm chứng từ biên lai tiếp tục xuất hiện cho phép sửa, xóa biên lai tiếp theo.
Để sửa các thông tin trên biên lai tại cửa sổ người sử dụng nhập thông tin mới vào các vùng tương ứng trên màn hình rồi nhấn nút “ Sửa chứng từ”.
Chú ý :
- Việc sửa biên lai chỉ có thể thực hiện trong trường hợp chưa khóa sổ kế toán.
- Việc sửa biên lai thu thuế phải có thêm điều kiện là biên lai chưa ra quyết định phạt cũng như chưa có các chứng từ điều chỉnh.
- Việc thay đổi số tiền trên biên lai sẽ ảnh hưởng tới phần lũy kế số đã thu trong các báo cáo.