II- BIỆN PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TIấU THỤ SẢN PHẨM CỦA
1. Quỏn triệt cỏc nội dung cụ thể của kế hoạch đến cỏc bộ phận
Trước khi bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch, Giỏm đốc Cụng ty phải quỏn triệt đầy đủ, sõu sỏt tư tưởng và nội dung chủ yếu của chiến lược đến cỏc bộ phận liờn quan và trong từng thành viờn trong cụng ty. Phải cú kế hoạch chi tiết, cụ thể về phõn cụng và phối hợp trong triển khai thực hiện cũng như trong quy định rừ hiện thời gian hoàn thành cỏc nhiệm vụ . Cụ thể cụng ty cần tiến hành một số cụng việc sau :
- Tổ chức một cuộc họp tổng kết bỏo cỏo kết quả kinh doanh năm trước và phổ biến kế hoạch tiờu thụ trong năm nay, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phũng ban. Cỏc đơn vị này phải chịu trỏch nhiệm thực hiện và bỏo cỏo lại với ban lónh đạo cụng ty mọi diễn biến trong quỏ trỡnh thực hiện và kết quả cuối cựng cụng ty cú thể dựng hỡnh thức khoỏn đối với cỏc đơn vị, thỳc đẩy họ thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
- Cỏc đơn vị, phũng ban sau khi nhận được bản kế hoạch chớnh thức phải triển khai phổ biến và phõn cụng cụng việc cho cỏc thành viờn trực thuộc. - Áp dụng cỏc hỡnh thức bắt buộc, khuyến khớch cỏc thành viờn trong từng phũng ban. Mỗi phũng ban này phải luụn chỳ ý đến mục tiờu mà bản kế hoạch đó đề ra và cú trỏch nhiệm gúp phần hoàn thành cỏc mục tiờu đú.
- Tuỳ theo tõm quan trọng và mối liờn quan trực tiếp đến kết quả của quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm của mỗi đơn vị mà tập trung nhấn mạnh những nội dung cụ thể của mỗi đơn vị cần hoàn thành.
- Quản lý và giỏm sỏt việc thực hiện kế hoạch:
Trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty tuy đó vạch ra những nội dung và chỉ tiờu cụ thể nhưng trong một mụi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay Cụng ty sẽ khụng trỏnh khỏi những khú khăn trở ngại gõy ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành kế hoạch. Những nhõn tố phỏt sinh tiờu cực cú thể là do chủ quan hay do khỏch quan đem lại.
Những nhõn tố thuộc chủ quan như sức mạnh về tài chớnh, nguồn vốn cũn thiếu, eo hẹp. Cơ sở hạ tầng, nhà kho cũn thiếu chưa đỏp ứng được yờu cầu làm giảm khả năng phỏt triển, cú thể làm giảm sỳt chất lượng, số lượng sản phẩm. Trỡnh độ quản lý và kĩ năng của con người trong từng hoạt động cú thể dẫn đến việc chưa phỏt huy hết khả năng cũng như tớnh sỏng tạo của từng thành viờn trong cụng ty cũng như cường độ làm việc của cỏc thành viờn chưa cao, chưa thật nhiệt tớnh, hết lũng vỡ cụng việc, vỡ Cụng ty.
Những nhõn tố thuộc về khỏch quan gõy ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện kế hoạch như: sự lớn mạnh của cỏc đối thủ cạnh tranh, sự suy sụp hay thay đổi của cỏc nhà cung ứng, sự thay đổi của cỏc yếu tố kinh tế như cơ cấu sản xuất, phõn phối, lạm phỏt, thất nghiệp, cỏc chớnh sỏch tiền tệ, tỷ giỏ hối đoỏi, chớnh sỏch thuế …; Những biến đổi, phỏt triển của khoa học cụng nghệ dẫn đến sự ra đời những sản phẩm thay thế, sản phẩm mới sẽ tỏc động vào mụ thức tiờu thụ và hệ thống phõn phối. Những biến đổi bất ngờ về mụi trường chớnh trị, phỏp luật như những chớnh sỏch, đường lối của Đảng và Nhà nước, đường lối ngoại giao, sự phỏt triển cỏc quyết định bảo vệ quyền lợi người tiờu dựng, hệ thống luật phỏp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành của nú.
Do đú để cỏc chỉ tiờu, nội dung của kế hoạch được hoàn thành ở mức hợp lý nhất Cụng ty cần phải tiến hành quản lý và giỏm sỏt qỳa trỡnh thực hiện kế hoạch. Cụ thể:
- Cụng ty cần phải quản lý, đụn đốc nhõn viờn tớch cực lao động sỏng tạo, vừa thực hiện phần cụng việc cụ thể được giao vừa thu thập, nắm bắt những thụng tin phản hồi nhằm đưa ra cỏc giải phỏp tốt để khắc phục những ảnh hưởng bất lợi trong quỏ trỡnh làm việc.
- Tiến hành khoỏn cụng việc cho mỗi đơn vị, thành viờn trong cụng ty và họ được hưởng quyền lợi theo kết quả mà họ làm được.
- Đề ra quan điểm, chớnh sỏch của Cụng ty về chế độ thưởng phạt và yờu cầu cỏc thành viờn phải thực hiện.
- Thường xuyờn theo dừi, kiểm tra tỡnh trạng làm việc của cỏc đơn vị, cụ thể từng thành viờn và cú biện phỏp xử lý kịp thời nếu cú hành vi trỏi với lợi ớch của cụng ty.
- Khuyến khớch cỏc đơn vị, thành viờn trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch phải thu thập, xử lý thụng tin phản hồi từ bờn ngoài để tổ chức nắm bắt và lắng nghe những thụng tin đú.
- Thường xuyờn nghiờn cứu những diễn biến của thị trường, xõy dựng những định mức dự bỏo để đảm bảo tớnh chớnh xỏc trong từng nội dung, chỉ tiờu của kế hoạch.
3. Kiểm tra, đỏnh giỏ việc thực hiện kế hoạch
Bước cuối cựng trong quy trỡnh hoàn thiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm là kiểm tra đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch. Để đảm bảo việc kiểm tra cú hiệu quả, lónh đạo cụng ty cần phải xỏc định nội dung kiểm tra, đề ra cỏc yờu cầu kiểm tra, định lượng kết quả đạt được, so sỏnh cỏc kết quả đú so với kế hoạch, xỏc định cỏc nguyờn nhõn sai lệch và thụng qua biện phỏp nhằm chấn chỉnh.
Nhiệm vụ đặt ra cụng ty phải phõn tớch, đỏnh giỏ hoạt động tiờu thụ sản phẩm nhằm xem xột khả năng mở rộng hay thu hẹp thị trường tiờu thụ, hiệu quả hoạt động thực hiện kế hoạch… nhằm kịp thời cú cỏc biện phỏp thớch hợp để thỳc đẩy quỏ trỡnh tiờu thụ sản phẩm. Đỏnh giỏ hiệu quả việc thực hiện kế hoạch tiờu thụ cú thể xem xột trờn cỏc khớa cạnh như: tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm theo khối lượng, mặt hàng, trị giỏ, thị trường và giỏ cả cỏc mặt hàng tiờu thụ.
Cụng ty cần phải đề ra cỏc thủ phỏp kiểm tra đối với những yếu tố hoặc kết quả nào được coi là quan trọng của kế hoạch. Phương phỏp kiểm tra ở đõy cú thể thực hiện toàn diện cũng cú thể kiểm tra điểm. Cụng ty cần phải xỏc định tiờu chuẩn kiểm tra càng rừ ràng càng tốt, vỡ cú một số mục tiờu và kết quả khụng thể đo lường một cỏch trực tiếp được nờn cần cú cỏc chỉ tiờu thay thế hoặc phương phỏp định tớnh. Một trong những nội dung then chốt của
cụng tỏc kiểm tra đỏnh giỏ việc thực hiện kế hoạch là phải tỡm ra được nguyờn nhõn dẫn đến kết quả thực hiện bị sai lệch so với kế hoạch đề ra. Trờn cơ sở phõn tớch vỡ sao cú sự sai lệch giữa thực hiện với chiến lược mới cú thể đề ra cỏc biện phỏp hành động đỳng đắn .
Kết quả của cụng tỏc kiểm tra, đỏnh giỏ của cụng ty sẽ giỳp cho ban giỏm đốc cụng ty kịp thời ghi nhận và đỏnh giỏ những thành tớch, khen thưởng những đơn vị, cỏ nhõn đạt kết quả cao trong quỏ trỡnh thực hiờn kế hoạch, phỏt hiện kịp thời khõu yếu kộm để chấn chỉnh, phờ bỡnh. Vấn đề quan trọng đối với cụng ty là đỏnh giỏ lại hệ thống tổ chức thực hiện hiệu quả của thực tiễn, xem xột lại nguồn lực và phõn bổ hợp lớ hơn cỏc nguồn lực trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm.
KẾT LUẬN
Cụng ty TNHH Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư là một cụng ty mới thành lập, hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và cung ứng, lắp đặt cỏc trang thiết bị cụng nghệ cao, mang tớnh mới mẻ. Trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh, cụng ty gặp khụng ớt những khú khăn thỏch thức cũng như những cơ hội phỏt triển. Vượt lờn những khú khăn như trang thiết bị cũn hạn chế, cơ sở vật chất cũn kộm, vốn ban đầu ớt, tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty đó đạt được một số thành tựu nhất định, từng bước đưa hoạt động của cụng ty đi vào ổn định và làm ăn cú hiệu quả.
Qua thời gian thực tập tại cụng ty, được sự giỳp đỡ hướng dẫn của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty, em đó cú được một sự hiểu biết tương đối về sự hoạt động của cụng ty. Từ đú em đó mạnh dạn đưa ra những kiến nghị và một số giải phỏp chung để đẩy mạnh tiờu thụ hàng hoỏ, phỏt triển thị trường với hy vọng gúp phần nhỏ nhằm khắc phục những khú khăn ban đầu và hạn chế những thiếu sút trong quỏ trỡnh quản lý hoạt động kinh doanh của cụng ty. Em xin chõn thành cảm ơn thầy giỏo Ths. Nguyễn Anh Tuấn cựng cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty TNHH phỏt triển cụng nghệ và đầu tư đó tận tỡnh giỳp đỡ em hoàn thành chuyờn đề thực tập này!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giỏo trỡnh Kinh tế thương mại- PGS.TS. Đặng Đỡnh Đào - PGS.TS. Hoàng Đức Thõn - 2001.
2. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường - Đào Duy Hõn - NXB Giỏo dục - 2000.
3. Giỏo trỡnh Quản trị doanh nghiệp thương mại - PGS.TS Hoàng Minh Đường - PTS. Nguyễn Thừa Lộc - NXB Giỏo dục - 1999.
4. Chiến lược và sỏch lược kinh doanh - NXB TP. Hồ Chớ Minh - 1999. 5. Marketing căn bản - NXB Thống kờ - 2000