IV. MỤC TIấU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CễNG TY TRONG
2. Hoàn thiện nội dung và phương phỏp xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản
thụ sản phẩm
Cụng ty phải khụng ngừng hoàn thiện nội dung của cụng tỏc xõy dung kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, yờu cầu những bộ phận liờn quan đến cụng tỏc lập kế hoạch phải triệt để thực hiện cỏc quy trỡnh xõy dựng kế hoạch. Lónh đạo Cụng ty cần phải thường xuyờn đụn đốc, kiểm tra cụng tỏc xõy dựng kế hoạch, phải xỏc định được mức độ quan trọng của từng nội dung, chỉ tiờu cụ thể trọng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm như thị trường, khỏch hàng, giỏ cả, chớnh sỏch phõn phối, bỏn hàng… Để cú thể xỏc điịnh được nội dung kế hoạch tiờu thụ một cỏch đầy đủ và chớnh cỏc Cụng ty phải thực hiện tốt cỏc nội dung sau:
- Nội dung chuẩn bị xõy dựng kế hoạch: ở nội dung này cụng ty cần phải tiến hành thu thập đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết, giao trỏch nhiệm, phõn cụng cụng việc đối với cỏc nhõn viờn. Ngoài ra Cụng ty nờn tổ chức tiềm hiờu nghiờn cứu, ứng dụng khoa học lập kế hoạch kinh doanh để đưa ra nội dung phự hợp cho kế hoạch của Cụng ty.
- Nội dung tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu, nghiờn cứu đưa ra cỏc chỉ tiờu phự hợp, tiến hành tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu theo cỏc mụ hỡnh, cụng thức đó được khoa học kinh tế nghiờn cứu và cụng nhận. Việc tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu phải phụ thuộc vào những thụng tin, dữ liệu đó thu thập được lấy nú làm căn cứ để đưa ra cỏc định mức cụ thể.
- Về nội dung xột duyệt kế hoạch: Sau khi cỏc bộ phận liờn quan phỏc thảo nờn một bản kế hoạch sơ bộ bao gồm cỏc nội dung và chỉ tiờu cụ thể. Lónh đạo cụng ty cần kiểm tra, xột duyệt đưa ra một bản kế hoạch hoàn thiện. Trong quỏ trỡnh xột duyệt, Cụng ty cần phải xỏc định cỏc yếu tố sau:
+ Mỗi nội dung gắn với đối tượng nào và mức độ ảnh hưởng của nú tới tốc độ tiờu thụ sản phẩm như thế nào?
+ Nội dung đú cú phự hợp với khả năng thực tế và quy mụ tiờu thụ sản phẩm của cụng ty hay khụng?
+ Khi thực hiện những nội dung này cụng ty cú gặp phải khú khăn trở ngại nào khụng? nếu cú thỡ phải xử lớ như thế nào? liệu Cụng ty cú vượt qua được những khú khăn khi thực hiện kế hoạch hay khụng?
Việc xõy dựng và thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty TNHH Phỏt triển cụng nghệ và đầu tư là cỏch tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiờu kinh doanh do đú Cụng ty cần phải làm rừ được những yếu tố trờn qua đú làm căn cứ để xỏc định một nội dung chớnh xỏc hơn cho kế hoạch tiờu thụ sản phẩm. Cụng ty cần phải nắm bắt đầy đủ cỏc thụng tin nội bộ cũng như thụng tin từ mụi trường bờn ngoài , khả năng nguồn lực của cụng ty, đối thủ cạnh tranh cũng như cỏc quy định và chớnh sỏch của Nhà nước để qua đú xõy dựng cỏc nội dung, chỉ tiờu của kế hoạch chuẩn và ớt biến động.
Phương phỏp xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm ở Cụng ty hiện nay chủ yếu vẫn là phương phỏp cõn đối, tức là cõn đối giữa nhu cầu và khả năng về cỏc yếu tố của quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm. Trước hết Cụng ty tiến hành nghiờn cứu xỏc định được nhu cầu của thị trường về cỏc loại sản phẩm thiết bị mó vạch (bao gồm cỏc loại Ribbon, giấy in mó vạch, phần mềm ứng dụng mó
vạch); thiết bị bỏo động, chống trộm (bao gồm cỏc loại camera quan sỏt, màn hỡnh và cỏc thiết bị phụ kiện khỏc); thiết bị phũng chỏy chữa chỏy. Sau đú tiến hành cỏc hoạt động nhằm lượng hoỏ một cỏch tương đối nhu cầu. Sau đú xem xột về khả năng cung ứng hàng hoỏ của Cụng ty, khả năng nhập khẩu hàng hoỏ để tiến hành cõn đối giữa khả năng và nhu cầu nhằm xõy dựng và đề ra cỏc chỉ tiờu cho kế hoạch tiờu thụ sản phẩm.
Trong những năm tới cụng ty nờn kết hợp thờm cả phương phỏp thống kờ kinh nghiệm và phương phỏp phõn tớch cỏc nhõn tố tỏc động để xõy dựng cỏc chỉ tiờu về tiờu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch nhằm phản ỏnh được cả những biến động của nhõn tố khỏch quan vào trong kế hoạch để đảm bảo tớnh ổn định hơn cho bản kế hoạch được xõy dựng. Tức là dựa trờn những số liệu của năm bỏo cỏo và lượng hoỏ cỏc yếu tố cú ảnh hưởng tới lượng bỏn trọng năm kế hoạch để xõy dựng nờn cỏc chỉ tiờu của kế hoạch tiờu thụ sản phẩm.
3. Phõn cụng và phối hợp trong xõy dựng và thực hiện kế hoạch
Với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty TNHH Phỏt triển cụng nghệ và đầu tư là một doanh nghiệp cũn non trẻ và lại kinh doanh trong lĩnh vực cũn khỏ mới mẻ ở nước ta là kinh doanh thương mại kĩ thuật nờn cơ sở hạ tầng, nguồn nhõn lực cũng như cơ cấu tổ chức cũn chưa được hoàn thiện. Cụng ty chưa cú bộ phận chuyờn sõu về việc xõy dựng kế hoạch do đú để cú thể xõy dựng được một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện là cả một sự phấn đấu và cố gắng của tất cả cỏc thành viờn trong cụng ty, nhất là phũng kinh doanh, phũng quan hệ khỏch hàng và đặc biệt là của cả Giỏm đốc Cụng ty.
Trong quỏ trỡnh tiến hành xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, phũng kinh doanh và phũng quan hệ khỏch hàng tổng hợp tất cả những thụng tin từ thị trường cũng như những thụng tin từ nội bộ Cụng ty, phối hợp chặt chẽ với cỏc phũng khỏc như phũng kĩ thuật, phũng kế toỏn vỡ cỏc phũng này đều cú liờn quan đến việc thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty. Cỏc phũng ban này sẽ cung cấp những thụng tin cần thiết và thường xuyờn tham gia thảo luận, đỏnh giỏ đưa ra những quan điểm chung cú tớnh thuyết phục
nhất qua đú hỡnh thành nờn những chỉ tiờu cụ thể cho một bản kế hoạch kinh doanh.
Cụ thể phũng kế toỏn chuẩn bị cỏc tài liệu cú liờn quan như kết quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoỏ của Cụng ty những năm trước, cỏc bỏo cỏo tài chớnh thể hiện cỏc chỉ tiờu đạt được về mặt giỏ trị hay bảng cõn đối kế toỏn thể hiện nguồn vốn, tài sản , cơ cấu của nguồn vốn kinh doanh. Phũng kĩ thuật chuẩn bị cỏc tài liệu , bỏo cỏo kết quả thực hiện việc tiờu thụ sản phẩm của năm trước , tổ chức thu thập cỏc yờu cầu , phản hồi từ phớa khỏch hàng trong quỏ trỡnh lắp đặt , trang bị từ đú tổng hợp ý kiến và bỏo cỏo lờn giỏm đốc cụng ty.
Cỏc phũng ban, thành viờn thuộc cụng ty trong quỏ trỡnh làm việc, trong phạm vi trỏch nhiệm của mỡnh nờn tạo ra mối liờn hệ, giỳp đỡ lẫn nhau để hoàn thành cụng việc ,vớ dụ như : thu thập cung cấp những thụng tin cần thiết cho nhau, bổ sung tham gia đúng gúp ý kiến với Giỏm đốc để giỳp cụng ty tiến hành lập kế hoạch chớnh xỏc, cú hiệu quả hơn . Vỡ vậy cụng ty nờn cú sự phối hợp nhằm tạo ra một thể thống nhất cựng vỡ mục tiờu chung là kinh doanh cú hiệu quả . Mặt khỏc xõy dựng chế độ trỏch nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa cỏc phũng ban nhằm xỏc định rừ trỏch nhiệm của từng phũng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen thưởng , tạo ra bầu khụng khớ làm việc vui vẻ, an toàn
4. Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm
4.1.Hoàn thiện cụng tỏc xỏc định nguồn hàng
Hiện nay cụng ty đng cú những biện phỏp khai thỏc cỏc sản phẩm tương đối hợp lớ .Tuy nhiờn cụng ty vẫn phải tiếp tục nghiờn cứu chớnh sỏch sản phẩm của cỏc đối thủ cạnh tranh để từ đú rỳt ra phương hướng cho cụng ty cú biện phỏp ứng phú kịp thời với mọi tỡnh thế. Đối với mặt hàng cụng nghệ cao của cụng ty thỡ chất lượng và giỏ cả là yếu tố hàng đầu . Với cỏc khỏch hàng của cụng ty thỡ nhu cầu an toàn của họ là trờn hết do đú chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà họ sử dụng cú đảm bảo được nhu cầu đú hay
khụng sẽ quyết định đến việc tiờu thụ sản phẩm và uy tớn của cụng ty. Vỡ vậy cụng ty cần chỳ ý đến chất lượng của sản phẩm ngay từ khõu nhập hàng về và cả trong khõu lắp đặt, bảo dưỡng. Một yếu tố cũng khụng kộm phần quan trọng đú là giỏ cả của sản phẩm . Tuy mặt hàng kinh doanh của cụng ty cũn khỏ mới mẻ nhưng khụng phải vỡ thế mà sự cạnh tranh khụng cao, hiện nay cũng cú khỏ nhiều cỏc Cụng ty đang kinh doanh cựng mặt hàng với cụng ty và hầu hết đều muụn khẳng định sự cú mặt cũng như yếu tố tiờn phong của mỡnh trong lĩnh vực sản phẩm cụng nghệ cao, đặc biệt tại hai thị trường lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chớ Minh cho nờn chiến lược giỏ cú tầm ảnh hưởng rất lớn đề kết quả tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty. Nguồn hàng hiện nay của Cụng ty khỏ ổn điịnh tuy nhiờn toàn bộ sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài nờn chịu ảnh hưởng của tỷ giỏ hối đoỏi, thuế nhập khẩu, cỏc chớnh sỏch của Nhà nước cho nờn cũng tạo ra những thay đổi trong giỏ sản phẩm đầu vào của Cụng ty. Để đảm bảo cú đủ sản phẩm cung ứng cho thị trường trong kỳ kế hoạch thỡ Cụng ty phải củng cố quan hệ hợp tỏc làm ăn lõu dài với cỏc nhà cung cấp truyền thống như: DATMAX - Hoa kỳ, SATO - Nhật Bản; CIM - Italia; ZEBRA – Hoa Kỳ; SYNTECH INFORMATION - Đài Loan; METROLOGIC INSTRUMENT CORP – Hoa Kỳ; SEIKO EPSPON CORP – Nhật Bản, SONY – Nhật bản; YOUNG SHIN CORP – Hàn Quốc … đồng thời phải nỗ lực và tớch cực tỡm những đối tỏc mới đỏp ứng yờu cầu để cú thể lực chọn được nguồn cung ứng sản phẩm cú chất lượng tốt với giỏ cả phải chăng.
Cụng ty nờn thành lập một bộ phận chuyờn trỏch về xuất nhập khẩu cú nhiệm vụ tỡm hiểu cỏc đối tỏc nước ngoài chuyờn cung cấp cỏc sản phẩm cụng nghệ cao như hệ thống quản lý mó vạch, hệ thống an ninh, hệ thống cảnh bỏo phũng chỏy chữa chỏy, hệ thống quản lý toà nhà thụng minh … Hiện nay việc thực hiện mua hàng theo hợp đồng năm cú thuận tiện nhưng cũng cú bất lợi là nếu tỡm được nguồn hàng tốt, cú giỏ thành rẻ hơn Cụng ty sẽ khụng thể khai thỏc ngay được, mặt khỏc nếu đối tỏc cung cấp hàng khụng đỳng như hợp
đồng thỡ sẽ tạo khú khăn trong cụng tỏc tạo nguồn hàng. Vỡ vậy Cụng ty nờn đa dạng hoỏ cỏc hỡnh thức mua hàng, đối với cỏc hợp đồng theo năm thỡ nờn ỏp dụng giỏ biến động chứ khụng ỏp dung giỏ cố định như hiện nay.
4.2. Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm
Cụng ty TNHH Phỏt triển cụng nghệ và đầu tư cần lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm cụng nghệ cao cho từng nhúm sản phẩm cụ thể, cho từng khu vực thị trường cụ thể và cho từng cỏn bộ nghiờn cứu thị trường cụ thể trỏnh tỡnh trạng chồng chộo, tiờu thụ khụng hiệu quả. Trờn thị trường sản phẩm cụng nghệ cao do cũn mới mẻ và thuộc về lĩnh vực cụng nghệ thụng tin cho nờn người tiờu dựng sẽ rất khú trong việc lựa chọn sản phẩm cũng như Cụng ty cung cấp cho nờn Cụng ty cần cú những kế hoạch quảng bỏ hỡnh ảnh của Cụng ty đến với người tiờu dựng, làm được điều này thỡ người tiờu dựng mới tin tưởng và chấp nhận những sản phẩm mới do cụng ty cung cấp và lắp đặt. Hơn nữa kinh doanh trong nền kinh tế thị trường thực sự là “ cuộc chạy đua khụng cú đớch cuối cựng” nờn để nõng cao độ thoả món của khỏch hàng, Cụng ty phải nghiờn cứu triển khai kế hoạch dịch vụ hậu mói một cỏch chu đỏo. Vỡ khỏch hàng trực tiếp của Cụng ty là cỏc đại lý cấp I và cỏc dự ỏn cho nờn để hàng hoỏ của Cụng ty tiờu thụ được nhanh chúng thỡ cụng ty phải xõy dựng cho được một kế hoạch hậu mói thu hỳt sự quan tõm của cỏc đại lý cấp I và cỏc chủ dự ỏn để khuyến khớch họ đẩy mạnh hàng của cụng ty xuống cỏc đại lý cấp II, cấp III cũng như tới tay người tiờu dựng cuối cựng. Bờn cạnh những chớnh sỏch đó ỏp dụng như ỏp dụng mức giỏ ưu đói, chế độ bảo hành thường xuyờn, định kỳ thỡ cụng ty nờn ỏp dụng thờm hỡnh thức giảm giỏ bỏn cho những đại lý chỉ bỏn sản phẩm của Cụng ty hoặc sản phẩm của Cụng ty chiếm trờn 80% khối lượng hàng hoỏ mà đại lý đú tiờu thụ, cung cấp đầy đủ, tận tỡnh cỏc tài liệu kĩ thuật để cỏc đại lý cú thể hướng dẫn và giới thiệu sản phẩm đến người tiờu dựng.
Ngoài ra cụng ty cũng phải thường xuyờn tỡm hiểu và phõn tớch cỏc hỡnh thức tiờu thụ của cỏc đối thủ cạnh tranh để kịp thời đối phú và cú biện
phỏp thay đổi phự hợp với tỡnh hỡnh thức tế nhằm lụi kộo khỏch hàng đến với sản phẩm của Cụng ty mỡnh.
5. Hoàn thiện bộ mỏy xõy dựng kế hoạch và cụng tỏc cỏn bộ
Một trong những yếu tố quan trọng nhất, cơ bản nhất gúp phần to lớn trong việc tạo ra và tiờu thụ sản phẩm đú chớnh là nguồn nhõn lực. Đõy chớnh là yếu tố quyết định tới sự thành cụng hay thất bại trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của Cụng ty do đú cụng ty phải luụn chỳ trọng và để ý tới chất lượng của nguồn nhõn lực. để cú thể tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh chớnh xỏc và hoàn thiện thỡ việc tổ chức bộ mỏy xõy dựng kế hoạch và việc tổ chức cụng tỏc cỏn bộ của Cụng ty cần phải được chỳ trọng hơn nũa. Muốn làm được điều đú trước hết cụng ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:
Hỡnh thành nờn một bộ mỏy chuyờn về lập kế hoạch, cụ thể là phũng kế hoạch và thời gian tới cụng ty cú thể bổ sung thờm cỏn bộ nghiờn cứu thị trường, tăng cường cụng tỏc giỏm sỏt và quản lớ, gắn quyền lợi của họ với trỏch nhiệm mà họ phải thực hiện. Cú thể thực hiện việc kiểm tra, sỏt hạch trỡnh độ và kinh nghiệm của họ nếu tốt thỡ bổ sung thờm quyền hạn và nhiệm vụ ngược lại Cụng ty cú thể tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nõng cỏo trỡnh độ chuyờn mụn của họ.
Hỡnh thành nờn một cơ cấu tổ chức lao đụng tối ưu: Cơ cấu tổ chức lao động tối ưu là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý và nhõn viờn được bố trớ vào cỏc khõu, cỏc bộ phận, cỏc cụng đoạn một cỏch cõn đối và hợp lý, đảm bảo năng suất lao đụng cao, chất lượng tốt quản lý chặt chẽ và cú hiệu quả.
- Đảm bảo yếu tố vật chất cho đội ngũ nhõn viờn: Để đạt được kết quả, năng suất lương động cao thỡ người lao động phải được đảm bảo tỏi sản xuất sức lao động. Vỡ vậy, Cụng ty cần phải tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhõn viờn, phải cú biện phỏp tăng thu nhập, nõng cao đời sống cho người lao động và những điều kiện khỏc như an toàn lao động và bảo hộ lao động. Ngoài ra Cụng ty cũng nờn sử dụng những yếu tố phi vật chất để khuyến khớch người lao động hăng say, nhiệt tỡnh hơn với cụng việc như quan tõm
đến đời sống tỡnh cảm của nhõn viờn như những mún quà vào ngày sinh nhật hay tổ chức những đợt tham quan, nghỉ mỏt …
- Tạo ra đội ngũ cỏn bộ tổ chức giỏi: để cú một bộ mỏy cũng như một tổ chức hoạt động tốt thỡ người điều hành quản lý cú vai trũ quyết định. Do vậy, việc đào tạo cỏn bộ quản lý cú trỡnh độ, khả năng, cú tinh thần trỏch