2.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty. [6]
“Nguồn: Phòng nhân sự, tháng 9/2013” [6]
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc điều hành sản phẩm Phó tổng giám đốc điều hành kinh doanh Phòng vật tư, nghiên cứu và kỹ thuật Bộ phận sản xuất Phòng quản lý chất lượng sản phẩm Phòng linh kiện phục vụ Phòng kinh doanh Phòng Marke ting Phó giám đốc điều hành quản lý Phòng
nhân sự Phòng hành chính quốc tế và kinh Phòng quan hệ doanh nước ngoài
Phòng kế toán tài chính
-Hội đồng quản trị:
+ Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu công ty và pháp luật về nhiệm vụ, quyền hạn và sự phát triển của công ty theo mục tiêu mà chủ sở hữu giao.
+ Hội đồng quản trị có toàn quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động, mục đích và quyền lợi của công ty, trừ các vấn đề mà chủ sở hữu quy định trong điều lệ công ty.
-Tổng giám đốc Công ty VMEP:
Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Chỉ đạo việc thực hiện phối hợp chặt chẽ giữa các phòng chức năng và nhà máy trực thuộc trong nội bộ công ty. Xác lập và phê duyệt sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. Đảm bảo sẵn có các nguồn lực, cung cấp và xây dựng môi trường thích hợp.
-Phó tổng giám đốc:
+ Giúp Tổng giám đốc công ty trong công tác quản lý sản xuất tại 3 nhà máy: Nhà máy Đồng Nai, Hà Tây và Hố Nai.
+ Tổ chức kiểm tra các nhà máy trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động sản xuất của công ty, đảm bảo sử dụng tiết kiệm nguyên liệu và đảm bảo các sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng kĩ thuật.
+ Điều hành quyết định những công việc theo trách nhiệm được phân công và ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, pháp luật và nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công và ủy quyền.
2.2.2 Các phòng ban, phân xưởng - Phòng nghiên cứu và phát triển:
+ Đảm bảo các vần đề có liên quan đến việc thiết kế mẫu mã sản phẩm, thông tin, báo cáo các vấn đề thiết kế đến cấp trên và các đơn vị có liên quan.
+ Lập các kế hoạch chuyên án, triển khai các nghiệp vụ yêu cầu thiết kế, kiểm chứng thiết kế, đề xuất thảo luận và lập kế hoạch thiết kế.
+ Làm thử mẫu ban đầu, lắp thử, kiểm thảo và tổng hợp các vấn đề liên quan đến thiết kế của giai đoạn làm thử.
+ Thực hiện sách tài liệu mã số phụ tùng (Catologue) và tham gia biên soạn sách hướng dẫn sử dụng (Owner’s Manual).
+ Kiểm chứng mẫu mã và ban hành các tiêu chuẩn kiểm tra xe hoàn thành. - Phòng kĩ thuật:
+ Phát triển những loại xe mới.
+ Hỗ trợ các nhà sản xuất để đảm bảo chất lượng chi tiết nội địa hóa theo tiêu chuẩn của công ty VMEP cũng như đảm bảo số lượng cung cấp cho VMEP.
+ Phối hợp với các đơn vị sản xuất trong xưởng đảm bảo chất lượng linh kiện cũng như chất lượng xe xuất xưởng.
+ Đăng ký, đăng kiểm các loại xe và thực hiện các yêu cầu khác theo quy định của pháp luật.
+ Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra chi tiết, quản lý tổ cơ điện và bảo trì, quản lý kĩ thuật công nghệ trong công ty.
- Phòng quản lý chất lượng sản phẩm QC - Quality Control Section:
+ Tham mưu cho sự điều hành hoạt động của công ty chủ yếu về kĩ thuật sản xuất.
+ Kiểm tra và chịu trách nhiệm về nghiên cứu sản phẩm. + Kiểm tra quy cách chất lượng sản phẩm.
- Phòng Marketing:
+ Quản lý đại lý trực thuộc, mở rộng thị trường, cung cấp phụ tùng, phục vụ hậu
mãi.
+ Theo dõi thị hiếu của khách hàng, kết hợp với phòng nghiên cứu phát triển để thiết kế những sản phẩm mới theo yêu cầu của khách hàng.
+ Theo dõi thống kê hàng không đạt yêu cầu ra thị trường để phản ánh về công ty và từ đó tìm ra biện pháp khắc phục nhanh nhất.
+ Quảng cáo sản phẩm, nâng cao hình tượng công ty. - Phòng kinh doanh:
+ Chỉ đạo kế hoạch mặt hàng sản xuất, chất lượng và số lượng của sản phẩm sản xuất, tiêu thụ trong năm sau khi căn cứ tình hình thực tế trên thị trường và khả năng sản xuất của công ty.
+ Chỉ đạo việc tính toán định mức kỹ thuật và xây dựng giá thành của sản phẩm sản xuất cho các bộ phận sản xuất.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng để trao đổi, đàm phán đi đến việc thống nhất ký kết các hợp đồng kinh tế ngoại thương.
- Phòng nhân sự:
+ Tuyển mới, tiếp nhận những lao động phù hợp, đáp ứng các yêu cầu thực tế của công ty, theo dõi quản lý lao động về tình hình biến động thực tế cũng như trên sổ sách.
+ Phối hợp các phòng ban và giúp ban giám đốc sắp xếp nhân sự hợp lý nhất nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và kịp thời.
+ Đảm bảo tập hợp lưu trữ hồ sơ, tổ chức thông tin nội bộ và các mặt công tác hành chính như: đánh máy, văn thư, bảo mật.
+ Lập kế hoạch đào tạo hàng năm và tổ chức việc quản lý đào tạo cán bộ trong công ty, xây dựng việc quản lý các định chế về lao động như: ngày công, giờ công, khối lượng công việc hoạt động trong công ty.
- Phòng hành chính:
+ Đảm bảo các mặt an toàn trong công ty như: phòng cháy- chữa cháy, tự vệ, an ninh chính trị nội bộ, quản lý các tài sản phục vụ cho công tác nghiệp vụ văn phòng, đội xe du lịch phục vụ cho Ban giám đốc và các phòng ban, quản lý các phương tiện vận tải trong công ty.
+ Tổng hợp báo cáo và tổ chức các cuộc họp giao ban trong toàn công ty, tổ chức phục vụ lễ tân, xây dựng các trang thông tin, biểu tượng công ty và các cơ sở trực thuộc.
+ Giải quyết và xử lý các vụ việc xảy ra trong công ty đối với công nhân viên. - Phòng quan hệ quốc tế và kinh doanh nước ngoài (XNK):
+ Cập nhật liên tục giá cả thị trường của các nhà cung cấp trong nước cũng như ngoài nước. Đặt mối quan hệ thân thiết, thường xuyên thăm hỏi, đánh giá nhà cung cấp. Quan tâm đào tạo kỹ năng ngoại thương cho các thành viên trong bộ phận.
+ Tìm hiểu thị trường trong nước và quốc tế để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất nhập khẩu. Nghiên cứu, đánh giá khả năng tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong nước và ngoài nước. Liên tục khảo sát thị trường, cải tiến mẫu mã, bảo đảm cung cấp giá tốt.
+ Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu. Tạo cho khách hàng một sự an tâm, tín nhiệm qua hoạt động chăm sóc khách hàng, dịch vụ hậu mãi tốt.
- Phòng kế toán- tài chính:
+ Tiến hành tổ chức công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Lập báo cáo thống kê và kiểm tra tính chính xác báo cáo của các phòng ban khác lập, cung cấp các thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo công ty về tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính nhằm đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý sản xuất.
+ Đảm bảo việc thanh toán đúng hạn và kịp thời các khoản như: tiền lương công nhân viên, tiền phải trả cho nhà cung cấp.
+ Trích lập, sử dụng các quỹ theo đúng chính sách và quy định của công ty. + Xây dựng giá thành và giá bán cho các sản phẩm của công ty.
2.2.3 Tổng nguồn lực
Tính đến năm 2012, công ty VMEP (Việt Nam) hiện có: Tổng số nhân viên: 1,778 người.
(Trong đó có 1,738 cán bộ công nhân Việt Nam, 40 cán bộ Đài Loan).
Bảng 2.1: Trình độ cán bộ quản lý tại công ty năm 2012
Trình độ Số lượng (Người) Tỉ lệ(%) Trung học phổ thông 9 4,52 Trung cấp 37 18,59 Cao đẳng 25 12,56 Đại học 120 60,3 Thạc sĩ 8 4,02 Tổng cộng 199 100 “Nguồn: Phòng nhân sự, tháng 9/2013” [6]
“Nguồn: Tổng hợp của tác giả, tháng 9/2013”
Biểu đồ 2.1: Phân tích trình độ cán bộ quản lý tại công ty năm 2012
Nhìn vào biểu đồ 2.1 ta thấy công ty VMEP có đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao. Tổng nhân viên quản lý bao gồm 199 người. Trong đó: Cán bộ có trình độ Đại học
chiếm cao nhất với tỷ lệ là 60.3%, trung cấp chiếm 18.59%, Cao đẳng chiếm 12.56%, trung học phổ thông chiếm 4.52% và chiếm tỉ lệ thấp nhất là thạc sĩ với tỷ lệ là 4.02% trong tổng số cán bộ quản lý. Qua đó ta thấy, số lượng nhân viên quản lý ở trình độ trung cấp và trung học phổ thông vẫn còn chiếm tỉ lệ cao, vì vậy công ty nên có các chính sách bồi dưỡng và đào tạo nhằm nâng cao bằng cấp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thăng tiến, lương bổng, phúc lợi hay các lợi ích sau này và góp phần giữ chân được nhân tài ở lại cống hiến cho công ty.