VII -Các hình thức sổ kế toán
5. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ.
5.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ.
Vật liệu và công cụ dụng cụ đợc mua và nhập kho thờng xuyên, liên tục từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau, với giá cả khác nhau. Khi xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán phải xác định đợc giá thực tế xuất kho của từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ.
Đối với công ty chế tạo bơm Hải Dơng, là công ty có quy mô lớn, khối lợng và chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ nhiều, quá trình nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên. Để đảm bảo cho công tác nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng phản ánh kịp thời , dễ hạch toán và chính xác, công ty đẫ xây dựng đợc hệ thống giá kế hoạch tơng đối hợp lý và đợc áp dụng từ nhiều năm nay.
Nhằm phục vụ cho công tác tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán(giá kế hoạch ). Khi xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ cho các đối tợng sử dụng, căn cứ vào giá hạch toán quy định và căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu, kế toán lập bảng chi tiết xuất vật liệu cho đối tợng sử dụng.
Số liệu dòng cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I của bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I cột cộng tuần kỳ cuả bảng chi tiết vật liệu xuất kho . Tơng tự số liệu dòng cột cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ II của bàng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao chứng từ II cột cộng tuần kỳ của bảng chi tiết vật liệu xuất kho. Các cột, dòng tơng ứng của hai bảng phải khớp nhau.
Theo số liên hoàn, kế toán căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu quý III/2002 TK 152 .1B để phân loại và lập bảng chi tiết vật liệu xuất kho theo đối tợng sử dụng, theo định khoản Nợ TK 621 1.971.601.500 Phân xởng đúc 1.524.241.800 Phân xởng cơ khí 90.817.100 Phân xởng G-H-R 158.539.600 Tổ ca 198.003.000. Nợ TK 627 (PX Cơ dụng) 10.734.800 Nợ TK 642 137.500 Có TK 152 (152.1B) 1.982.473.800
Bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng Quý iii/2002-tk 152.1b
Tài khoản nợ Số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ Công suất trong quý Vật liệu còn lại Vật liệu sử dụng trong quý Chính đơn hàngPhụ hay I II Đầu quý Cuối quý
621 1060296153 911305347 1971601500 1971601500 PX Đúc 793551770 730690030 1524241800 1524241800 PX Cơ khí 42003642 48813458 90817100 90817100 PX Gò Hàn Rèn 10895500 49584600 158539600 158539600 Tổ ca 115785741 82217259 198003000 198003000 627 2202302 8532498 10734800 10734800 Cơ dụng 2202302 8532498 10734800 10734800 Ô Tô 642 137500 137500 137500 632 138.8 Cơ dụng Cộng: 1062635955 917837845 1982473800 1982473800
Căn cứ vào các bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng, kế toán lập bảng tổng hợp, phân tích xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng.
-Số liệu từ các bảng tổng hợp phân tích nhập và bảng xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng làm cơ sở để lập bảng kê số 3.
Bảng kê số 3 đợc lập nh sau: I/Số d đầu kỳ (quý ):
Căn cứ vào giá hạch toán và giá thực tế tồn cuối quý II/2002của tài khoản 152 và tài khoản 153 kế toán ghi vào dòng số d đầu kỳ theo cột giá HT, GIá TT tơng ứng của từng tài khoản .
II/ Số phát sinh trong kỳ (quý).
Căn cứ vào bảng tổng hợp , phân tích nhập vật liệu theo đối tợng , cùng các NKCT liên quan (NKCT số 1, NKCT số 5 , NKCT số 7...) kế toán ghi vào dòng số phát sinh trong kỳ theo các dòng cột giá HT, giá TT của TK 152 và tài khoản 153 t- ơng ứng.
III/ Cộng số d đầu kỳ với số phát sinh trong kỳ ghi vào dòng cộng t ơng ứng theo giá HT và giá TT (III=I+II).
IV/ Hệ số chênh lệch:
Hệ số chênh lệch của NVL và CCDC đợc tính nh sau :
Hệ số chênh lệch =
Giá thực tế của tổng. số d đầu quý và phát sinh trong quý -
Giá hạch toán của tổng số d đầu quý và phát sinh trong quý
x 100% Giá hạch toán của tổng số d đầu quý và phát sinh trong quý
Ta có :
Hệ số chênh lệch của tài khoản 152 = 9.902.066.659 - 9.918.296.142 = -0,16% 9.918.296.142
Hệ số chênh lệch của tài khoản 153 = 715.040.335 - 716.672.163 = -0,23% 716.672.163
V/ Xuất dùng trong kỳ:
Căn cứ vào số liệu dòng cột giá HT trên bảng tổng hợp , phân tích xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng , kế toán ghi vào dòng xuất dùng trong kỳ cột giá HT của TK 152, TK153,.Số liệu dòng xuất dùng trong kỳ cột giá TT cột gia HT của tài khoản 152, TK153. Số liệu dòng xuất dùng trong kỳ cột giá TT
đợc xác định dựa vào hệ số chênh lệch và gía trị hạch toán của Vật liệu , công cụ dụng cụ.
Giá thực tế VL,CCDC Giá hạch toán VL,CCDC Hệ số Xuất dùng = xuất dùng * 1+ chênh lệch
VI/Số tồn kho cuối quý
Nh vậy căn cứ vào bảng tổng hợp phân tích nhập vật liệu theo đối tợng sử dụng quý III kế toán lập bảng kê số 3 là bảng tính giá thực tế VL, CCDC TK 152, TK 153 nh sau. Bảng kê số 3 Tính giá thực tế VL và CCDC (TK 152,153) Quý III/2002 Số TT Chỉ tiêu TK 152- Nguyên liệu, VL TK153-CCDC
Giá HT Giá TT GIá HT Giá TT
1 I/Số d đầu quý 3605458531 3599158244 440791163 439170415
2 II/Số phát sinh trong quý 6312837611 6302908415 275881000 275869920 3 Từ NKCT số1 (ghi:có TK 111) 63211661 63211661 18251000 18251000 4 Từ NKCT số 5 (ghi: Có TK 331) 6010147596 6000218400 257630000 257618920 5 Từ NKCT số 7 (ghi: có TK 154) 239478354 239478354 9 Từ NKCT khác(ghi : Có TK 138.8)
10 III/ Cộng số d đầu quý và phát sinh trong quý(I+II)
9918296142 9902066659 716672163 715040335
11 IV Hệ số chênh lệch -0,0016 -00,23
12 V/ Xuất dùng trong quý 5648533340 5639496000 418251900 417290000
13 VI/ Tồn kho cuối quý (III-V)
4269762802 4262570659 298420263 297750335
Ngày 15 tháng 10 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
-Từ bảng kê số 3, kế toán tính đợc cột chênh lệch và giá thực tế của bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng . Căn cứ vào số liệu này, kế toán lập bảng phân bổ NVL, CCDC quý III/2002 nh sau:
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu , ccdc Quý III/2002 Số thị tr- ờng Ghi có các TK Đối tợng SD(ghi nợ các TK)
Tài khoản 152 Tài khoản153
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
1 TK 621 5025571640 5017532000 -PX đúc 1524241800 1521803000 -PX cơ khí 2999908640 2995109000 -PX GHR 303418200 302933000 -Tổ ca 198003000 197687000 2 TK627 570486221 569572000 318740620 318009000 -PX đúc 358916100 358342000 195340382 194895000 -PX cơ khí 48652554 48575000 58538616 58224000 -PX GHR 20723860 20960000 12268531 12240000 -PX cơ dụng 76459994 76337000 31411582 31339000 -Đội xe 65733713 65628000 10015509 9992000 -Tổ ca 11346000 11319000 3 TK 214.3 750000 749000 5480000 4 TK 642 51725479 51643000 54421000 5 TK 632 6 TK 142 Cộng 5648533340 5639496000 418251900 417290000 Ngày 10 tháng 10 năm 2002 Ngời lập bảng Kế toán trởng Tóm lại :
Giữa việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Tổng của các bảng phân tích nhập vật liệu theo đối tợng phải bằng tổng của các tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp phân tích nhập vật liệu.
Số liệu trên các sổ sách kế toán phải khớp với nhau nh : Số liệu tổng cộng giá trị HT và giá trị thực tế trên các bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng và bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tợng sử dụng và bảng tổng hợp phân tích xuất CCDC theo đối tợng phải khớp với các tổng số tơng ứng trên bảng phân bổ.
Toàn bộ CCDC của công ty đợc hạch toán nh NVL nên toàn bộ sổ sách áp dụng, cách thức ghi chép và tính toán, trình tự vào các sổ sách cũng nh các trình tự vào sổ của vật liệu nh trên.