II- Tổ chức công tác kế toán vật liệu CCDC ở Công ty Cầu 3 Thăng Long
4.Kế toán chi tiết VL-CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long:
Hạch toán chi tiết VL - CCDC là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán VL - CCDC. Một đặc điểm cơ bản ở công ty Cầu 3 Thăng Long là khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khá lớn. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phức tạp.
Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết VL - CCDC đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ II, việc ghi sổ được tiến hành ở 2 nơi đó là ở kho và ở phòng kế toán. Các căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) và các chứng từ khác.
4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL - CCDC
a. Thủ tục nhập kho:
ở công ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng vật tư thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật tư thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải được tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty được giao.
Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ lưu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho.
Trong trường hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phòng vật tư thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trước khi mang đi sử dụng.
Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị.
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết.
- Một liên giao cho cán bộ vật tư (người cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh toán.
Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long theo sơ đồ sau:
Ví dụ:
Minh hoạ quá trình nhập kho ở công ty có các hoá đơn:
Hoá đơn Kho Phòng vật tư làm thủ tục và viết phiếu nhập kho Ban kiểm nghiệm vật tư Vật liệu
Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long trong tháng 1/2000.
Công ty đã mua xi măng Chifon Hải Phòng PC 30 của công ty TNHH Tân Mai - kế toán đã nhận được các chứng từ sau từ kho gửi lên:
- Hoá đơn GTGT - biểu số 01 - Phiếu nhập kho - biểu số 02
Biểu số 01.
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT-3LL
Ngày 10 tháng 1 năm 2000 BA 199-B
No: 013651
Đơn vị bán: công ty TNHH Tân Mai
Địa chỉ: 33C Cát Linh - Hà Nội Số TK: 36110089
Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sáu