VII -Các hình thức sổ kế toán
2. 2: Quy định chế độ công tác, chức năng quyền hạn trách nhiệm trong việc quản lý vật t hàng hoá:
-Phòng điều độ vật t:
+Có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc mua sắm vật t hàng hoá , trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, năm của nhà máy và nhu cầu vật t do các đơn vị liên quan lập dự trù hoặc giám đốc duyệt, có kế hoạch mua sắm các loại vật t, hàng hoá về phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản và các nhu cầu khác nh : Nhiên liệu, dụng cụ và phụ tùnh thay thế, vật liệu xây dựng, bán thành phẩm mua ngoài, văn phòng phẩm ...bảo đẩm theo nguyên tắc mua nhập theo quy định hiện hành của nhà máy. Riêng việc mua động cơ các loại do phòng kinh doanh đảm nhiệm và có trách nhiệm thực hiên nh quy định hiện hành.
+Đối với việc cập nhật vật t hàng hoá đợc thực hiện trên cơ sở các nhu cầu sản xuất, kinh doanh và định mức tiêu hao vật t, phòng điều độ vật t ký duyệt để ngành quản lý kho cấp phát cho các đơn vị sử dụng đúng theo quy định.
-Phòng thiết kế kĩ thuật:
Ngoài chức năng nhiệm vụ xây dựng định mức vật t kỹ thuật cho chế tạo sản phẩm, phòng thiết kế kỹ thuật có trách nhiệm lập kế hoạch dự trù về dụng cụ kỹ thuật, vật t xây dựng ,... Đồng thời ký duyệt cấp phát các loại dao cụ, dụng cụ gá lắp, đo kiểm và theo dõi quản lý đối với các đơn vị xây dựng, hàng quý tổng hợp và đề xuất thởng phạt trình giám đốc.
-Ngành quản lý kho:
Tiếp nhận, bảo vệ tốt các loại vật t, hàng hoá ở các kho, thờng xuyên nắm chắc số lợng, chủng lợng, chất lợng vật t có ở trong kho, thông tin kịp thời cho các phòng ban liên quan và lãnh đạo nhà máy để điều hành việc mua sắm vật t thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Tổ chức thực hiện nghiêm túc các thủ tục quản lý: Nhập, xuất vật t, hàng hoá, vật t còn lại cuối tháng. Hàng tháng , hàng quý kiểm kê kịp thời và quyết toán số l- ợng vật t với các đơn vị theo quy định.
-Phòng kế toán tài chính.
Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở các kho vật t, hàng hoá của nhà máy, đồng thời hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện của ngành kho, của các đơn vị liên quan đúng theo yêu cầu chế độ kế toán tài chính về quản lý vật t hàng hoá.
Lập, đăng ký thẻ kho cho các kho, kiểm soát việc sử dụng và ghi chép thẻ kho của các thủ kho, việc thực hiện các nguyên tắc thủ tục về nhập kho, kiểm kê tồn kho vật t hàng hoá .
Mở sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để ghi chép số lợng và bằng tiền cho các loại vật t hàng hoá. Tuần, kỳ kế toán đến kho thu nhận các phiếu nhập, xuất kho và ký xác nhận với các kho vật t hàng hoá.
-Các đơn vị phòng ban, phân xởng liên quan: Có trách nhiệm tổ chức thực hiện những vấn đề có liên quan theo quy định.
-Các đơn vị phòng ban, phân xởng liên quan: Có trách nhiệm tổ chức thực hiện những vấn đề liên quan theo quy định.
2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập- xuất kho vật t hàng hoá:Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập vật t Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập vật t
Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất vật t
3.Tính giá vật liệu công cụ dụng cụ :
Giá vật liệu, công cụ dụng cụ là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Do vậy việc tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ nh sau:
3.1. Giá vật liệu, công cụ nhập kho:
Phòng kế toán tài chính Kế toán thanh toán Kế toán kho Vật t hàng hoá
Kho vật t hàng hoá
Các phân xởng Ngành quản lý kho
Phòng kinh doanh
(Cung ứng các loại đ.cơ HH)
Phòng điều độ vật t (Cung ứng các loại vật t) Phòng điều độ Phòng thiết kế kỹ thuật Kho vật t hàng hoá Phòng kế toàn tài chính
(Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ)
Ngành quản lý kho Phân xởng (Đơn vị sử dụng vật t)
-Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho:giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế , trong đó chi phí thu mua gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật t từ nơi mua về đơn vị. Phần lớn vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty mua về là do bên bán vận chuyển đến và tính chi phí vận chuyển vào đơn giá bình quân mà không bóc tách riêng. Vì thế khi vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho, kế toán có thể tính ngay đợc giá trị thực tế của số vật liệu cong cụ dụng cụ đó .
Ví dụ : Trên phiếu nhập kho số 05 ngày 13 tháng 7 năm 2002 giá trị thực tế vật liệu nhập kho của gang cao bằng loại LĐ05 là:68.250.000đ (trong đó tiền vận chuyển bên bán đã tính vào Gang 1950đ/1kg.
-Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ do công ty tự chế nhập kho là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho để gia công chế biến và toàn bộ chi phí chế biến gồm: Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bổ sung, chi phí nhân viên phân x- ởng ... Công ty đã xây dựng đợc hệ thống giá thành kế hoạch cho từng loại vật liệu tự chế ở từng bộ phận, phân xởng khác nhau nên khi nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ tự chế thì giá hạch toán bằng giá thực tế.
3.2. Giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho
Giá vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho đợc công ty xác định theo giá hạch toán, công ty chế tạo bơm Hải Dơng đã xây dựng đợc một hệ thống giá hạch toán t- ơng đối hợp lý và đợc áp dụng nhiều năm nay, nên công ty tíng giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán. Việc xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán.
Ví dụ :Ngày 16/7/2002 xuất kho gang đúc Cao bằng LĐ05:3.100kg Xuất kho gang Trung Quốc :4.000kg.
Căn cứ vào bảng giá kế hoạch vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty thì :Đơn giá gang đúc Cao Bằng LĐ05 là 2000đ/kg. Đơn giá gang đúc Trung Quốc là 2.500đ/kg. Vậy số liệu này đợc thể hiện trên phiếu xuất kho số 21, ngày 16 tháng 7 năm 2001.