2.4.1 Tình hình tổ chức nhân sự tại công ty VMEP
2.4.1.1 Sơ đồ tổ chức tại phòng nhân sự
“Nguồn: Phòng nhân sự công ty VMEP, tháng 8/2013” [6]
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức tại phòng nhân sự VMEP 2.4.1.2 Chức năng các bộ phận trong phòng nhân sự
-Trưởng phòng nhân sự: Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển). Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự, xây dựng việc quản lý các định chế về lao động như: ngày công, giờ công, khối lượng công việc hoạt động trong công ty.
- Nhân viên thông báo nhân sự: Xem xét, đánh giá, tổng hợp nhu cầu nhân sự tại
công ty để đưa ra quyết định tuyển dụng nhân sự.
- Hỗ trợ công tác đào tạo: Quản lý và đào tạo nhân viên. Thực hiện các thủ tục cử
cán bộ, nhân viên, người lao động đi học, đi công tác, tham quan trong và ngoài nước, Trưởng phòng nhân sự Hỗ trợ công tác đào tạo Nhân viên thông báo nhân sự Nhân viên quản lý hợp đồng Nhân viên
tuyển dụng công nhân Quản lý thử việc+ Sinh viên thực tập
gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận cán bộ ở nước ngoài về nước. Bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ.
- Nhân viên tuyển dụng nhân viên: Tổ chức tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm ứng viên và thực hiện một số công việc liên quan đến tuyển dụng.
- Nhân viên quản lý hợp đồng: Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành.
- Quản lý công nhân thử việc+ Sinh viên thực tập: Quản lý công nhân thử việc, sinh viên thực tập tại công ty.
2.4.2 Tình hình tuyển dụng nhân lực tại công ty VMEP 2.4.2.1 Chính sách tuyển dụng nguồn nhân lực
- Mục tiêu của công ty là thu hút người tài, có đủ năng lực, sức khỏe cũng như phẩm chất cần thiết để làm việc trong môi trường chế tạo xe máy, cần thiết gắn bó lâu dài với sự phát triển của công ty thông qua các kiến thức cơ bản, kinh nghiệm làm việc, các tiêu chuẩn về sức khỏe, phẩm chất đạo đức mà công ty yêu cầu.
- Công ty sẽ không tuyển dụng các ứng viên sử dụng hồ sơ xin việc giả mạo. Nếu
sau khi tuyển dụng hoặc ký hợp đồng làm việc chính thức mà công ty phát hiện ra trường hợp sử dụng hồ sơ giả mạo thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng lao động ngay khi phát hiện.
- VMEP luôn ưu tiên cho ứng viên nội bộ và người có người thân làm trong công
2.4.2.2 Nội dung quy trình tuyển dụng a/ Nguồn tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ tuyển dụng các ứng viên thông qua các nguồn sau:
•Nguồn ứng viên nội bộ của công ty.
Nguồn này có nhiều tiện ích cho công ty như:
+ Không tốn nhiều thời gian để hướng dẫn người mới làm quen với công việc. Vì họ đã làm quen được với nhân viên, với cách thức hoạt động của công ty, hiểu được công việc mới, kinh phí tuyển dụng thấp.
+ Tạo được động lực cho các nhân viên trong công ty với hy vọng là sẽ được thăng tiến vào vị trí chức vụ cao hơn trong công việc.
Nhưng bên cạch đó cũng có một số hạn chế ảnh hưởng như: + Số lượng không đáng kể
+ Không có sự đổi mới về chất lượng đội ngũ nhân viên… •Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài
Nguồn này bao gồm:
+ Những người đến xin việc từ ngoài công ty.
+ Website công ty http://www.sym.com.vn/,website http://vieclamdongnai.net/,
http://www.vietnamworks.com/
+ Ứng viên là sinh viên mới tốt nghiệp tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp.
+ Thông qua các mối quan hệ do nhân viên công ty giới thiệu.
Công ty thường sử dụng tới những nguồn này vì những nguồn này có số lượng và chất lượng rất phong phú. Từ đó công ty có thể chọn ra được ứng viên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà công đặt ra. Tuy nhiên phí tuyển dụng từ nguồn này tương đối lớn và công ty cũng mất nhiều thời gian để đào tạo cho người lao động mới làm quen với công việc.
Không đạt Đạt Không đạt Đạt Không đạt Đạt
b/ Sơ đồ quy trình tuyển dụng Bước 1 Bước2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Bước 8 Bước 9 Bước 10 Bước 11 Bước 12 “Nguồn: Phòng nhân sự, tháng 9/2013” [6]
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty VMEP
Theo dõi đánh giá kết quả thử việc
Tìm kiếm thu hút ứng viên
Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ
Tổ chức tuyển dụng
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn chuyên môn
Đánh giá ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng
Lưu lại hồ sơ của ứng viên cho lần tuyển dụng sau
Từ chối, gửi lời cảm ơn
Sau khi thử việc
Ký hợp đồng lao động chính thức Tiếp nhận nhân viên mới và ký
hợp đồng thử việc
Từ chối, trả lương thử việc Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Bước 1: Đề xuất tuyển dụng.
- Khi công ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh hoặc có nhân viên nghỉ việc dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân viên thì các phòng ban sẽ trình đơn đề xuất bổ sung nhân viên bằng: “Đơn xin bổ sung nhân viên”. Ngoài ra có thể xin chuyển nhân viên từ bộ phận khác sang bằng: “Đơn xin điều động nhân viên”.
- Đối với nhân viên từ bậc 1 đến bậc 6 cấp xét duyệt là chủ quản của bộ phận nhà máy, đối với Trưởng (Phó) phòng từ bậc 8 trở xuống do Giám đốc xét duyệt, đối với nhân viên bậc 9 thì do Tổng giám đốc xét duyệt, trên bậc 10 thì do công ty mẹ SANYANG xét duyệt.
• Bước 2: Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Sau khi tiếp nhận phê duyệt tuyển dụng, nhân viên thông báo nhân sự của phòng nhân sự sẽ xem xét thực trạng tại phòng ban cần tuyển bao gồm:
- Xác định số lượng nhân viên cần tuyển. - Trình độ yêu cầu đối với ứng viên. - Khối lượng công việc.
- Nếu nhận thấy nhu cầu chưa thực sự cần thiết sẽ lập báo cáo trình lại cấp trên. • Bước 3: Tìm kiếm thu hút ứng viên.
Đối tượng tìm kiếm gồm 2 nguồn đó là: - Ứng viên nội bộ:
+ Áp dụng ưu tiên cho phòng ban cần sự bảo mật cao.
+ Gửi thông báo đến các phòng ban để nhân viên biết về cơ hội này thông qua email hoặc bản thông báo của công ty.
+ Khi nguồn nội bộ không đáp ứng đủ thì sẽ đăng tuyển bên ngoài. - Ứng viên bên ngoài:
Đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như: báo Tuổi trẻ, báo Đồng Nai, Website: Vieclamdongnai.net, Vietnamwork, liên hệ trung tâm giới thiệu việc làm và các trường đại học trong khu vực.
• Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ.
- Nhân viên tuyển dụng thuộc phòng nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên bằng hình thức nộp trực tiếp tại văn phòng bảo vệ của công ty.
- Căn cứ theo bảng mô tả công việc và bảng tiêu chí ứng viên để chọn lọc hồ sơ. - Xử lý hồ sơ, lập danh sách lưu thông tin ứng viên. Các hồ sơ sẽ được xem xét nhiều khía cạnh như: các văn bằng, tính hợp lệ của văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết,văn phong và các khía cạnh liên quan khác.
• Bước 5: Tổ chức tuyển dụng.
- Gọi điện thông báo thời gian tuyển đụng đến ứng viên.
- Chuẩn bị địa điểm phỏng vấn: địa điểm phỏng vấn thường là phòng nhân sự hoặc phòng tiếp khách của công ty.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết: Bảng câu hỏi phỏng vấn, bài kiểm tra, nước uống…
• Bước 6: Phỏng vấn sơ bộ.
- Đề nghị ứng viên hoàn tất hồ sơ và điển đầy đủ thông tin vào “Phiếu đăng ký tuyển dụng”.
- Đối với nhân viên cần có nghiệp vụ chuyên môn thì tiến hành bài kiểm tra trắc nghiệm tổng quát.
• Bước 7: Phỏng vấn chuyên môn.
- Tiến hành làm bài trắc nghiệm chuyên môn nghiệp vụ theo từng vị trí tuyển dụng khoảng 60 phút.
Sau đây là các thành phần thường tham gia hội đồng hỏng vấn chuyên môn:
Bảng 2.4: Các thành phần tham gia phỏng vấn sơ bộ
Vị trí tuyển dụng Đơn vị phỏng vấn Trưởng (Phó) phòng hoặc cấp cao hơn Công nhân hợp đồng Các vị trí khác ngoại trừ vị trí công nhân hợp đồng Ban giám đốc X Giám đốc bộ phận X X X
Trưởng đơn vị/ giám sát X
Phó trưởng phòng nhân sự X
Nhân viên phòng nhân sự X X
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, tháng 9/2013” • Bước 8: Đánh giá ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng.
- Hội đồng phỏng vấn trao đổi và đưa ra quyết định cuối cùng thông qua “Phiếu đánh giá phỏng vấn” với các nội dung đánh giá như: ngoại hình, phong cách thái độ, giọng nói, sức khỏe qua ngoại hình, khả năng hiểu biết chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, phong cách trình bày, khả năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống, khả năng giao tiếp, làm việc tập thể, trình độ ngoại ngữ, hoàn cảnh cá nhân.
• Bước 9: Tiếp nhận nhân viên mới và ký hợp đồng thử việc.
Khi ứng viên đồng ý làm việc tại công ty, công việc sẽ diễn ra như sau: - Giới thiệu nhân viên mới trên mạng nội bộ của công ty.
- Gặp gỡ nhân viên mới.
- Đơn vị tiếp nhận sẽ giao việc, hướng dẫn thực hiện và theo dõi.
- Giới thiệu về công ty, quá trình hình thành và phát triển, văn hóa, nội quy, sản phẩm và các dịch vụ của công ty.
• Bước 10: Theo dõi đánh giá kết quả thử việc.
- Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên thử việc sẽ báo cáo kết quả công việc thực hiện trong thời gian đã qua. Bên cạnh đó, cán bộ quản lý trực tiếp sẽ tự đánh giá nhân viên thông qua “Phiếu đánh giá kết quả thử việc” theo các tiêu chí của công ty như: phẩm chất của cá nhân, tri thức, kỹ năng làm việc, thái độ, khả năng phối hợp, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật.
- Sau khi đánh giá, đề xuất lên bộ phận tuyển dụng để ký hợp đồng chính thức hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Bước 11: Sau khi thử việc. * Trường hợp đạt yêu cầu:
- Lập hợp đồng lao động chính thức trên cở sở đề xuất của trưởng bộ phận tiếp nhận nhân viên mới.
- Trình hợp đồng lao động, kết quả đánh giá và ý kiến để giám đốc nhân sự ký, sau đó chuyển cho nhân viên mới ký vào.
- Ký hợp đồng lao động chính thức. * Trường hợp không đạt yêu cầu:
- Nhân viên thử việc sẽ ra đi vì không đạt yêu cầu của công việc.
- Bộ phận tuyển dụng lưu hồ sơ của những nhân viên này lại để dự phòng cho nhu cầu tuyển dụng tương lai.
• Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức
- Nhân viên phòng nhân sự sẽ lập hợp đồng theo mẫu của công ty, có chữ ký của giám đốc và đưa nhân viên mới ký vào.
- Toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình tuyển dụng sẽ được lưu thành hồ sơ. Nhận xét: Công ty đã thực hiện tương đối tốt công tác tuyển dụng nguồn nhân lực.
Trong quá trình tuyển dụng nhân lực, nhân viên bộ phận tuyển dụng đã thực hiện đầy đủ 12 bước tuyển dụng trên. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thật sự hoàn thiện công tác tuyển dụng của mình.
Cụ thể đó là:
- Công ty VMEP chưa có hội đồng tuyển dụng rõ ràng, đầy đủ ở bước phỏng vấn chuyên môn.
- Chưa phân rõ nhiệm vụ, chức năng cho từng thành viên trong hội đồng mà thường khi tuyển dụng chỉ có 2 hay 3 người gồm: nhân viên phòng nhân sự, nhân viên phòng ban cần nhân sự, giám đốc. Đôi khi vắng mặt giám đốc.
- Ở bước phỏng vấn chuyên môn, thực sự chưa đạt hiệu quả cao vì các cán bộ phỏng vấn đa số chỉ mới qua khóa huấn luyện đào tạo cấp tốc, chưa có kinh nghiệm và các kỹ năng phỏng vấn cần thiết. Bộ câu hỏi trong bài trắc nghiệm 60 phút chưa được cập nhật mới thường xuyên nên tính hiệu quả cũng chưa cao.
- Cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên theo ý kiến chủ quan mà không thông qua sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp cùng làm với công nhân thử việc.
2.4.2.3 Tình hình biến động số lượng và thành phần lao động qua 3 năm từ 2010 –2012
- Số lượng lao động tại công ty từ 2010 – 2012
Bảng 2.5: Bảng lực lượng lao động của VMEP 2010 – 2012
Đơn vị tính: Người Năm 2010 2011 2012 So sánh (2011/2010) So sánh (2012/2011) Chênh lệch % Chênh lệch % Nam 1310 1259 1374 (51) (3.89) 115 9.13 Nữ 437 389 404 (48) (10.98) 15 3.86 Tổng 1747 1648 1778 (99) (5.67) 130 7.89 “Nguồn: Phòng nhân sự” [6]
Nhận xét: Từ bảng 2.5 ta thấy được sự thay đổi nhân lực của công ty trong 3 năm
có sự thay đổi một cách đáng kể.
+ Năm 2011 so với năm 2010 giảm 99 người trong đó giảm 51 lao động nam và 48 lao động nữ tương đương với tỷ lệ giảm 5.67%, có sự giảm sút lao động vì giai đoạn năm 2011 là giai đoạn nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ lạm phát cao trên 18%, hầu hết các Doanh nghiệp đều gặp khó khăn như năng lực sản xuất bị suy yếu nghiêm trọng, khả năng tiếp cận vốn bị suy giảm do lãi suất tín dụng trở nên đắt đỏ và nguồn vốn khan hiếm thậm chí nhiều doanh nghiệp phá sản. Công ty VMEP cũng không thể tránh khỏi ảnh hưởng của nền kinh tế trong giai đoạn này. Chính vì vậy, công ty cần cắt giảm nhân lực để giảm một phần chi phí cũng như phù hợp với quy mô sản xuất của công ty.
+ Đến năm 2012, với việc thực hiện nhiệm vụ trọng tâm là ưu tiên kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, duy trì mức tăng trưởng một cách hợp lý gắn với đổi mới mô hình tăng trưởng và tái cơ cấu nền kinh tế, nâng cao chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế đã cho thấy nhiều kết quả khả quan đó là tốc độ chỉ số giá tiêu dùng (CPI) tăng khoảng 5%, kinh tế vĩ mô giữ được ở mức khá ổn định. Đồng thời, công ty VMEP được tiếp cận với nguồn nguyên liệu giá rẻ, lãi suất giảm xuống mức thấp, doanh số bán hàng tăng, giảm lượng hàng tồn kho. Do đó, số lực lượng lao động tại VMEP tăng lên để đáp ứng nhu cầu sản xuất và mở rộng kinh doanh với số lượng tăng là 130 người, ứng với tỷ lệ tăng 7.72% so với năm 2011.
“Nguồn: Tác giả tự xử lý, tháng 9/2013”
Biểu đồ 2.2: Lực lượng lao động của VMEP 2010 – 2012 Nhận xét: Theo biểu đồ 2.2 ta thấy:
+ Có sự chênh lệch rất lớn về số lượng lao động nam và số lượng lao động nữ. Vì tính chất của công việc tại công ty VMEP là một ngành công nghiệp nặng, chuyên sản xuất và lắp ráp xe gắn máy nên nhu cầu nhân lực chủ yếu là lao động nam giới. Năm 2012 lượng nhân viên tăng 130 người trong đó lao động nam chiếm 115 người còn lại là